Sakens bakgrunn
A er fast ansatt som politibetjent i X politidistrikt med tjenestested ved Y politistasjon. I en periode på rundt tre måneder høsten 2016 hadde han tjenestested ved Z. Dette arbeidsforholdet er av både ham selv og politidistriktet omtalt som «hospitering». Han mottok en arbeidsattest datert 4,5 måned etter endt hospitering. Av denne fremkommer det at han ble vurdert å utføre arbeidet på en «meget tilfredsstillende måte», og at han er en «god kollega».
Da han søkte på en av flere faste stillinger ved Z høsten, 2017 ble han likevel ikke innkalt til intervju. Han fikk opplyst at årsaken var at han var prøvd i stillingen og funnet uegnet. Han klaget deretter til ombudsmannen og ba om en undersøkelse av politidistriktets saksbehandling.
Våre undersøkelser
Sakens dokumenter ble innhentet, og vi ba politidistriktet om å gi en nærmere redegjørelse. Under henvisning til vår tidligere uttalelse i sak 2017-1860, og da særlig det som da ble sagt om forvaltningens utredningsplikt og kontradiksjonsprinsippet, ble politidistriktet bedt om å redegjøre for hvordan hensynet til kontradiksjon ble ivaretatt i klagerens sak. Vi ba om at politidistriktet særlig kommenterte opplysningen om at han ikke hadde fått negative tilbakemeldinger under hospiteringen, og at han mottok en positiv attest.
Politidistriktet svarte at det var riktig at klageren hadde mottatt en positiv attest, og at han ikke fikk negative tilbakemeldinger av sin leder under hospiteringen. Årsaken til dette var at opplysninger om «negativ adferd og klager på A fra andre ansatte» først ble kjent for lederen etter at attesten var skrevet. Av den grunn kontaktet lederen klageren og forklarte muntlig hvorfor klageren ikke ble innkalt til intervju. Politidistriktet mente at kontradiksjonen hadde blitt ivaretatt gjennom denne kommunikasjonen.
Videre hadde klageren noen måneder etter, i forbindelse med at ansettelsesprosessen skulle avsluttes, fått en muntlig og skriftlig orientering om hvorfor han ikke ble funnet kvalifisert også fra en annen seksjonsleder. Ettersom klageren ett år tidligere hadde hospitert i tilsvarende stilling som han søkte seg til, mente politidistriktet at opplysningene om hans kvalifikasjoner var av nyere dato og at saken dermed var tilstrekkelig opplyst uten å gjennomføre intervju.
Klageren ble gitt anledning til å kommentere politidistriktets svar. I sine merknader viste han til at attesten ble skrevet fem måneder etter at han avsluttet hospiteringen, og at de negative bemerkningene må ha kommet frem etter dette. Hva disse negative forholdene var, hadde han ikke fått forklart utover noen stikkord i en e-post. Dersom det var snakk om negative forhold av betydning for ansettelsen, måtte dette ha kommet frem før og ha blitt kommunisert tydelig overfor ham på et tidligere tidspunkt.
Klageren mente at hans rett til kontradiksjon ikke var blitt ivaretatt. Politidistriktet hadde allerede bestemt seg for at han ikke var kvalifisert da dialogen startet, og klageren oppfattet ikke at det var rom for å si noe særlig imot. Det var også vanskelig å imøtegå kritikken ettersom denne var såpass vag. For øvrig mente klageren fortsatt at han hadde krav på en nærmere forklaring på hva som konkret gjorde at han ble vurdert som uskikket.
Ombudsmannens syn på saken
Ved ansettelser i det offentlige er det den best kvalifiserte søkeren til stillingen som skal ansettes. For statlige ansettelser fremgår dette av statsansatteloven § 3.
Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse til de oppgavene det offentlige skal utføre. Avgjørelsen må skje på en måte som sikrer likebehandling, og som hindrer at det tas usaklige hensyn. Forsvarlig saksbehandling sikrer riktige ansettelsesvedtak. En ryddig saksbehandling er også viktig for borgernes tillit til at det ikke tas utenforliggende hensyn ved ansettelsen.
Etter forvaltningsloven § 2 annet ledd er vedtak om ansettelse i offentlig forvaltning et enkeltvedtak. Forvaltningen har derfor plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes», jf. forvaltningsloven § 17 første ledd. Kravet om at en ansettelsessak må være tilstrekkelig opplyst, er med på å sikre at den best kvalifiserte blir ansatt.
I ansettelsessaker vil gjennomføring av intervju være en måte å opplyse saken på, og da særlig om vedkommende er personlig egnet. Dersom det gjennomføres en intervjurunde, er det likevel på det rene at ansettelsesmyndigheten ikke har plikt til å innkalle alle kandidatene som fremstår som kvalifiserte. Det er nok å foreta en foreløpig kvalifikasjonsvurdering, og deretter innkalle de som fremstår som best kvalifiserte. Dersom allerede tilgjengelig dokumentasjon klart viser at en kandidat ikke er personlig egnet, er det altså ikke et krav om at vedkommende må innkalles til intervju for å få dette ytterligere bekreftet.
Det er uomstridt at klageren i vår sak var godt formelt kvalifisert for stillingen, og at det var vurderingen av hans personlige egnethet som gjorde at han ikke ble innkalt til intervju. Politidistriktet mener at saken på dette punkt var godt nok opplyst siden hospiteringen kun lå ett år tilbake i tid. Etter ombudsmannens syn fremstår grunnlaget for denne vurderingen likevel som for usikker til at det kunne konkluderes uten å utrede klagerens egnethet nærmere.
Ombudsmannen har også tidligere behandlet saker der kjennskap til søkere fra et avsluttet arbeidsforhold har blitt oppgitt som begrunnelse for ikke å innkalle til intervju. Se eksempelvis uttalelse i sak med referansenummer 2018/915, som igjen referer til flere tidligere uttalelser. Alle uttalelsene er publisert på ombudsmannens hjemmeside, Lovdata og Gyldendal Rettsdata. I disse tidligere uttalelsene var kjennskapen til de aktuelle kandidatene fra arbeidsforhold eller intervju fra flere år tilbake i tid.
I nærværende sak har politidistriktet vist til at kjennskapen bygget på et arbeidsforhold som var avsluttet for kortere tid tilbake. Ombudsmannen er enig i at tiden som har gått er en faktor, men det er likevel ikke slik at tilbakemeldinger fra et relativt ferskt arbeidsforhold uten videre kan legges til grunn. Hvert tilfelle må vurderes konkret, der blant annet de negative forholdenes karakter må tas med i en helhetsvurdering. Videre har ombudsmannen i nevnte uttalelser vist til at det kreves klare holdepunkter for å kunne konkludere med at en kandidat ikke er personlig egnet. Forholdene må dermed fremstå som relativt konkrete og sannsynlige. Ved tvil må ansettelsesmyndigheten påse at spørsmålet utredes, jf. forvaltningsloven § 17 første ledd.
Selv om det ikke er tvil om at det har kommet negative tilbakemeldinger fra noen tidligere kolleger, fikk klageren en god attest fra sin nærmeste leder. Det er dessuten på det rene at denne lederen ikke registrerte noen problemer under selve hospiteringen. De negative tilbakemeldingene kom frem relativt lang tid etter at hospiteringen var avsluttet. Akkurat når er noe uklart ut fra sakens dokumenter, men tilbakemeldingene synes å ha blitt gitt i forbindelse med klagerens søknad, altså nærmere et år etter han hospiterte. I alle fall er det klart at opplysningene ikke kan ha kommet frem før den positive attesten ble skrevet. Av sakens dokumenter kan ombudsmannen ikke se at politidistriktet gjorde annet enn å legge disse negative tilbakemeldingene til grunn, uten å utrede nærmere hva som faktisk hadde skjedd.
Ombudsmannen er ikke enig i at hensynet til kontradiksjon ble ivaretatt i forbindelse med kommunikasjonen med klageren om årsaken til at han ikke ble innkalt til intervju. Sakens dokumenter og politidistriktets egen fremstilling i redegjørelsen hit viser at politiet allerede da hadde konkludert om den personlige egnetheten. Det fremstår som klart at hensikten med kommunikasjonen var å formidle denne konklusjonen til klageren, ikke å utrede saken nærmere.
Generelt er det et krav om at enkeltvedtak begrunnes, men denne plikten gjelder ikke i ansettelsessaker, jf. forvaltningsloven § 3 annet ledd. At klageren fikk en vagere begrunnelse enn han selv er tilfreds med, er dermed i seg selv ikke en saksbehandlingsfeil. At en kandidat ikke får fullt innblikk i begrunnelsen, er likevel ikke det samme som at vedtaket ikke skal være saklig begrunnet. Kravet til skriftlig dokumentasjon i ansettelsessaker gjør at ombudsmannen skal kunne vurdere sidene av ansettelsessaken som klageren ikke har innsynsrett i, og i denne saken er det også gjort.
Dersom det hadde vært slik at sakens dokumenter viste at spørsmålet om personlig egnethet bygget på et solid utredet grunnlag, kunne saken blitt avsluttet her med en vurdering om at det eventuelt var lederens oppfølging av klageren under hospiteringen som var mangelfull, og ikke ansettelsesmyndighetens saksbehandling. For ombudsmannen fremstår opplysningene om klagerens manglende personlige egnethet som for usikre til at disse uten videre kunne legges til grunn. Spørsmålet skulle blitt forsøkt opplyst nærmere gjennom intervju og eventuell referansesjekk. At dette ikke ble gjort, utgjør dermed et brudd på utredningsplikten.
Politidistriktet har tatt kontakt med ombudsmannen og opplyst at klageren på nytt har søkt samme stilling på samme sted. Dersom denne ansettelsesprosessen ikke er avsluttet, anbefaler ombudsmannen at politidistriktet nå forsøker å utrede spørsmålet om klagerens personlige egnethet nærmere og lar ham komme på et intervju. For øvrig er de som ble ansatt ikke part i saken for ombudsmannen, og denne uttalelsen påvirker ikke vedtakene som allerede er fattet.
Konklusjon
Selv om sakens dokumenter bekreftet at det hadde kommet negative tilbakemeldinger på kandidaten en stund etter at hospiteringen var avsluttet, fremgikk det like klart at nærmeste leder ikke hadde registrert noen problemer under selve hospiteringen og ga ham gode skussmål etter endt opphold. Spørsmålet om klageren var personlig egnet, fremsto som for usikkert til at det kunne konkluderes uten å kalle ham inn til en nærmere samtale om de negative forholdene som hadde kommet frem i ettertid. Det er dermed en saksbehandlingsfeil at spørsmålet om personlig egnethet ikke ble nærmere utredet.