Uanmeldte trekk i lønn for tilbakekreving av for mye utbetalt lønn

Sakens bakgrunn og ombudsmannens undersøkelser

Ombudsmannen forstår hovedtrekkene i saken slik:

A hadde fra 1960 vært ansatt i forskjellige undervisningsstillinger i X kommune. Etter at hun hadde gått av med pensjon, ble hun for skoleåret 2013/14 ansatt i fastlønnet 50 % stilling som adjunkt, og arbeidet i tillegg ekstra timer på pensjonistavlønning. Saken her har sin bakgrunn i at A fikk for mye utbetalt lønn for juni og juli 2014, til sammen kr 3 427,84, ved at i alle fall noen av ekstratimene disse to månedene ved en feil var blitt registrert på hennes adjunktstilling. Høsten 2014 var hun ikke i jobb for kommunen, men ved skolestart 2015 tok hun etter kommunens anmodning et vikariat på ubestemt tid for en sykmeldt lærer. Det vikariatet var på pensjonistavlønning. Kommunen trakk henne så i pensjonistavlønningen for februar og mars 2015 til dekning av for mye utbetalt lønn for juni og juli 2014.

I brev 20. januar 2017 og 8. februar 2017 klaget så A til ombudsmannen over X kommunes uanmeldte trekk i lønn for februar og mars 2015 til dekning av for mye utbetalt lønn for juni og juli 2014. I brevene hit forklarte hun i detalj om hvorfor hun hadde vært i god tro med hensyn til de to lønnsutbetalingene. Hun skrev og at kommunen burde ha fattet et vedtak om tilbakekreving i forkant, slik at hun var blitt informert om lønnstrekket før det ble gjort. A klaget også over kommunens sviktende oppfølging av hennes henvendelser våren 2015 om kommunens tilbakekreving.

Saken ble i brev herfra 6. mars 2017 tatt opp med X kommune. Kommunen ble både spurt om grunnlaget for lønnstrekket og tilbakesøkingskravet, og bedt om en redegjørelse for den vurderingen som lå til grunn for tilbakekrevingen. Det ble også bedt om en forklaring på hvorfor A i forkant av lønnstrekkene verken var blitt informert om at hun hadde fått for mye utbetalt i lønn for juni og juli 2014, eller om at det ville bli foretatt trekk i hennes lønn for februar og mars 2015. Kommunen ble også spurt om hvorfor det tok ett år å besvare As henvendelser om lønnstrekket, og om det var i samsvar med forvaltningslovens regler og kravet til god forvaltningsskikk.

I kommunens svarbrev 27. mars 2017 ble det vist til at det i As arbeidsavtale for perioden 1. januar 2014 til 31. juli 2014 var presisert at «[v]ed feil utbetalt lønn kan lønnsutbetaler foreta nødvendige justeringer neste lønningsdag, jfr. Arbeidsmiljøloven». A ble ansatt i fastlønnet 50 % stilling som adjunkt, og arbeidet i tillegg ekstra timer på pensjonistavlønning. Feilutbetalingen skyldtes at noen av ekstratimene ved en feil var blitt registrert på hennes adjunktstilling. Det var Statens Pensjonskasse (SPK) som i desember 2014 gjorde kommunen oppmerksom på feilen. Da ble timene korrigert over på riktig stilling, «noe som medførte trekk i for mye utbetalt timelønn». I brevet het det så videre:

«Det negative beløpet ble liggende i lønningssystemet i påvente av ny timeliste til utbetaling. Nye timelister kom til februar og mars lønn 2015. Lønningskontoret tar kritikk for at det ikke ble sendt brev til A med informasjon om dette.»

Kommunen bekreftet også at oppfølgingen av As skriftlige henvendelser hadde sviktet, og erkjente at dette var «utenfor forvaltningslovens regler». I brevet sto det og at «X kommune beklager den belastningen dette har påført A».

Etter å ha fått oversendt kommunens svar kom A tilbake til saken i brev hit 20. april 2017. På grunnlag av As merknader til kommunens svar ble det stilt tilleggsspørsmål til kommunen i brev herfra 27. april 2017, som kommunen besvarte i brev 16. mai 2017.  Deretter kom A ytterligere tilbake til saken i brev hit 13. juli 2017.

Ombudsmannens syn på saken

Slik saken er opplyst hit, legger ombudsmannen til grunn at det ikke er bestridt at A var i god tro da hun fikk utbetalt for mye lønn i juni og juli 2014 som følge av at ekstratimer var blitt registrert på feil stilling. Sakens to sentrale materielle spørsmål er derfor om X kommune hadde adgang til å kreve den feilutbetalte lønnen tilbakebetalt, og til å gjennomføre tilbakekreving ved trekk i lønn.

1. Om lønnstrekket hadde gyldig grunnlag

Hovedregelen etter arbeidsmiljøloven § 14-15 annet ledd er at det ikke kan gjøres trekk i arbeidstakers lønn eller feriepenger. Av forarbeidene til den likelydende bestemmelsen i den tidligere arbeidsmiljøloven av 1977, § 55 nr. 3, Ot. prp. nr. 50 (1993-1994) s. 144 flg., fremgår at hensynet bak denne hovedregelen er å sikre at arbeidstaker mottar lønnen sin mest mulig ubeskåret, og at lønnen skal være forutsigbar. I tillegg er denne lovbestemte trekkbegrensingen ment å jevne ut styrkeforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i en konfliktsituasjon der det kan være tvist om arbeidstakers tilbakebetalingsplikt.

X kommune har som grunnlag for tilbakesøkingskravet gjennomført ved lønnstrekk vist til As arbeidsavtale for perioden 1. januar til 31. juli 2014, hvor det het at «[v]ed feil utbetalt lønn kan lønnsutbetaler foreta nødvendige justeringer neste lønningsdag, jfr. Arbeidsmiljøloven». Ombudsmannen legger til grunn at det her siktes til arbeidsmiljøloven § 14-15 annet ledd bokstav c, hvor det heter at trekk i lønn og feriepenger ikke kan gjøres unntatt «når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale».

Ombudsmannen vet at lignende standardklausuler som den i As arbeidsavtale for perioden 1. januar til 31. juli 2014 er relativt vanlig innenfor offentlig sektor. Så langt tilbake som i 1999, sak 1999/2142 (SOMB-2001-22, årsmeldingen 2001 s. 129), tok ombudsmannen av eget tiltak opp med daværende Kommunal- og regionaldepartement i hvilken grad slike generelle forhåndsavtaler om lønnstrekk skal kunne anses gyldige. Saken ble tatt opp med utgangspunkt i ordlyden i den tidligere arbeidsmiljøloven av 1977 § 55 nr. 3 bokstav c, som er videreført i någjeldende arbeidsmiljølov § 14-15 annet ledd bokstav c, jf. ovenfor. Ombudsmannen viste til at «på forhånd» enten kunne forstås slik at bestemmelsen åpner for trekk på grunnlag av en avtale inngått allerede i forkant av feilutbetalingen, eller kun gir adgang til å foreta trekk når det inngås avtale om dette etter at en feil har skjedd og omfanget av denne er klarlagt.

Ved avslutning av den saken uttalte ombudsmannen blant annet:

«Det sentrale vil etter mitt syn være at det foreligger et uomtvistelig samtykke før det foretas trekk i arbeidstakers lønn. Dette innebærer at det må foreligge en avtale der det er klart at begge parter er innforstått med hva trekket gjelder. Som utgangspunkt vil jeg derfor anta at loven kun åpner for å gjøre trekk i lønn og feriepenger der avtale om dette er inngått i etterkant av feilutbetalingen. Avtalen om adgang til å trekke i lønnen blir dermed samtidig en erkjennelse av at det foreligger et krav og arbeidstakers samtykke i at kravet gjøres opp ved at det foretas trekk i lønn. I de tilfeller det foreligger skriftlige generelle forhåndsavtaler om adgang til å gjøre trekk i lønn i forkant av feilutbetalingen, hvilket har vist seg er en relativt vanlig standardklausul innenfor det offentlige, mener jeg det er grunn til å anta at denne avtalen bare vil kunne danne grunnlag for trekk der det i tillegg foreligger en erkjennelse fra arbeidstakeren om at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd jf. også bestemmelsen i bokstav e) om erstatningskrav. I tvistesituasjoner der det ikke er erkjent at det foreligger et krav på arbeidsgivers hånd, vil en generell forhåndsavtale om trekk etter mitt syn ikke kunne gjøres gjeldende.»

Daværende Arbeids- og administrasjonsdepartementet fulgte opp ovennevnte uttalelse med å skrive til ombudsmannen at departementet var «enig i at en standardklausul inntatt i arbeidsavtalen som generelt slår fast at det skal være adgang til å foreta trekk i lønn ved feilutbetalinger i utgangspunktet ikke kan danne grunnlag for trekk i lønn». I samme brev ble det presisert at en forhåndsavtale etter departementets syn kunne være gyldig «hvis den er supplert med begrensninger med hensyn til trekkets størrelse, preklusjonsfrister, varsling, krav om etterfølgende erkjennelse og samtykke og/eller andre vilkår som i tilstrekkelig grad sikrer arbeidstakerens behov for forutsigbarhet og kontroll».

For ordens skyld vil ombudsmannen særskilt bemerke at det etter undersøkelsene i denne saken må anses klart at da kommunen gjennomførte lønnstrekkene i februar og mars 2015, var A ikke kjent med at lønnsutbetalingene for juni og juli 2014 hadde vært for store. Tilbakesøkingskravet var således ikke på noen måte erkjent da lønnstrekkene ble gjennomført. Derfor er det ombudsmannens klare oppfatning at standardklausulen i As arbeidsavtale – en arbeidsavtale som for øvrig gjaldt en periode som var utløpt da lønnstrekkene ble gjennomført – uansett ikke kunne være rettslig holdbar som grunnlag for lønnstrekkene denne saken gjelder. Ombudsmannens konklusjon er derfor at X kommune i februar og mars 2015 gjorde trekk i As lønn uten å ha rettslig grunnlag for disse trekkene. Det må X kommune kritiseres for.

2. Om X kommunes tilbakesøkingskrav hadde holdbart rettslig grunnlag

Like lite som en standardklausul i arbeidsavtalen som generelt slår fast at det skal være adgang til å foreta trekk i lønn ved feilutbetalinger kan gi gyldig grunnlag for trekk i lønn, vil en slik standardklausul alene kunne anses som tilstrekkelig rettslig grunnlag for et tilbakesøkingskrav. Ombudsmannen er følgelig ikke enig i at X kommune hadde gyldig rettslig grunnlag for tilbakesøkingskravet i arbeidsavtalen til A.

Når det gjelder slike tilbakesøkingskrav som i denne saken, er det sikker rett, jf. også den kortfattede redegjørelsen på dette punkt i Ot. prp. nr. 50 (1993-1994) s. 144, at dersom arbeidsgiver selv var i god tro da utbetalingen ble gjort, så reguleres tilbakesøkingsretten av de ulovfestede reglene om tilbakesøking av erlagt ytelse; læren om condictio indebiti. Etter denne læren skal det enkelte tilfelle vurderes helt konkret og under hensyn til hva som fremstår som rimelig i den aktuelle saken.

X kommune må derfor også kritiseres for ikke å ha gjort en konkret rimelighetsvurdering av om det var grunn til å kreve den feilutbetalte lønnen tilbakebetalt fra A. Slik saken er opplyst hit finner ombudsmannen det mest sannsynlig at utfallet av en forsvarlig rimelighetsvurdering ville blitt at kommunen ikke hadde holdbart rettslig grunnlag for å kreve tilbakebetaling. Ombudsmannen bygger hovedsakelig på at kommunen var skyld i feilen, at den burde hatt systemer for selv å fange opp feilen tidligere, og at A var i aktsom god tro om lønnsutbetalingene.

3 Saksbehandlingen

Da lønnstrekkene ble foretatt i februar og mars 2015 var A hverken informert om at det var utbetalt for mye lønn i juni og juli 2014, eller om at hun ville bli trukket i lønn for feilutbetalingene. I følge kommunen ble feilutbetalingene først oppdaget i desember 2014, men har ikke gitt noen forklaring på hvorfor A heller ikke da ble informert om at kommunen hadde til hensikt å korrigere feilutbetalingene ved å gjøre trekk i de neste timelistene som kom til utbetaling. Ombudsmannen har merket seg at X kommune nå erkjenner saksbehandlingsvikt, og «tar kritikk» for at A ikke fikk slik informasjon. Etter ombudsmannens syn bør X kommune gi A personlig en uforbeholden unnskyldning, både for dette forholdet, og for at hennes skriftlige henvendelse til kommunen 11. mai 2015, fulgt av to skriftlige purringer, ble alt for sent og i tillegg mangelfullt besvart i kommunens brev til henne 13. mai 2016.

Oppsummering 

Standardklausuler om trekk i lønn ved feilutbetalinger som den i As arbeidsavtale gir hverken holdbart rettslig grunnlag for trekk i lønn eller for et krav om tilbakebetaling av den aktuelle feilutbetalingen. Ved feilutbetaling av lønn må spørsmålet om tilbakebetaling løses etter den ulovfestede læren om condictio indebiti. Det så X kommune bort fra.

X kommune må derfor både kritiseres for å ha trukket A i lønn uten å ha rettslig grunnlag for lønnstrekket, og for ved lønnstrekket å ha gjennomført dekning av et krav som kommunen etter all sannsynlighet ikke hadde rett til å kreve tilbakebetalt.

Ombudsmannen forutsetter at kommunen legger om sin praksis slik at den kommer i overensstemmelse med gjeldende rett, jf. redegjørelsen ovenfor, både hva gjelder lønnstrekk og behandling og vurdering av tilbakesøkingskrav etter feilutbetalinger av lønn.

I tillegg ber ombudsmannen X kommune om på egnet måte så snart som mulig å reparere den urett som kommunen har begått mot A. Ombudsmannen ber også om å bli orientert om hvordan X kommune følger opp denne anmodningen.