Uttalelse
Sakens bakgrunn
Sykehuset X HF lyste ut en såkalt restplass som turnuslege med arbeidssted på Y. Stillingen var begrenset til medisinsk tjeneste, og varigheten av tjenesteforholdet var seks måneder. I utlysningen ble det stilt følgende kvalifikasjonskrav:
«- Dokumentasjon på autorisasjon som lege eller turnuslisens før tjenesten tiltres forutsettes.
- Kandidatene må ha arbeids- og oppholdstillatelse.
- Søker må beherske norsk både muntlig og skriftlig godt.
- Utdanning og utdanningssted må fremgå i søknaden.
- To referansepersoner fra relevant arbeidserfaring er ønskelig.
- Relevant arbeidserfaring er en fordel.
- Lokal tilhørighet er ingen ulempe.»
I tillegg ble det forutsatt at søkerne hadde «gode kommunikasjon og samarbeidsevner», samt «motivasjon for stillingen og personlig egnethet».
A var søker til stillingen. Hun ble ikke innkalt til intervju og ikke innstilt. A ble utdannet cand. med. i Z i 2003. Etter endt utdannelse jobbet hun tre år som henholdsvis turnuslege, legevaktslege og assistentlege i Æ. I perioden 2007–2011 jobbet hun som hjelpepleier og pleieassistent i Norge. Etter at hun fikk norsk autorisasjon som lege i 2013 jobbet hun først som lege i hospitering og deretter som lege i spesialisering (LIS). I perioden mai til august 2014 var hun tilsatt som turnuslege ved kirurgisk avdeling ved et annet sykehus i Norge.
Vedkommende som ble tilsatt i turnusstillingen var ferdig utdannet i juni 2014. Ut over praksistjeneste under studiet synes han ikke å ha hatt erfaring med legearbeid.
Klagen til ombudsmannen og undersøkelsene herfra
I klagen hit ble det anført at A ble forbigått ved tilsettingen. Etter forespørsel herfra oversendte sykehuset ved brev 15. oktober 2014 sakens dokumenter. I brevet heter det følgende om innstillingen av vedkommende som fikk stillingen:
«Han innstilles på bakgrunn av ekstraordinært gode referanser, studiested og relevante publikasjoner/prosjekter. Det er også vektlagt personlig egnethet og fremtoning under intervju.»
Det ble funnet grunn til å foreta nærmere undersøkelser av saken. Sykehuset ble bedt om å oversende den skriftlige innstillingen, dersom denne forelå. Dersom det ikke var tilfellet, ble sykehuset bedt om å begrunne hvorfor tilsettingsvedtaket og evt. innstillingen, referanseopplysninger og opplysninger/vurderinger fra avholdt intervju ikke var nedtegnet. Det ble stilt spørsmål om kravet til forsvarlig saksbehandling og muligheten for etterfølgende kontroll tilsa at tilsettingsprosessen ble skriftliggjort.
Videre ble sykehuset bedt om å redegjøre for hvilke vurderinger som lå til grunn for utvelgelsen av kandidater til intervju, og om det ble innhentet referanser for A. Sykehuset ble også bedt om å redegjøre for sin sammenlignende vurdering av A og vedkommende som fikk stillingen.
I sykehusets svarbrev ble det blant annet vist til at tilsettingen var en «restplass» med varighet i seks måneder, og at sykehusets rutiner ved tilsetting av turnusleger derfor ikke var «helt fulgt». Dette ble angitt som begrunnelse for at det ikke ble utarbeidet noen skriftlig innstilling. Videre heter det i sykehusets brev 13. februar 2015:
«Årsaken til kort tilsetningstidspunkt, som for de fleste ville medføre flytting, var at felles undervisning med varighet 4 dager sammen med nytt ‘kull’ på ordinært turnuslegeløp startet 1.9.2014. Det var nødvendig at den som skulle tiltre restplassen kunne være med på denne oppstarten for å få nødvendig innføring og for at perioden skulle gi full medisinsk turnustjeneste for kandidaten.»
Det ble også opplyst at det ikke forelå nedtegninger fra telefonintervjuer eller referanseinnhentinger.
Om kvalifikasjonsvurderingen skriver sykehuset:
«Utvelgelsen av de kandidatene som det ble avholdt telefonintervju med ble gjort på bakgrunn de kriterier som fulgte i utlysningsteksten samt at praksisen var på en medisinsk avdeling. De valgte kandidater har utdanning fra velrennomerte legeuniversiteter, og har gjennom studietiden ved prosjekter vist interesse for indremedisinske fagområdet. Da A ikke ble vurdert for intervju er det ikke gjort noen referansesjekk. Det er med 49 søkere for et 6 mnd. restplass ikke mulig å foreta noen referansesjekk på andre enn de kandidatene som vurderes som aller mest aktuelle.
A har hatt opphold på 7 år uten jobb av relevant karakter (2006-2013). Dette er vurdert negativt i forhold til de utvalgte kandidatene som har legestudiets kompetanseområde ferskt i minne. De utvalgte kandidatene har i tillegg som nevnt ovenfor gjennom prosjekter i studietiden jobbet med indremedisinske fagområder. Det vises her til utvidet søkerliste som fulgte tidligere tilsendt i opprinnelig svarbrev.»
På bakgrunn av klagerens merknader kom sykehuset i brev 8. april 2015 med følgende presisering av kvalifikasjonsvurderingen:
«Sykehuset X ønsker å kommentere følgende i forhold til faktumfremstillingen. Vi ønsker å presisere at søkers fremstilling av relevant arbeidserfaring som lege ved Ø fra september 2013 i hennes CV er oppgitt som hospitering. Det vil si ulønnet observasjonspraksis og ikke er å anse som det samme som en alminnelig legepraksis.
Det neste punktet er påstanden om at Sykehuset X vurderer perioden 2006 til 2013 som negativ i forbindelse med utvelgelsen. Som det fremkommer av CV besto denne perioden av jobb som hjelpepleier/pleieassistent, dette er ikke arbeidsoppgaver hvor en utdannet lege får vedlikehold sin medisinske kompetanse. Likeledes vurderes den medisinske praksis fra utlandet som gammel og med manglende vedlikehold av kompetansen.»
Klager presiserte deretter at hun i perioden november 2013 til april 2014 hadde arbeidet som lege i spesialisering (LIS), og at hun arbeidet som underordnet lege i januar 2014 og til dels også i hospiteringsperioden.
Ombudsmannens syn på saken
1. Skriftlighet i saksbehandlingen
Utgangspunktet er at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig. Kravet er et utslag av det grunnleggende, ulovfestede prinsippet om at all offentlig forvaltning skal være saklig begrunnet, og at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Det vises til ombudsmannens tidligere uttalelser om dette, blant annet i sak inntatt i årsmeldingen for 2008 side 96 (somb-2008-22), der det heter:
«Når forvaltningen ikke utarbeider skriftlig begrunnelse til partene, blir det desto viktigere i prosessen å sørge for å sikre at det i ettertid blir mulig å kontrollere at tilsettingsprosessen har vært saklig og forsvarlig. Dette er spesielt viktig for at ombudsmannskontrollen skal bli effektiv.
Dette betyr at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig. Erfaring viser at skriftlighet også er egnet til å bevisstgjøre beslutningstakere, og dermed sikre at forvaltningen treffer korrekte avgjørelser med saklig begrunnelse. Nedtegnelser vil også lette andres tilgang til de avgjørende omstendigheter i en sak, som igjen kan sikre likebehandling. Hensynet til bevissikring og sakens opplysning tilsier også at avgjørelsens faktiske grunnlag og tilsettingsorganets vurderinger blir nedtegnet. Dette reduserer også faren for mistanke om at den avgjørelsen som er truffet er bygget på utenforliggende eller usaklige hensyn. Tilsettingsorganet må derfor innrette sin virksomhet slik at det er mulig å føre kontroll med forvaltningens avgjørelser.»
Videre heter det i sykehusets interne retningslinje for tilsettinger at «[i]nnstillingen skal være skriftlig og begrunnet».
Ombudsmannen er ikke uten videre enig i sykehusets anførsel om at utgangspunktet om skriftlighet kan fravikes ved tildeling av restplass som turnuslege med varighet på seks måneder, eller på grunn av tidsnød. Stillingene som turnuslege er av stor betydning for søkerne, noe som ofte viser seg i søkermassen til slike stillinger. Full turnustjeneste utgjør totalt 18 måneder. Seks måneder på en medisinsk sykehusavdeling vil utgjøre halvparten av sykehustjenesten. Den utlyste stillingen utgjør således en vesentlig del av et totalt turnusløp. Muligheten for etterfølgende kontroll av tilsettingen er derfor viktig.
Klageren fremstår som formelt godt kvalifisert til den utlyste stillingen. Vurderingene av søkerne i de ulike stadiene i tilsettingssaken fremstår derfor som sentrale. Det er derfor grunn til å minne om at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig.
2. Innkalling til intervju og den foretatte kvalifikasjonsvurderingen
Ved vurderingen av hvem av søkerne som skal innkalles til intervju og hvem som anses best kvalifisert for stillingen, må det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningsteksten, samt eventuelle lov- og avtalefestede krav. For øvrig vil sentrale momenter være utdanning, praksis og personlig egnethet.
En forutsetning for at ombudsmannen skal kunne kontrollere tilsettingen på en tilfredsstillende måte, er at det foreligger nedtegnelser fra de vurderingene som er gjort. I denne saken finnes det bare i begrenset grad nedtegnelser som redegjør for sykehusets utvelgelse til intervju, de vurderingene som ble gjort under intervjuene og referanseinnhentingen, og den nærmere vurderingen som ble gjort ved innstillingen.
Sykehuset har til en viss grad gjort rede for kvalifikasjonsvurderingen av klageren og vedkommende som ble tilsatt. Det har i forbindelse med undersøkelsene herfra kommet frem at det foreligger uenighet mellom sykehuset og klageren om hvordan deler av hennes praksis skal vurderes og vektlegges. Denne uenigheten beror til dels på faglige og skjønnsmessige vurderinger som ombudsmannen bare i begrenset utstrekning kan overprøve.
Klageren synes imidlertid å være godt formelt kvalifisert. Selv om det legges til grunn at hennes erfaring fra utlandet og hennes periode som hjelpepleier og pleieassistent ikke skal tillegges særlig vekt, er det vanskelig å se at hennes seks måneder som LIS og fire måneder som turnuslege i Norge ikke skal vektlegges. Vedkommende som ble tilsatt i turnusstillingen, var som nevnt ferdig utdannet i juni 2014, og hadde ingen erfaring med legearbeid ut over praksistjeneste under studiet. Han deltok imidlertid i et prosjekt om indremedisin under studiet, noe sykehuset har vektlagt. Videre opplyser sykehuset at det har vært lagt avgjørende vekt på bl.a. «ekstraordinært gode referanser». «[P]ersonlig egnethet og fremtoning under intervju» skal også være vektlagt. Disse forholdene har ikke vært undersøkt for klagers del. Det foreligger som nevnt heller ikke nedtegninger fra intervju eller referanseinnhenting, noe som vanskeliggjør ombudsmannens kontroll.
Slik saken er opplyst, burde klageren ha vært intervjuet. Ombudsmannen er videre i tvil om det var den best kvalifiserte søkeren som ble tilsatt.
3. Oppsummering
Utgangspunktet om at de sentrale delene av en tilsettingsprosess bør nedtegnes skriftlig, gjelder også ved tilsetting av turnusleger i seks måneder. Tidspress kan ikke begrunne unntak fra denne hovedregelen. Manglende skriftlighet har gjort det vanskelig for ombudsmannen å kontrollere om sykehuset har fulgt det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet ved behandlingen av saken. På bakgrunn av klagerens og den tilsattes formelle kvalifikasjoner burde det har vært avholdt intervju av klageren, og det er grunn til å stille spørsmål om den best kvalifiserte søkeren ble tilsatt.
Gjennomgangen av saken gir imidlertid ikke ombudsmannen grunnlag for å konkludere med hensyn til hvem av søkerne som etter en helhetsvurdering var best kvalifisert for stillingen. Den tilsatte er ikke part i saken for ombudsmannen. Ettersom tilsettelsene er gjennomført, og tilsettingsperioden har utløpt, gir ikke saken grunn til videre oppfølging herfra. Sykehuset bes imidlertid merke seg ombudsmannens vurderinger ved behandlingen av senere tilsettingssaker.