Uttalelse
Slik saken er opplyst, har ombudsmannen kommet til at museet brøt § 9 da den ikke hadde innkalt klageren til intervju. Tilsettingen er gjennomført, og den tilsatte er ikke part i saken her. Uttalelsen får derfor ingen konsekvenser for tilsettingsvedtaket. Museet er imidlertid bedt om å vurdere om det er grunn til å gi klageren en beklagelse.
Klageren hadde søkt på en stilling ved et museum, og opplyst at hun hadde nedsatt funksjonsevne. Hun mente hun var kvalifisert, men verken hun eller andre med nedsatt funksjonsevne ble innkalt til intervju. Klageren mente at forholdet utgjorde et brudd på forskrift til tjenestemannsloven § 9, og klaget saken inn for ombudsmannen.
Ombudsmannen tok saken opp med museet, som la til grunn at det hadde behandlet klagerens søknad korrekt. Partene var bl.a. uenig om hvilke kvalifikasjonskrav som var stilt i utlysningsteksten og om forståelsen av § 9 i nevnte forskrift.
Mitt syn på saken
1. Plikten til å innkalle til konferanse
Det står i forskrift til tjenestemannsloven § 9 at «[d]ersom det blant kvalifiserte søkere til en stilling er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet, og enten er eller blir uten arbeid, skal det alltid innkalles minst én slik søker til konferanse før det gis innstilling».
I denne saken er det uomstridt at klageren har nedsatt funksjonsevne, og at hun hadde opplyst dette da hun søkte på stillingen. Videre er det klart at hun på søknadstidspunktet ikke var i annet arbeid, og at det ikke ble innkalt andre med nedsatt funksjonsevne til intervju. Avgjørende for spørsmålet om det utgjør et brudd på forskriften § 9 at klageren ikke ble innkalt, er om klageren var kvalifisert for stillingen.
Utlysningsteksten danner utgangspunktet for vurderingen av om klageren var kvalifisert. Det avgjørende er hvilke kvalifikasjonskrav som er stilt. Kompetanse/egenskaper som kun er angitt som ønsker, fordeler e.l. vil være relevant ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, men ikke avgjørende for vurderingen av om en søker er blant de kvalifiserte i relasjon til forskriften § 9.
I utlysningsteksten var det stilt krav om «fortrinnsvis eksamen fra høyskole, universitet eller annen relevant utdannelse tilsvarende bachelorgrad», men «[r]elevant praksis kunne erstatte utdanningskravet». Klageren oppfattet dette slik at det kun var stilt krav om bachelorgrad, noe hun hadde. Museet mente imidlertid at det i tillegg måtte stilles visse krav til innholdet i bachelorgraden. Ombudsmannen har forståelse for museets synspunkt, i og med at det ble stilt krav om at annen utdanning måtte være relevant. Vurderingen av hva som er relevant, må videre – slik Museet har påpekt – knyttes til stillingens arbeidsoppgaver, slik disse er beskrevet i utlysningsteksten.
Om klagerens fagkombinasjon er relevant, beror i stor grad på faktisk og faglig kunnskap om det aktuelle fagfeltet, og til en viss grad også på skjønn. Ombudsmannen undersøkelser er av rettslig karakter, og faktiske, …faglige og skjønnsmessige vurderinger er lite egnet for prøving herfra. En forutsetning for å kunne la saken bero med museets redegjørelse, er likevel at museets vurderinger fremstår som konsekvente, og at de bygger på en riktig forståelse av regelverket.
Museet har i brev 25. mars 2014 hit vist til at innstillingsrådet konkluderte med at klageren ikke var kvalifisert for stillingen, og derfor ikke ble innkalt til intervju. Dette synes ikke å stemme med opplysninger som kommer frem i sakens dokumenter. I den skriftlige innstillingen er søkerne gjennomgått og fordelt i grupper etter kvalifikasjoner. Under punkt 3 er det laget en liste over søkere som ikke ble funnet kvalifiserte for stillingen. Klagerens navn er ikke på denne listen, noe som tilsier at innstillingsrådet fant henne kvalifisert. Videre fremgår det ikke noe sted i sakens dokumenter at ble gjort en vurdering av klageren eller andre knyttet til kravet i forskriften § 9 før tilsettingen var gjennomført. Mangelen på slik nedtegning, sammen med innstillingens formulering, skaper tvil om museet har hatt en korrekt forståelse av plikten til å innkalle til intervju etter forskriften § 9.
De redegjørelsene museet har gitt i anledning klagesaken her, synes etter dette ikke å samsvare med de mer tidsnære opplysningene som fremkommer i sakens dokumenter. Ombudsmannen finner å kunne legge til grunn at museet hadde kommentert dette avviket særskilt dersom opplysningene i innstillingen ikke stemte med de vurderingene som faktisk ble foretatt før tilsettingen. Museets redegjørelser har også bidratt til å forsterke tvilen om dets forståelse av forskriftsbestemmelsen er riktig. I brev 25. mars 2014 opplyste museet at klageren ikke hadde «ønsket studieretning» og «tilfredsstilte dermed ikke kravet om relevant utdanning». Dette kan forstås slik at museet feilaktig likestiller ønsker med krav. Senere redegjørelser underbygger dette. Dersom de beskrevne ønskede og foretrukne studieretningene var ment å utgjøre kravet om «relevant utdannelse», burde utlysningsteksten vært formulert deretter.
Museet bør ved fremtidige tilsettinger være bevisst skillet mellom kvalifikasjonskrav og ønsker ved utforming av utlysningstekster, og ved vurderingen av søkerne.
Hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør videre nedtegnes skriftlig, også eventuelle vurderinger gjort av kandidater i tilknytning til forskriften § 9. I tillegg til å bidra til bevissthet ved vurderingen av søkernes kvalifikasjoner, er skriftlighet avgjørende ved en etterfølgende kontroll av det faktiske grunnlaget for avgjørelsen, og av om den foretatte kvalifikasjonsvurderingen er basert på saklige og relevante hensyn. Manglende skriftlighet i saksbehandlingen kan i seg selv være egnet til å svekke tilliten til den avgjørelsen som er fattet.
Som nevnt er det nærliggende å oppfatte innstillingen slik at klageren ble funnet kvalifisert for stillingen av innstillingsrådet. At hun ikke ble ansett blant de best kvalifiserte, er i denne sammenheng av underordnet betydning. Kvalifikasjonsvurderingen, slik denne har kommet til uttrykk i innstillingen, tilsier at hun skulle blitt innkalt til intervju.
Slik saken er opplyst, må det legges til grunn at museet derfor har brutt forskrift til tjenestemannsloven § 9.
2. Behandlingen av klagerens henvendelser under tilsettingsprosessen
Klageren har i skriv 22. januar 2014 og 5. juni 2014 opplyst at museet først etter lang tid og én purring besvarte hennes spørsmål om hvordan prosessen lå an. Hun fikk deretter beskjed om at museet ikke kunne se at hun hadde krysset av for nedsatt funksjonsevne, til tross for at hun hadde gjort dette. Klageren ble også bedt om å sende søknadsbrevet på nytt, da museet ikke kunne finne dette.
Museet har i redegjørelsen 20. august 2014 hit opplyst at årsaken til «at det ble enkelte komplikasjoner rundt hennes søknad, var at søknaden havnet hos en saksbehandler som underveis sluttet i den aktuelle stillingen». Det var videre «en stor misforståelse» at museet hadde rotet bort søknaden, idet både søknad og øvrige opplysninger var tilgjengelig slik klageren selv hadde lagt det inn via det elektroniske søknadssystemet EasyCruit. Selv om museets saksbehandler ikke fant opplysningene, betydde ikke det «at søknaden er borte, men er et uttrykk for en fersk saksbehandler ikke visste hvor hun skulle lete etter dokumenter». Museet har videre gjengitt en e-post 5. november 2013 fra en av museets ansatte til klageren, og uttrykker overraskelse over at «dette forholdet igjen trekkes frem» av klageren.
De bemerkes at klageren i sin korrespondanse hit ikke har skrevet at museet har «rotet bort» søknaden. Hennes redegjørelse for saksbehandlingen synes å stemme overens med museets redegjørelse og det som fremkommer av sakens dokumenter. I e-posten 5. november 2013 som museet har vist til, opplyser personalkonsulenten at hun verken fant opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller selve søknadsbrevet, og ba klageren sende dette på nytt. Det er vanskelig å se at denne e-posten er egnet til å forsikre klageren om en ryddig saksbehandling, og at det derfor var «overraskende» at klageren tok dette opp i klagen hit. Museets opplysning om at klageren først ikke fikk svar fordi «søknaden havnet hos en saksbehandler som underveis sluttet» er også vanskelig å forstå, all den tid museet samtidig har forsikret om at søknaden hele tiden lå tilgjengelig i EasyCruit.
Museet bes etter dette gjennomgå sine rutiner for opplæring av nyansatte, og herunder rutiner for behandling av søknader og henvendelser knyttet til tilsettinger.