Sakens bakgrunn
Ved X ble det lyst ut to faste stillinger som F. A var intern søker til stillingene. Han hadde jobbet ved X fra 2013 som førstestyrmann og med enkelte vikariater som F. A var blant de ti som ble innkalt til intervju, og han ble innstilt som nummer ni til de to stillingene.
I klagen til ombudsmannen skrev A at han hadde bedre kvalifikasjoner enn flere av de andre innstilte. Han var kritisk til at arbeidsgiver ikke hadde innhentet referanser fra hans nærmeste leder, og stilte spørsmål ved hvilke referanser som hadde vært kontaktet. I tillegg var han kritisk til hvem som foretok intervjuene, og han mente at det burde ha vært et innstillingsråd som avga innstillingen.
Våre undersøkelser
Etter å ha gjennomgått saksdokumentene fant vi grunn til å ta opp saken med X. Vi spurte om hvilke referanser som var kontaktet for klageren. De svarte at det ikke ble funnet nødvendig å innhente referanser, fordi han som intern søker allerede var kjent for de som deltok under intervjuet og i ansettelsesprosessen for øvrig. Av svaret kom det videre frem at det også for de andre interne søkerne ikke ble funnet nødvendig å innhente referanser. For de eksterne søkerne var det derimot tatt kontakt med de oppgitte referansene.
Svaret fra X ble oversendt klager. I sine merknader påpekte han at han var uenig i at noen i organisasjonen kjente ham godt nok til å kunne gjøre seg opp en mening om ham. Klagers merknader ble sendt X til orientering.
Ombudsmannens syn på saken
1. Rettslig utgangspunkt
Vedtak om ansettelse regnes som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 2 annet ledd. Ansettelsesmyndigheten har derfor plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes», jf. forvaltningsloven § 17 første ledd. Selv om ansettelsesmyndigheten etter den bestemmelsen ikke har plikt til å avholde intervju eller innhente referanser for aktuelle kandidater, kan det være en forutsetning for å sikre sakens opplysning.
Kravet om at en ansettelsessak må være tilstrekkelig opplyst, innebærer blant annet at ansettelsesmyndighetens vurdering av søkernes kvalifikasjoner må bygge på et forsvarlig grunnlag. X kan vanskelig sikre at den best kvalifiserte blir ansatt dersom søkernes kvalifikasjoner ikke er tilstrekkelig opplyst.
2. Spørsmålet om referanser burde ha vært innhentet
Ansettelsesmyndigheten har i utgangspunktet ikke plikt til å innhente referanser, men det kan være nødvendig for å sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst før avgjørelse treffes. Hvorvidt arbeidsgiver burde ha innhentet referanser for klager, beror derfor på om saken var tilstrekkelig opplyst da de traff vedtaket om ansettelse.
X har overfor ombudsmannen forklart at klager er en kjent ansatt for flere i organisasjonen, blant annet for de som avholdt intervjuene, og at det derfor ikke ble funnet nødvendig å innhente referanser. Klager er derimot uenig i at noen i organisasjonen kjente ham godt nok til å kunne vurdere hans personlige egenskaper. Han er også kritisk til at hans nærmeste leder ikke ble kontaktet for å belyse kvalifikasjonene hans.
Ombudsmannens skriftlige undersøkelser er ikke egnet til å avklare hvor godt deltakerne i intervjupanelet kjente til klager. Avgjørende for vår vurdering av saken er derfor at den sammenlignende kvalifikasjonsvurderingen som er utarbeidet, fremstår som saklig og grundig. Klager ble funnet kvalifisert og ble innstilt, og det ser ut til å være små nyanser som skiller kandidatene. Ombudsmannen har i denne saken derfor ikke rettslige innvendinger mot at de oppgitte referansene til klager ikke ble kontaktet. Hva gjelder klagers anførsel om at hans nærmeste leder skulle ha vært kontaktet, vises det til at han uansett ikke står oppført som referanse i søknaden.
Det fremstår likevel som uheldig at det i innstillingen er vist til referansers oppfatning om søkerne, også for de interne søkerne. Det gir inntrykk av at referanser har vært kontaktet. Arbeidsgiver har forklart at det for interne søkere i praksis var personer i intervjugruppen som var de såkalte andre referansene. Dette burde ha kommet klart frem av innstillingen. Det er derfor også uheldig at en av intervjugruppens medlemmer i en e-post til klager i etterkant av ansettelsen skrev at «[v]i sjekker også med andre enn de oppgitte referansene, og her fikk vi litt varierende tilbakemelding», da dette ga klager et feilaktig inntrykk av at referanser hadde vært kontaktet.
Klagers anførsel om at han var bedre kvalifisert enn flere av de innstilte, har ikke vært en del av ombudsmannens undersøkelse overfor X. Klager ble innstilt til stillingene, og han er altså funnet kvalifisert. I valget mellom flere kvalifiserte søkere vil den konkrete vurderingen av hvem som fremstår som best kvalifisert, bero på ansettelsesmyndighetens skjønn. Ombudsmannen kan bare uttale seg om en slik skjønnsmessig vurdering dersom den fremstår som «klart urimelig», jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd. Det er ikke funnet grunn til å bruke den karakteristikken her.
Heller ikke anførselen om sammensetningen av personell til intervjuene ble tatt opp i undersøkelsen herfra. X er best egnet til selv å vurdere hvilken kompetanse og bakgrunn intervjupanelet skal ha. Avgjørende for ombudsmannen har vært at innstillingen fremstår som saklig og godt begrunnet. Det er heller ikke et krav at et innstillingsråd skulle avgi innstillingen, jf. lov om statens ansatte § 5.
Konklusjon
Saken fremstår tilstrekkelig opplyst da ansettelsesvedtaket ble truffet, og ansettelsesmyndigheten hadde derfor ikke plikt til å innhente referanser for klager. Det burde imidlertid ha fremgått tydeligere av innstillingen at referanser ikke var innhentet og hva som var årsaken til dette.