I brev fra Nav Klageinstans Oslo og Akershus 2. januar 2012 hadde A fått opplyst en saksbehandlingstid på 14 uker for å foreberede ankesaken hans for Trygderetten. Etter å ha purret på saken 2. mai 2012, fikk A 9. juli 2012 til svar at saksbehandlingstiden ville forlenges med ytterligere to måneder på grunn av «stor saksinngang». Dette mente A var i strid bestemmelsene i forvaltningsloven § 11 a første og tredje ledd, jf. annet ledd.
As advokat brakte saken inn for ombudsmannen. Hun anførte blant annet at det ikke var noen grunn til at Nav Klageinstans Oslo og Akershus skulle bruke betydelig lengre tid på å behandle oversendelsen av anken til Trygderetten enn de 4,5 månedene det hadde tatt å treffe vedtak i klagesaken. Dette fordi hun mente både rettslige anførsler og faktiske forhold sto i samme stilling ved forberedende behandling av anken som ved den tidligere klagebehandlingen. I tillegg anførte hun at det måtte tas hensyn til at klager er en person med store psykiske lidelser som ikke har tilstrekkelig midler til livsopphold.
Saken ble herfra forelagt for Nav Klageinstans Oslo og Akershus.
I svarbrev fra Nav Klageinstans Oslo og Akershus het det blant annet:
«Nav Klageinstans beklager at vi ikke sendte ut orientering om forlenget saksbehandlingstid da vi mottok tilleggsdokumentasjonen, men ventet med dette til juli 2012. …
….. Nav Klageinstans er enig i at saksbehandlingstiden har vært lang, og at dette ikke er i tråd med intensjonen i forvaltningsloven § 11 a.
Nav Klageinstans vil imidlertid opplyse om at vi har saken under behandling. ….
Denne ankesaken er uoversiktlig og kompleks, og det er ikke tvil om at den ankende part har bidratt til dette ved å gi uriktige opplysninger til Nav. Dette mener vi gjenspeiles i advokatens anførsler i ankeerklæringen. ….
Behandlingen av saken har tatt lang tid og vil fortsatt ta noe tid. Dette skyldes at saken inneholder mange dokumenter med motstridende opplysninger om arbeidsforhold og kontoinnskudd. ….
… når den ankende part endrer sine opplysninger …. , vil både gamle og nye forklaringer vurderes i forhold til tilgjengelig dokumentasjon, …… Dette har tatt lenger tid enn det som var forventet og det beklager vi.
… de fleste saker vi behandler gjelder ytelser til livsopphold der saksbehandlingstiden vil ha økonomiske konsekvenser for bruker, og det er derfor problematisk å prioritere saker på dette grunnlag.»
Senere kom Nav Klageinstans Oslo og Akershus tilbake til saken slik:
«Nav Klageinstans er under behandling av ankesaken, pålagt å foreta en ny vurdering av saken og å vurdere klagevedtaket i lys av nye opplysninger som er tilkommet etter at klagevedtaket ble fattet.
Det følger av trygderettsloven § 13 at Nav klageinstans skal utarbeide et oversendelsesbrev til Trygderetten. For å sikre rettssikkerheten til den ankende part skal det klart komme frem i oversendelsesbrevet hvordan Nav Klageinstans oppfatter de faktiske forhold og rettsreglene.
Det er beskrevet i Trygderettsloven § 13, at oversendelsesbrevet skal inneholde en beskrivelse av de opplysninger ankemotparten bygger på, partenes anførsler, merknader til den ankende parts anførsler og ankemotpartens begrunnelse og påstand. Videre er det presisert i rundskrivet til trygderettsloven§ 13 at det skal fremgå av oversendelsesbrevet at det er foretatt en full ny overprøving av saken.
En ny full overprøving av saken, samt utarbeidelse av oversendelsesbrevet, vil i de aller fleste saker kreve lengre saksbehandlingstid enn ved behandling av en klagesak. ….
……
Nav Klageinstans vil videre understreke at vi har rutiner og saksbehandlingsregler der det klart fremkommer saksbehandlingstider/normtider for behandling av klage- og ankesaker. 1 denne saken er det imidlertid tatt noe lenger tid å behandle og fremstille saken for Trygderetten enn det som er forventet, og Nav Klageinstans erkjenner at saksbehandlingen har ikke vært i tråd med våre saksbehandlingsregler og rutiner.»
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«I brevet hit 17. august 2012 har Nav Klageinstans beklaget at det ikke ble sendt ut en orientering om forlenget saksbehandlingstid da tilleggsinformasjonen ble mottatt i mars 2012. Denne beklagelsen er på sin plass. Likeledes er det på sin plass at Nav Klageinstans har beklaget at den reelle saksbehandlingstiden ble lenger enn opprinnelig forventet i denne saken. Selv om mange av Navs ytelser dekker utgifter til livsopphold, er det spesielt viktig at brukeren/klageren skal kunne anse oppgitt forventet saksbehandlingstid som realistisk saksbehandlingstid, og innrette seg deretter. Generelt bør det derfor kunne stilles krav om at den angitte forventede saksbehandlingstid i foreløpig svar til brukeren/klageren skal bygge på en konkret vurdering blant annet av den aktuelle sakens karakter, omfang og vanskelighetsgrad og ressurssituasjonen ved det/de aktuelle Nav kontorene. I ettertid synes det nærliggende at det neppe ble foretatt en forsvarlig konkret vurdering av realistisk forventet saksbehandlingstid i saken til A da klagen hans ble mottatt ved Nav Klageinstans Oslo og Akershus og foreløpig svar ble sendt hans advokat. Det er kritikkverdig. Nav Klageinstans Oslo og Akershus bes derfor om å vurdere behovet for å gjennomgå og eventuelt forbedre kontorets rutiner og praksis når det gjelder å holde brukeren/klageren løpende orientert om realistisk forventet saksbehandlingstid.
For øvrig er redegjørelsen fra Nav Klageinstans i brevene 17. august 2012 og 19. oktober 2012 om klageinstansens tidsbruk i ankesaken til A i hovedsak tatt til etterretning. Fra andre saker her er jeg kjent med at Nav Klageinstans Oslo og Akershus har en stor saksmengde sett i forhold til kontorets ressurssituasjon. Forklaringen på hvordan forberedelsen av en ankesak for Trygderetten, som skal skje i henhold til saksbehandlingsreglene i trygderettsloven § 13, generelt kan ta lenger tid enn det tar å fatte klagevedtak i samme sak, og da særlig i saker som fremstår som uoversiktlige og eller komplekse, tar jeg til etterretning. Nav Klageinstans anførsel om at ankesaken til A faller i sistnevnte kategori synes godt begrunnet, men kan likevel vanskelig fullt ut forsvare en saksbehandlingstid på cirka ti måneder fra anken ble mottatt til oversendelsesbrev til Trygderetten var ferdigstilt. Derfor har jeg merket meg Nav Klageinstans erkjennelse av at saksbehandlingen ved forberedelsen av As anke til Trygderetten ikke har vært i tråd med Navs saksbehandlingsregler og rutiner. Denne erkjennelsen gjør at jeg vil la saken bero med den forklaring som er gitt, jf sivilombudsmannsloven § 10 fjerde ledd. Det forutsettes da at Nav Klageinstans Oslo og Akershus for fremtidige ankesaker er påpasselig med å unngå slike avvik fra gjeldende saksbehandlingsregler og rutiner som fikk prege Navs forberedelse av As anke til Trygderetten.»