Undersøkelsene herfra
I brev til Bergen, Oslo og Tromsø kommuner ble det blant annet bedt om statistikk over gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klager som var omfattet av SAK10 § 7-1 første ledd bokstav d. Kommunene ble også bedt om å redegjøre for rutinene i klagebehandlingen, og for eventuelle tiltak for å redusere saksbehandlingstiden. Under gjengis svarene fra Bergen, Oslo og Tromsø i nevnte rekkefølge.
På spørsmålet om gjennomsnittlig saksbehandlingstid svarte Bergen kommune i brev 7.juni 2013:
«En har gjennomgått klagesaker behandlet siste halvår i 2012 og de fire første månedene i 2013. Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klagesakene er 56 uker.»
Bergen kommune opplyste at som hovedregel behandler kommunen alle byggesaksklager politisk. Kommunen svarte blant annet:
«Bergen kommune har et parlamentarisk politisk system, og det er et uttrykt politisk ønske å gjøre avstanden mellom byens borgere og politikerne så kort som mulig. Fra politisk side ønsker en å ha en nærhet til de saker som knytter seg til byens utvikling. Dette gir seg blant annet uttrykk ved at klagesaker etter plan- og bygningssaken behandles politisk
—
Saken overføres til en ny saksbehandler, vanligvis en av etatens jurister, for vurdering av klagen. På bakgrunn av klagen, eventuelle merknader og andre opplysninger, vurderes om det er grunnlag for å ta klagen til følge. Dersom fagetaten ikke tar klagen til følge utredes klagesaken i et fagnotat til byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø for videre politisk behandling i henhold til kommunens delegasjonsfullmakter. Partene orienteres om at saken er oversendt, og om den politiske behandlingen.
Fra hovedregelen om at klager skal behandles politisk er det gjort noen unntak. Klager på en del andre vedtak enn søknad om tiltak (for eksempel vedtak om ansvarsrett, igangsetting, brukstillatelse og ferdigattest) sendes til klageinstansen (Fylkesmannen i Hordaland) uten politisk behandling. Det samme gjelder klager på vedtak som er fattet av komite for miljø og byutvikling, forutsatt at det ikke er kommet frem nye opplysninger av vesentlig betydning.»
Bergen kommune skrev også:
«Bergen kommune ser at en ordning med politisk behandling av klagesaker, vil medføre at saksbehandlingsfristen i SAK 10, § 7-1 første ledd bokstav d, vanskelig kan bli innfridd».
Om planlagte tiltak for å redusere saksbehandlingstiden skrev kommunen:
«En har nå fokus på å få redusert saksbehandlingsfristene for klager på byggesaker, og vil i løpet av høsten 2013 iverksette endringer for å redusere denne saksbehandlingstiden, med det mål for øye å tilfredsstille de forskriftsmessige krav.».
Oslo kommune svarte i brev 9. juli 2013. I kommunens svar fremgikk at saksbehandlingstiden er vesentlig lenger for klager som behandles politisk enn for øvrige klager. De første fem månedene i 2013 var gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaksklager med politisk behandling 48 uker, mens den var henholdsvis 11 uker (klager til avgjørelse av fylkesmannen) og 18 uker (klager omgjort av Plan- og bygningsetaten) for øvrige klager. For 2012 var tallene, i samme rekkefølge, henholdsvis 50 uker, 11 uker og 26 uker. Kommunen beskrev rutinene i klagesaksbehandlingen slik:
«I Oslo kommune er myndigheten til å behandle klagesaker etter plan- og bygningsloven delegert til Plan- og bygningsetaten med unntak av sakene som omhandler dispensasjon fra arealplan. Disse sakene behandles av Byutviklingskomiteen (BUK). Klagesakene følger således ulike løp i kommunen ut i fra om de omhandler dispensasjon fra arealplan eller ikke.»
Bakgrunnen for å velge politisk behandling i saker om dispensasjon fra arealplan ble utdypet på følgende måte:
«Jeg ønsker å fremheve at Oslo kommune, etter at parlamentarismen ble innført som styringsform i kommunen, har valgt å forelegge klager på gitt eller avslått dispensasjon fra arealplan frem for et folkevalgt organ (byutviklingskomiteen). Dispensasjonsadgangen i byggesaker er i Oslo kommune delegert til Plan- og bygningsetaten. Kommunen finner det riktig med en folkevalgt oppfølging av de vedtak som etaten treffer vedrørende dispensasjon fra arealplan, enten det er gitt eller avslått dispensasjon, og som blir påklaget. Byutviklingskomiteen har der gjennom en mulighet til å følge opp Plan- og bygningsetatens praktisering av reguleringsplanen og klagen blir gjenstand for et folkevalgt skjønn.»
Om tiltak for å redusere saksbehandlingstiden skrev Oslo kommune:
«PBE har gjennom lang tid hatt oppmerksomhet rettet mot klagesaker og saksbehandlingstiden på samme måte som øvrig saksproduksjon. Klagesaksportefølje og saksbehandlingstid følges opp månedlig, og er blitt prioritert gjennom bruk av egne fokusdager. Saksporteføljen var pr. 31.12.2012 på 163 saker og er nå, som nevnt over, 118 saker. Pr. i dag foreligger ingen planer om å sette i gang ytterligere særskilte tiltak rettet mot saksbehandlingen av klagesaker i etaten.»
Tromsø kommune svarte i brev 29. august 2013. Om gjennomsnittlig saksbehandlingstid skrev kommunen:
«Samlet gjennomsnittlig saksbehandlingstid klager, andre halvår 2012 og fem første måneder 2013 — 57 dager i gjennomsnitt fra klagen er registrert inn hos oss til den er ekspedert til fylkesmann. I dette snittet er det en sak med 150 dagers saksbehandlingstid pga. oversett klage (det gikk ikke klart frem at det var en klage, jf fv1 § 32 og den var mye for sent fremsatt). Vår vanlige, gjennomsnittlige saksbehandlingstid i klagesaker ligger på rundt seks-syv uker.»
På spørsmålet om rutiner svarte kommunen:
«Rutiner — alle klager registreres hos én av juristene for videre fordeling på til sammen tre jurister. Dog blir delingsklager behandlet av saksbehandler/ingeniør som fattet vedtaket. Dette fungerer bra i praksis, vi har god oversikt over de til enhver tid verserende klager.»
I brev 17. oktober 2013 utdypet Tromsø rutinene:
«I delegasjonsreglementet er det bestemt at følgende saker skal behandles av byrådet selv som kollegium:
- Byrådet må godkjenne tiltak etter pbl. § 20-1 når disse betinger vesentlig dispensasjon fra plan eller krav til å utarbeide plan, når dette kan føre til presedens for andre saker.
- Tilsvarende gjelder dette når dispensasjonen er nødvendig på grunn av tiltakets størrelse eller spesielle utforming.
Klage på vedtak truffet av byrådet etter denne bestemmelse forberedes av administrasjonen og behandles av byrådet før klagen eventuelt oversendes Fylkesmannen i Troms.»
Om planlagte tiltak for å redusere saksbehandlingstiden skrev kommunen:
«Det foreligger ikke planer/budsjett/tiltak som tar sikte på å redusere saksbehandlingstiden.»
Ombudsmannen orienterte kommunene om hverandres svar.
Mitt syn på saken
Etter forvaltningsloven 10. februar 1967 § 11a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». I tillegg følger det av SAK10 § 7-1 første ledd bokstav d at kommunen skal behandle klager i byggesaker innen åtte uker:
«Tidsfrister for kommunens og klageinstansens saksbehandling
I tillegg til saksbehandlingsfristene som fremgår av plan- og bygningsloven § 21-7, gjelder følgende tidsfrister for kommunens og klageinstansens saksbehandling:
—
d) Klage skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for klage i alle byggesaker, herunder klage i byggesaker der tiltaket krever dispensasjon fra bestemmelser gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven.»
Kommunenes svar viser at i Bergen og Oslo er saksbehandlingstiden for klager som behandles politisk vesentlig lenger enn kravet i SAK10 § 7-1 første ledd bokstav d. I følge Oslo kommune gjelder dette ikke i samme grad for klager uten slik behandling. Forskjellen i gjennomsnittlig saksbehandlingstid er markant. Oslo kommune oppga en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 48 til 50 uker ved politisk behandling, og 11 til 18 uker for øvrige klager. Bergen kommune oppga at gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 56 uker, og at klagesaker i det alt overveiende blir politisk behandlet.
Begrunnelsen Bergen kommune ga for politisk behandling av klagesaker var hensynet til kort avstand mellom borgerne og politikerne, og at det fra politisk side var et uttrykt ønske om nærhet til beslutninger som påvirker byens utvikling. Oslo kommune viste til at man finner det riktig med folkevalgt oppfølging av vedtak som omhandler dispensasjon fra arealplan.
Jeg har ingen merknader til disse begrunnelsene, og vil uansett være varsom med å uttale meg om hvordan kommunene skal organisere klagesaksbehandlingen, herunder om politisk behandling skal inngå. Differansen mellom kravet i SAK10 § 7-1 første ledd bokstav d og den gjennomsnittlige behandlingstiden for klager med politisk behandling er imidlertid uakseptabelt stor både i Bergen kommune og i Oslo kommune.
Bergen kommune har anført at politisk behandling medfører at saksbehandlingsfristen i SAK10 § 7-1 første ledd bokstav d ikke kan innfris. Ombudsmannens undersøkelser tar utgangspunkt i gjeldende rettsregler. Dersom Bergen kommune ønsker endring av dagens rettsregler, må slike spørsmål rettes til Kommunal- og regionaldepartementet. Enn så lenge må kommunene forholde seg til de gjeldende bestemmelsene om saksbehandlingen.
Jeg vil derfor anbefale Bergen kommune og Oslo kommune å iverksette tiltak for å oppfylle SAK10 § 7-1 første ledd bokstav d. Jeg ber om å bli holdt orientert om hvilke tiltak som iverksettes og om utviklingen i klagesaksbehandlingstiden. Hvilke virkemidler som er egnet for å møte forskriftens krav, overlater jeg til kommunene å avgjøre.
Jeg har ikke funnet grunnlag for kritikk mot Tromsø kommune.