Statens kartverk – rekvirent ved tinglysing

Statens kartverk hadde sendt faktura for dokumentavgift knyttet til tinglysing av to skjøter til advokatfirmaet X. A mente at dokumentavgiften skulle ha vært avkrevd ham, ettersom det var han som hadde rekvirert tinglysingen, og ikke advokatfirmaet X. Ombudsmannen kom til at det ut fra følgebrevene til de aktuelle skjøtene og de oppfølgende e-postene vanskelig kunne fremstå som klart at det var advokatfirma X som var rekvirenten. Statens kartverk burde derfor, etter sin egen praksis i henhold til dokumentavgiftsloven 12. desember 1975 nr. 59 § 6 annet ledd og tinglysingsloven 7. juni 1935 nr. 2 § 7, ha returnert skjøtene uten dagbokføring.

A og hans bror B sendte i hvert sitt brev til Statens kartverk inn skjøter datert 8. juli 2008 for henholdsvis eiendommene C og D for tinglysing. Begge følgebrevene var skrevet på private brevpapir, og begge skjøtene ble ansett å inneholde flere feil og mangler. Statens kartverk returnerte dem derfor til henholdsvis A og B. A henvendte seg på nytt på privat brevpapir til Statens kartverk, og begjærte eiendommen D tinglyst. Også denne gang ble skjøtet ansett å inneholde flere feil og mangler, og derfor returnert til A privat. Etter dette begjærte A tinglysing av begge skjøtene i nytt brev, også denne gang skrevet på privat brevpapir. Statens kartverk returnerte igjen skjøtene i brev til A privat. Det ble blant annet påpekt at markedsverdien på tinglysingstidspunktene måtte angis på skjøtene. I brev 18. august 2008 henvendte A seg så på nytt til Statens kartverk, nå på brevpapir fra advokatfirmaet X, og begjærte tinglysing av skjøtet for eiendommen D. Også denne gangen ble skjøtet sendt i retur, i brev 21. august 2008, ikke til advokatfirmaet X, men til A privat. Gjeldende markedsverdi var fortsatt ikke påført skjøtet. A sendte 12. september 2008 enda en ny begjæring om tinglysing av skjøtet for eiendommen D, også denne henvendelsen skrevet på brevpapiret til advokatfirmaet X.

Blant saksdokumentene oversendt hit fra Statens kartverk var også et brev fra Statens kartverk til advokatfirmaet X 29. september 2008 med overskrift «Kommune E – [eiendom C] – Retur av dokumenter».

Det ble også avholdt et møte mellom A og Statens kartverk 29. september 2008. Av saksfremstillingen til Statens kartverk i brevet hit 9. mars 2009, sammenholdt med returbrevet fra Statens kartverk 29. september 2008, som er delvis referert ovenfor, gikk det frem at den endelige tinglysningsbegjæringen for skjøtet på eiendommen C må ha blitt fremmet, sannsynligvis muntlig, i dette møtet. Begjæringen om tinglysing for ett av skjøtene, antagelig for skjøtet på eiendommen C ble gjentatt i e-post til Statens kartverk 3. oktober 2008 fra advokat A [klageren], på vegne av advokatfirmaet X. I e-post til Statens kartverk 10. oktober 2008 ba advokat A, på vegne av advokatfirmaet X, bekreftet at de to skjøtene nå var tinglyst. Deretter, i e-post fra advokatfirmaet X til Statens kartverk 13. oktober 2008, viste A til at han gjentatte ganger hadde bedt om at skjøtene ble tinglyst nå, selv om det var strid om dokumentavgiftens størrelse. I samme e-post ble det blant annet bedt bekreftet at skjøtene nå ble konferert under forutsetning av at «vi rekvirenter» ikke kunne tape noe ved det.

Begge skjøtene ble dagbokført 9. oktober 2008, og sendt til advokatfirmaet X v/advokat A i tinglyst stand. Faktura for dokumentavgift og tingslysningsgebyr ble deretter sendt advokatfirmaet X 14. oktober 2008 for eiendommen D, til sammen kr 272 368, og 16. oktober 2008 for eiendommen C, til sammen kr 209 868. Etter hva som fremgår av saksdokumentene opplyste A første gang i e-post 15. oktober 2008, og så igjen i brev 22. oktober 2008 til Statens kartverk at advokatfirmaet ikke hadde noen befatning med tinglysingsbegjæringene. I dette brevet returnerte han fakturaene for dokumentavgift og tinglysingsgebyr som var blitt stilet til advokatfirmaet X, og ba om bekreftelse på at fakturaene bortfalt for advokatfirmaets del. A ba samtidig om at fakturaene i stedet ble sendt rekvirentene, B for eiendommen D og ham selv for eiendommen C. I svarbrev samme dag fastholdt Statens kartverk at advokatfirmaet X etter deres vurdering var riktig rekvirent. Grunnen til det, fremgikk det av brevet, var «ene og alene den måten De har innsendt de to omspurte skjøtene på og Deres utfylling av disse». Etter dette var det en utstrakt korrespondanse og e-post utveksling mellom partene om rekvirentspørsmålet, uten at spørsmålet ble løst.

A brakte så saken inn for ombudsmannen, hvoretter den ble forelagt for Statens kartverk i brev herfra 9. februar 2009.

I sitt svarbrev redegjorde Statens kartverk for praksis vedrørende journalføring av dokumenter. I denne redegjørelsen het det blant annet:

«Det følger av tinglysingsloven § 7 andre ledd, tredje punktum at såfremt det er åpenbart at et dokument ikke kan tinglyses, kan det uten dagbokføring returneres til den som har krevd tinglysing, hvilket tinglysingsmyndigheten har gjort i denne sak. Når rekvirenten sender dokumentene inn på ny, vil denne ekspedisjonen bli påført et nytt journalnummer. Blir dokumentene godtatt, vil dette journalnummeret følge saken videre. Fremkommer det av dokumentet at det er en annen innsender ved andre gangs innsendelse enn ved første gang, vil den sist angitte innsenderen fremkomme som rekvirent i vårt journalsystem.»

Det ble også vist til at etter dokumentavgiftsloven § 6 vil faktura for beregnet dokumentavgift alltid bli sendt til rekvirenten. For så vidt gjaldt tilfeller hvor det er motstrid mellom rekvirentopplysningene i skjøtet og i følgebrevet ble det opplyst at det fulgte av «lang og fast praksis at det er opplysningene i sistnevnte dokument som gjelder. Dette er begrunnet med at det er den som faktisk begjærer forretningen som skal ha kravet først».

På bakgrunn av at advokatfirmaets brevark var benyttet ved (den siste) tinglysingsbegjæringen, fastholdt Statens kartverk at det var advokatfirmaet X som fremsto som rekvirenten, og som følgelig, i henhold til dokumentavgiftsloven § 6 var ansvarlig for at dokumentavgiften ble betalt. Kartverket underbygget denne oppfatningen slik:

«Etter vårt syn var det naturlig å oppfatte det slik at etter gjentatte forsøk på å få dokumentene tinglyst, valgte klager å fremstå som advokat. Han gjorde dette i flere omganger, både pr. brev og pr. e-post. Etter vår oppfatning kan det ikke være avgjørende at han ikke brukte tittel “advokat” i disse brevene. Bruk av advokatfirmaets brevpapir innebærer nettopp at man ønsker å påberope seg dette firmaets autoritet i saken.»

Det ble også opplyst at den problemstillingen som hadde oppstått i saken til A også hadde oppstått «i en rekke tilsvarende saker» tidligere. Tinglysingsmyndigheten hadde vært konsekvent i sin håndtering av denne typen saker, og hadde således etablert en lang og fast praksis for at slike saker blir behandlet slik saken til A hadde blitt håndtert.

I denne saken har A «brukt advokatfirmaets brevark to ganger i forbindelse med innsendelsen av skjøtene samt oversendt tre e-poster undertegnet på vegne av advokatfirmaet i forbindelse med begjæringen om tinglysing av de to skjøtene». Statens kartverk kunne ikke «se at en såpass bevisst bruk av advokatfirmaets brevpapir og e-postsystem representerer ««en feil»» begått av klager».

Avslutningsvis uttalte Statens kartverk:

«Såfremt tinglysingsmyndigheten må omlegge sin praksis, mener vi at dette er i strid med lovens bakgrunn, ordlyd og intensjoner. En slik omlegging vil føre til forvirring og misforståelser blant våre brukere. I tillegg vil det kunne medføre manglende inntekter for staten, hvis partene kan skyve ansvaret for betaling av dokumentavgift og gebyr fra den ene til den andre part. Etter vår oppfatning står således solidaransvaret inntatt i dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd meget sentralt i denne forbindelse. Når det er sagt, vil selvfølgelig tinglysingsmyndigheten rette rekvirent når denne åpenbart er feil. Det mener vi imidlertid ikke er tilfelle i denne saken.»

På hjemmesidene til Statens kartverk, på informasjonssiden om «Rekvirent ved tinglysing av dokumenter» står det blant annet:

«Dersom det ikke er klart hvem som er rekvirent i saken, vil saken vurderes returnert uten dagbokføring, jfr. tingl. § 7.»

I nytt brev herfra ble derfor Statens kartverk bedt om å redegjøre nærmere for den praksis vedrørende rekvirentopplysninger som er beskrevet på Statens kartverks hjemmeside. Det ble også bedt opplyst hvilke konsekvenser tinglysing av et dokument som skulle vært returnert uten dagbokføring, ville få.

I Statens kartverks svarbrev 3. juni 2009 het det blant annet:

«I denne saken hadde ikke klager påført rekvirent på de to skjøtene som klager begjærte tinglyst. Imidlertid kom opplysninger om rekvirenten klart frem i følgebrevene. Ved de første innsendelsene fulgte det med følgebrev skrevet på klagers private brevark, mens de siste og avgjørende innsendelsene fant sted på Advokatfirma X’ brevark underskrevet av klager. Ytterligere sendte klager en e-post til tinglysingsmyndigheten på nevnte advokatfirmas e-postsystem undertegnet med «Advokatfirma X, A, Advokat» hvor han bekreftet begjæringen om tinglysing av de to skjøtene, selv om partene var uenige i beregningen av dokumentavgiften.

Som det fremgår av informasjonen på vår hjemmeside skal det avgjørende være at ««det er klart hvem som er rekvirent»». Det er det etter vårt syn i denne saken. Etter vår praksis var det således ikke grunnlag for å returnere dokumentene på grunn av usikkerhet vedrørende hvem som var riktig rekvirent. Vi mener at en slik ordning og fleksibilitet er i samsvar med den alminnelige oppfatning om hvordan regelverket bør være.»

Spørsmålet om hvilke konsekvenser tinglysing av et dokument som skulle vært returnert uten dagbokføring ville få, ble besvart med at dette først og fremst ville innebære innkrevingsmessige utfordringer.

Ved avslutningen av saken uttalte jeg:

«Spørsmålet i denne saken er hvem som skal anses som rekvirent for tinglysing av skjøtene datert 8. juli 2008 for de to eiendommene C og D i E kommune, og således ansvarlig for betaling av dokumentavgiften for disse skjøtene. Ikke på noen av skjøtene var feltet «returneres til» på første side, øverst i venstre hjørne, med tilhørende plass for fødselsnummer eller organisasjonsnummer øverst i høyre hjørne, fylt ut. Av Statens kartverks redegjørelse i brevene hit 9. mars 2008 og 3. juni 2008 for praksis dersom dette feltet ikke er fylt ut, fremgår at Statens kartverk da vil forholde seg til den som i følgebrevet fremstår som rekvirent. Jeg har ingen bemerkninger til en slik praksis.

Problemstillingen i denne saken er imidlertid hvorvidt det av følgebrevene fremstod som klart hvem som var rekvirent. Etter redegjørelsen for kartverkets praksis i brevet hit 3. juni 2009, sammenholdt med informasjonen på hjemmesidene til Statens kartverk, legger jeg til grunn at om det ikke er klart hvem som er riktig rekvirent, så skal dokumentene i følge praksis returneres til innsenderen uten dagbokføring. Avgjørende blir derfor om det fremstod som klart at advokatfirmaet X var rekvirent og således ansvarlig for betaling av dokumentavgiften på de to skjøtene, eller om dette var så usikkert at dokumentene skulle ha vært returnert til advokatfirmaet, uten dagbokføring.

Dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd lyder slik:

«Erververen av grunnbokshjemmel og meglerforetak som bistår med oppgaver som nevnt i lov 16. juni 1989 nr. 53 om eiendomsmegling § 3-9 første ledd nr. 1, 2 eller 4, er i forhold til avgiftsmyndigheten ansvarlig for at riktig avgift, tilleggsavgift og renter blir betalt. Det samme gjelder andre som på vegne av erververen av grunnbokshjemmel begjærer et dokument tinglyst. Arbeidstakere hos erververen av grunnbokshjemmelen eller hos et foretak som på vegne av erververen begjærer tinglysing, har ikke slikt ansvar. Avgiftskravet sendes først til den av de ansvarlige som har begjært dokumentet tinglyst.

… .»

Tinglysingsloven § 7 lyder slik:

«Dokument som kreves tinglyst, skal snarest mulig føres inn i dagboken for den dag det kommer inn, og skal anses som dagbokført denne dag (dagbokføringsdato). Dog skal dokument som kommer inn etter et av departementet fastsatt klokkeslett føres inn i dagboken for den påfølgende dag.

Ser registerføreren når han mottar et dokument at det ikke kan tinglyses, gjør han oppmerksom på det. Blir dokumentet ikke tatt tilbake, skal det føres inn i dagboken og i tilfelle nektes tinglyst, jfr. fjerde ledd. Er det åpenbart at dokumentet ikke kan tinglyses, kan det uten dagbokføring returneres til den som har krevd tinglysing. Han skal samtidig gjøres kjent med hvorfor dokumentet ikke kan tinglyses, og med at det ikke er dagbokført. Likeså skal han gjøres kjent med at dokumentet vil bli dagbokført dersom dette kreves. Framsettes slikt krav, dagboksføres dokumentet den dag kravet kommer inn, jfr. første ledd.

Foreligger vilkårene for tinglysing, skal dokumentet anmerkes i vedkommende tinglysingsregister innen 2 uker etter dagbokføringsdato.

Foreligger ikke vilkårene, skal dokumentet nektes tinglyst. Avgjørelsen treffes på grunnlag av dokumentet selv og de andre dokumenter og bevis som foreligger. Når registerføreren finner grunn til det, kan han selv innhente opplysninger.

…»

Det fremgår av saksdokumentene at A og B gjentatte ganger, til sammen tre for eiendommen D og to for eiendommen C, henvendte seg til Statens kartverk på privat brevpapir. Deretter henvendte A seg til kartverket med begjæring om tinglysing av skjøtet på eiendommen D to ganger til, henholdsvis 18. august 2008 og 12. september 2008, da på advokatfirmaet X’ brevpapir. Først ved innsendelsen 12. september 2008 ble skjøtet på eiendommen D godtatt.

Etter Statens kartverks redegjørelse for journalføringspraksis i brevet hit 9. mars 2009 kan det legges til grunn at hver og en av de fem tinglysingsbegjæringene for skjøtet på eiendommen D ble påført eget journalnummer, og at rekvirentspørsmålet også ble vurdert på selvstendig grunnlag hver av de fem gangene skjøtet på eiendommen D ble innsendt. A skrev følgebrevet 18. august 2008 på advokatfirmaets brevark. Likevel returnerte Statens kartverk også da skjøtet til hans privatadresse. Det kan vanskelig oppfattes annerledes enn at kartverket på grunnlag av begjæringen 18. august 2008 fortsatt oppfattet A som innsender og rekvirent i henhold til dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd annet punktum. Ut fra ordlyd og form i følgebrevet 18. august 2008 fremstår den vurderingen for meg som den riktige. Her het det som kjent:

«Jeg viser til tidligere brev om oppløsingen av vårt sameie på F, som er komplisert ved at E kommune … Jeg må derfor komme tilbake til eiendommen C etter å ha avklaret et par forhold ute i E kommune. …

Jeg ber om at disse dokumenter returneres og avregnes mot rekvirenten B, …»

Ordlyden kan således vanskelig oppfattes annerledes enn at det var privatpersonen A som her begjærte skjøtet tinglyst på vegne av sin bror B. At A verken undertegnet brevet med «advokat A», eller uttrykkelig på vegne av advokatfirmaet X synes også langt på vei å fjerne eventuell tvil om innsendelsen skjedde i privat regi, som følge av at følgebrevet var skrevet på advokatfirmaets brevark.

Når det gjelder vurderingen av rekvirentspørsmålet har jeg vanskelig for å se at det er grunn til å oppfatte følgebrevet 12. september 2008, som fulgte skjøtet da det omsider ble godtatt, vesentlig forskjellig fra følgebrevet 18. august 2008.  Igjen gir ordlyden klart inntrykk av at det var privatpersonen A som begjærte skjøtet tinglyst på vegne av sin bror B:

«Jeg viser til tidligere brev om oppløsningen av vårt sameie på …

Jeg ber om at dissedokumenter returneres og avregnesmot rekvirenten B, … »

Heller ikke følgebrevet 12. september 2008 ble undertegnet med «advokat A» uttrykkelig på vegne av advokatfirmaet X, men kun med «A».  Den eneste relevante forskjellen, så vidt jeg kan se, som uten tvil kan tillegges en viss vekt, er således at da A skrev følgebrevet 12. september 2008, brukte han advokatfirmaets brevpapir for annen gang i denne sammenheng. Jeg har likevel vanskelig for å se hvordan denne annen gangs bruk av advokatfirmaets brevark, til et følgebrev der ordlyd og form ellers ganske utvetydig viser at var ment skrevet og sendt i privat regi, kunne gjøre det «klart» for Statens kartverk at advokatfirmaet X nå var blitt rekvirent for tinglysningen av skjøtet på eiendommen D i henhold til dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd annet punktum.

Som det fremgår av saksfremstillingen foran har ikke ombudsmannen i forbindelse med undersøkelsene herfra fått dokumentert noen endelig, det vil si ikke returnert, skriftlig tinglysingsbegjæringen for skjøtet på eiendommen C. Det siste brevet som er lagt frem for så vidt gjelder tinglysingsbegjæringene for skjøtet på eiendommen C er Statens kartverks brev til advokatfirmaet X 29. september 2008. Etter dette brevets ordlyd skal da en tinglysingsbegjæring fra advokatfirmaet 22. september 2008 være blitt avvist, og skjøtet returnert på grunn av diverse mangler. Hvorvidt dette brevet faktisk ble sendt vites ikke. Statens kartverks saksfremstilling i brevet hit 9. mars 2009 sammenholdt med kartverkets saksfremstilling i brevet til Toll- og avgiftsdirektoratet 10. desember 2008 viser at skjøtet på eiendommen C ble beholdt i kartverket etter møtet mellom Statens kartverk og A 29. september 2008. Det er derfor nærliggende å legge til grunn at brevet 29. september 2008 til advokatfirmaet X aldri ble sendt, og at de mangler som heftet ved skjøtet da det ble innsendt 22. september 2008 ble rettet i forbindelse med møtet 29. september 2008.

Ved vurderingen av rekvirentspørsmålet for tinglysing av skjøtet på eiendommen C synes det derfor naturlig og nødvendig å se hen til og legge vekt på hvorvidt A i møtet 29. september 2008 fremsto som advokat A fra advokatfirmaet X eller som privatpersonen A. I «Bilag 2» oversendt fra Statens kartverk i brev hit 3. juni 2009 er blant annet dokumentert en e-post fra A som synes sendt til kartverket umiddelbart etter møtet 29. september 2008. Her vises til «våre skjøter» og «vår oppløsning av vårt sameie», og er undertegnet «A», uten bruk av advokattittel eller nevnelse av advokatfirmaet X. Denne e-posten synes derfor å etterlate liten tvil om at han i dette møtet kun representerte seg selv og de øvrig involverte i de to tinglysingssakene, sine søsken, som privatpersonen A.

Begjæringen om tinglysing for ett av skjøtene, mest nærliggende for skjøtet på eiendommen C, ble så, som det også fremgår foran, under henvisning til «møtet» [29. september 2008] gjentatt av A i e-post 3. oktober 2008. I e-post 10. oktober 2008 ba han så bekreftet at de to skjøtene nå var tinglyst. Deretter, i e-post 13. oktober 2008, viste A til at han gjentatte ganger hadde bedt om at skjøtene ble tinglyst nå, selv om det var strid om dokumentavgiftens størrelse. I samme e-post ble det blant annet også bedt bekreftet at skjøtene nå ble konferert under forutsetning av at «vi rekvirenter» ikke kunne tape noe ved det. Han ba også om veiledning i konfereringsspørsmål som han opplyste at han ikke hadde kunnskap om, til tross for at han er advokat. Etter min mening hadde denne e-posten 13. oktober 2008 utvilsomt en ordlyd som indikerte at A da kontaktet Statens kartverk som privatperson.

Alle de tre ovennevnte e-postene er sendt fra e-postsystemet til advokatfirmet X, og påført dette systemets forhåndsdefinerte avslutningsmal for e-poster sendt fra advokat As PC:

«Vennlig hilsen / Yours sincerely

advokatfirmaet X

A

Advokat/Attorney- at-law».

Den samlede korrespondansen, sammen med den øvrige kontakten som var mellom A og Statens kartverk for så vidt gjaldt selve tinglysingen av de to skjøtene, etterlater et noe uklart bilde av hvem som var rekvirent i henhold til dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd i denne saken. Som det fremgår foran, har jeg ikke funnet grunn til å legge vekt av betydning på at følgebrevet 12. september 2008 ble skrevet på advokatfirmaets brevpapir. Det er de tre e-postene, 3. 10. og 13. oktober, hvorav to riktignok er skrevet og sendt i etterkant av at skjøtene faktisk ble dagbokført 9. oktober 2008, som etter min vurdering skaper noe mer tvil om dette spørsmålet. Det synes vanskelig å ha en sikker formening om A da med hensikt mente å sende disse e-postene som advokat A på vegne av advokatfirmaet X, eller om det var en glipp fra hans side at han ikke fjernet den forhåndsdefinerte «signaturdelen» i e-postmalen fra disse tre e-postene før han sendte dem til Statens kartverk.

Det er forståelig at Statens kartverk kunne anse det noe tvilsomt om det var A som var rekvirent for de to tinglysingsbegjæringene da de ble godtatt, jf. dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd. På den annen side er det ikke holdepunkter i saken for at det på noen måte kunne fremstå som «klart» at det var advokatfirmaet X som på vegne av søsknene … sto for tinglysingsbegjæringene da disse endelig ble akseptert og skjøtene godtatt for tinglysing. Jeg kan følgelig ikke se at Statens kartverk har tatt tilbørlig hensyn til uklarhetene omkring hvem som i denne saken skulle anses for å være rekvirent etter dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd. Statens kartverk burde forut for tinglysingen ha fått avklart med A eller advokatfirmaet X hvilken befatning advokatfirmaet i tilfelle hadde hatt med tinglysingsbegjæringene.

Jeg har merket meg det Statens kartverk skriver i brevet hit 9. mars 2009 om praksis i tilsvarende saker som denne, og om konsekvensene av eventuelt å måtte legge om denne praksis. Spørsmålet om hvem som er rekvirent må naturligvis vurderes og avgjøres konkret i den enkelte sak. Denne saken er preget av flere særegne forhold.

Konklusjon

Det er vanskelig å se at det i henhold til dokumentavgiftsloven § 6 annet ledd var advokatfirmaet X som i denne sak skulle anses for å være rekvirent for begjæringene om tinglysing av skjøtene for eiendommene C og D i E kommune. Under enhver omstendighet kunne Statens kartverk på en enkel måte ha brakt klarhet i hvem som var rekvirent og i tilfelle ha returnert begjæringene, uten dagbokføring.»