• Forside
  • Uttalelser
  • Saksbehandlingstid ved behandling av innsynssak – Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Saksbehandlingstid ved behandling av innsynssak – Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Porsgrunn kommune fremmet krav om innsyn i et dokument hos Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Etter ni dager ble kravet avslått. Kommunen klaget på avgjørelsen, men klagen var etter purring fortsatt ikke ferdig behandlet vel syv måneder etter at avslaget på innsyn var påklaget.

Ombudsmannen har tatt saken opp med departementet av eget tiltak, jf. sivilombudsmannsloven § 5. Ombudsmannen mener at en saksbehandlingstid på over syv måneder i klagesaken er for lang.

Sakens bakgrunn

På vegne av Porsgrunn kommune ba advokat A i Advokatfirmaet B ombudsmannen om å undersøke visse sider av Kommunal- og moderniseringsdepartementets saksbehandling i innsynssaker.

Henvendelsen knytter seg til planer om å etablere deponi for farlig uorganisk avfall i Brevik. Kommunestyret i Porsgrunn kommune vedtok 5. mars 2015 å ikke fastsette planprogram for tiltaket. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) besluttet 11. januar 2017 å tildele Klima- og miljødepartementet (KLD) myndigheten til å fastsette planprogram. I henvendelsen til ombudsmannen skrev advokat A at for å ivareta lokalsamfunnets og innbyggernes interesser, har Porsgrunn kommune krevd innsyn i flere av sakens dokumenter, både hos KMD og KLD.

Det fremgikk blant annet av brevet fra advokat A at Porsgrunn kommune 3. januar 2018 ba om innsyn i dokument 5 i departementets sak 15/1012. Departementet avslo innsynskravet 12. januar 2018. Advokat A påklaget avgjørelsen 17. januar 2018. Ved e-post 13. april 2018 ba advokat A om status i saken. Purringen ble besvart av departementet 7. juni 2018. Det fremgikk at departementet håpet å kunne gi et endelig svar i løpet av 2-3 uker. Klagen var fortsatt ikke behandlet pr. 1. august 2018 da advokat A ba ombudsmannen om å ta forholdene opp med departementet.

Våre undersøkelser

Vi fant grunn til å undersøke departementets behandling av kommunens innsynskrav av eget tiltak, jf. sivilombudsmannsloven § 5.

I brev 20. august 2018 ba vi departementet om å redegjøre for saksbehandlingstiden, både for behandlingen av innsynskravet og for behandlingen av kommunens klage. Videre spurte vi om departementet mente at behandlingstiden i saken var i samsvar med de krav som gjelder for forvaltningens behandling av innsynskrav og klager i innsynssaker. Vi ba departementet om å oppgi når Kongen i statsråd ville ta stilling til klagen. Endelig spurte vi om en saksbehandlingstid som i denne saken er representativ for departementets behandling av innsynskrav og klager i innsynssaker.

I brev 4. september 2018 skrev departementet at klagen ved en inkurie ikke ble tatt opp til behandling fortløpende. Videre skrev de at departementet hadde valgt å avvente klagesaksbehandlingen i påvente av at KLD behandlet en klage på avslag på innsyn fra kommunen. Denne saken ble avgjort av Kongen i statsråd 27. april 2018. Etter dette ble to brev fra kommunen til KLD, henholdsvis datert 8. mai 2018 og 11. juni 2018, oversendt departementet til besvarelse. Departementet vurderte spørsmålene som ble tatt opp i brevene fra kommunen for å være relevante i forhold til grunnlaget for innsynskravet, og valgte derfor å besvare kommunens henvendelser før klagen ble behandlet. Brevene ble besvart 6. juli 2018. Departementet hadde hatt som ambisjon å behandle klagen før sommerferien, men hadde ikke rukket dette.

Departementet beklaget at behandlingen av saken hadde tatt uforholdsmessig lang tid, og mente saksbehandlingstiden ikke er representativ for departementets behandling av innsynssaker. Videre skrev departementet at de nå forberedte klagesaken og snarlig ville oversende den for endelig avgjørelse av Kongen i statsråd.

Vedlagt departementets svar lå kopi av to brev fra departementet til kommunen, datert henholdsvis 6. juli og 28. august 2018. Av det siste brevet fremgår det at dokumentet det er bedt om innsyn i, er et internt notat fra ansvarlig fagavdeling til politisk ledelse i departementet, utarbeidet etter en henvendelse fra daværende klima- og miljøminister til kommunal- og moderniseringsministeren. Notatet er vedlagt et notat fra klima- og miljøministeren samt et utkast til svar fra kommunal- om moderniseringsministeren.

Ombudsmannens syn på saken

Som Stortingets tillitsmann skal ombudsmannen søke å sikre at det i den offentlige forvaltningen ikke øves urett mot den enkelte borger, jf. sivilombudsmannsloven § 3. Forvaltningsorganer har ikke klagerett til ombudsmannen.

Saken som danner grunnlaget for kommunens innsynsforespørsel er av stor samfunnsmessig betydning og har skapt betydelig lokalt engasjement. Porsgrunn kommune har ønsket å ivareta lokalsamfunnets og innbyggernes interesser. Det er av demokratisk betydning og dermed grunnleggende at innsynskrav og innsynsklager behandles i henhold til loven i denne type saker. Dette er bakgrunnen for at ombudsmannen har tatt saken opp med departementet av eget tiltak, jf. sivilombudsmannsloven § 5.

Departementet har ikke besvart ombudsmannens spørsmål om saksbehandlingstiden for behandlingen av innsynskravet særskilt. Det er imidlertid ikke funnet grunn til å undersøke spørsmålet nærmere. Det er tilstrekkelig å minne om at ombudsmannen i en rekke tidligere uttalelser har lagt til grunn at de fleste innsynskrav bør kunne behandles innen én til tre arbeidsdager, selv om det i enkelte tilfeller kan ta lengre tid. Dette synspunktet har fått tilslutning i forarbeidene til offentleglova, jf. NOU 2003: 30 på side 219–220. Der fremgår det også at en saksbehandlingstid som overstiger åtte virkedager, normalt vil måtte regnes som uakseptabel lang.

Det følger av offentleglova § 32 tredje ledd første punktum at klager i innsynssaker skal forberedes og avgjøres «utan ugrunna opphald». Ombudsmannen har i tidligere saker vist til at hensynene bak kravet til rask saksbehandlingstid også gjør seg gjeldende ved klagebehandling av avslag på innsyn. Det er først ved klagevedtaket at det foreligger en endelig avgjørelse av spørsmålet, og innsyn vil kunne være en nødvendig forutsetning for å gjøre andre rettigheter gjeldende. Videre har ombudsmannen flere ganger uttalt at det beror på en konkret vurdering om klagesaken kan sies å være avgjort «utan ugrunna opphald», men at det skal mye til for å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker, se senest ombudsmannens uttalelser 16. september 2018 (SOM-2018-1323) og 14. august 2018 (SOM-2018-210), begge med videre henvisninger til ombudsmannens årsmelding for 2008 side 59 (SOMB-2008-7). Sentrale momenter i vurderingen vil først og fremst være sakens omfang og karakter.

Saksbehandlingstiden for denne saken var i overkant av syv måneder fra departementet mottok klagen til Advokatfirmaet B ved brev 28. august 2018 fikk beskjed om at departementet hadde vurdert saken på nytt og snarlig ville oversende klagen til Kongen i Statsråd for endelig avgjørelse.

Departementet har beklaget at saksbehandlingstiden har vært uforholdsmessig lang. Slik saken er opplyst for ombudsmannen, synes klagesaken å ha ligget ubehandlet i lengre perioder. Omfanget av kravet synes å være begrenset. Sett i lys av departementets svar og den totale saksbehandlingstiden, er saksbehandlingsfristen i offentleglova § 32 tredje ledd første punktum ikke overholdt.

Ombudsmannen har merket seg at departementet beklager den lange saksbehandlingstiden, og forutsetter at departementet innretter saksbehandlingen slik at fristene i offentleglova overholdes fremover.

Konklusjon

Departementets saksbehandlingstid på over syv måneder for å behandle klagen på avslag på innsyn var for lang.