Etter at kommunen omgjorde eget vedtak etter klage, krevde klageren dekning av sakskostnader i e-post 9. april 2018. Purring ble sendt 6. juni 2018. Ettersom klageren ikke fikk svar fra kommunen, klaget han til Sivilombudsmannen først 20. juni 2018 og igjen 5. juli 2018.
I telefonsamtale 10. juli 2018 med sentralbordet hos kommunen fikk vi opplyst at saksbehandleren på saken ikke ville være til stede før i midten av august. I telefonsamtale 13. juli 2018 bekreftet kommunen at henvendelsene 9. april og 6. juni 2018 var mottatt, men ikke besvart. De kunne ikke si når de ville gi klageren et svar. På denne bakgrunn, og fordi det da hadde gått mer enn tre måneder siden klageren fremsatte kravet, besluttet vi å undersøke saken nærmere.
Ombudsmannens undersøkelser
I brev 16. juli 2018 ba vi kommunen redegjøre for saksbehandlingen i saken. Vi spurte om behandlingen av klagerens krav var i overenstemmelse med forvaltningsloven § 11a og om behandlingstiden i denne saken var representativ for sammenliknbare saker. Vi ba også kommunen om å opplyse når svar ville bli gitt.
Svarfristen for kommunens redegjørelse ble satt til 3. august 2018. Etter tre purringer svarte kommunen i brev 19. september 2018. I brevet opplyste kommunen at klageren ikke hadde fått noen tilbakemelding i saken. Det ble ikke opplyst at det var foretatt andre saksbehandlingsskritt. Kommunen erkjente at behandlingen ikke hadde vært i tråd med forvaltningsloven § 11 a. Sakens omfang og kompleksitet var, ifølge kommunen, ikke større enn at den burde ha blitt behandlet innen tre uker. Klageren burde derfor i det minste ha fått et foreløpig svar.
Kommunen mente at saksbehandlingstiden i denne saken ikke var representativ for krav om dekning av sakskostnader «selv om det kan finnes flere eksempler på at saksbehandlingstiden har vært for lang». Det ble videre opplyst at dersom fremsatt krav ikke blir behandlet innen få uker, blir det sendt foreløpig svar. Om årsaken til den lange behandlingstiden i denne saken skrev kommunen:
«Hovedårsaken til den manglende tilbakemeldingen i denne konkrete saken er at saksbehandler har hatt meget stor arbeidsmengde over en periode. Kommunen ser at saken burde vært omfordelt til en annen saksbehandler.»
Kommunen opplyste at klageren kunne forvente svar i løpet av uke 39, altså den kommende uken.
Klageren kom 8. oktober 2018 med merknader til kommunens redegjørelse, der han blant annet pekte på at kommunen ikke hadde overholdt fristen innen utløpet av uke 39. Han hadde også en oppfatning av at hans sak ikke var den eneste der plan- og bygningsetaten i kommunen ikke følger regelverket.
Ombudsmannen mottok kopi av kommunens svar 12. oktober 2018 på sakskostnadskravet.
Ombudsmannens syn på saken
Det følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd at kommunen skal forberede og avgjøre saker «uten ugrunnet opphold». Videre følger det av tredje ledd at det i saker som gjelder enkeltvedtak skal gis et foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter den er mottatt. I svaret skal det redegjøres for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og «såvidt mulig» opplyse når svar kan forventes, jf. annet ledd.
Ombudsmannen er enig med kommunen i at håndteringen av denne saken ikke har vært i tråd med reglene i forvaltningsloven § 11 a. Saken synes ikke å ha blitt behandlet «uten ugrunnet opphold», og kommunen har ikke gitt foreløpig svar.
Videre ble undersøkelsen herfra først besvart etter tre purringer, mer enn seks uker etter den opprinnelige fristen. Selv om undersøkelsesbrevet og purringene herfra var stilet til rådmannen, var det avdelingslederen, som også var saksbehandler på saken, som svarte.
Ombudsmannen har også til behandling en klage over manglende svar og sen saksbehandling av en byggesak der årsaken også er oppgitt å være stor arbeidsmengde hos den samme avdelingslederen/saksbehandleren. Se ombudsmannens sak 2018/3169 (SOM-2018-3169).
Det er kommunens ansvar å organisere virksomheten på en slik måte at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a overholdes. Ombudsmannen forutsetter at dette gjøres. Ombudsmannen forutsetter også at Frogn kommune i fremtiden besvarer ombudsmannens henvendelser innen de fristene som settes.
Konklusjon
Ombudsmannen er enig med kommunen i at håndteringen av klagerens krav om dekning av sakskostnader ikke har vært i tråd med reglene i forvaltningsloven § 11 a. Det påligger kommunen å organisere virksomheten på en slik måte at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar overholdes. Ombudsmannen forutsetter at dette gjøres, og at kommunen i fremtiden besvarer ombudsmannens henvendelser innen de fristene som settes.