Sakens bakgrunn
Advokat Lene Wallem henvendte seg til Utlendingsdirektoratet (UDI) ved brev 9. mars 2018. På vegne av A begjærte hun partsinnsyn i alle dokumenter knyttet til As opphold i Norge i 2006. I innsynsbegjæringen opplyste advokaten at hun hadde behov for disse dokumentene i forbindelse med en klagesak om medlemskap i folketrygden.
Advokat Wallem purret på svar fra UDI i brev 17. april 2018. Da hun fortsatt ikke mottok svar, brakte hun saken inn for ombudsmannen ved brev 24. mai 2018. I klagen påpekte advokaten også at UDI ikke hadde gitt henne tilbakemelding på at henvendelsen var mottatt og om dokumentene ville bli oversendt.
Undersøkelsene herfra
I telefonsamtale 7. juni 2018 med en seniorrådgiver hos UDI fikk vår saksbehandler opplyst at advokat Wallems henvendelser var mottatt, men at disse ennå ikke var blitt fordelt til en saksbehandler hos UDI. Det ble opplyst at saken nå ville bli behandlet med en gang, og at advokaten ville motta dokumentene senest neste dag. I en ny telefonsamtale samme dag ble det opplyst at en del av dokumentene måtte rekvireres fra UDIs arkiv. Dokumentene var blitt rekvirert tidligere samme dag og markert som hastesak. Det ble opplyst at UDI nå hadde valgt å sende all dokumentasjon vedrørende A til advokaten. De delene av dokumentasjonen som var lagret elektronisk, ville bli oversendt allerede samme dag.
På bakgrunn av klagen og opplysningene i telefonsamtalen besluttet vi å undersøke saken nærmere. I brev 8. juni 2018 ble UDI bedt om å redegjøre skriftlig for fremdriften i saken fra det tidspunktet innsynsbegjæringen ble fremsatt. Videre spurte vi
- om UDI anså den samlede saksbehandlingstiden å være forenlig med kravene i forvaltningsloven § 11 a første ledd
- om hva som er forventet saksbehandlingstid i saker om partsinnsyn
- hvilken informasjon advokaten hadde fått mens saken hadde vært til behandling, og om UDI anså behandlingen av saken på dette punktet å være i tråd med forvaltningsloven § 11 a og normer for god forvaltningsskikk
Fristen for å besvare undersøkelsen og oversende sakens dokumenter ble satt til 25. juni 2018. Vi mottok ikke svar innen fristen, og sendte derfor en skriftlig purring med ny frist 18. juli 2018.
UDI besvarte vår henvendelse i brev 17. juli 2018. UDI opplyste at de dokumentene direktoratet hadde elektronisk, ble sendt til advokaten 7. juni, altså samme dag som vår saksbehandler tok kontakt med direktoratet per telefon. De resterende dokumentene ble rekvirert fra arkivet og sendt advokaten 21. juni 2018. UDIs opplyste at advokaten nå hadde fått fullt innsyn i sakens dokumenter.
Vedrørende den forutgående håndteringen av innsynsbegjæringen skrev UDI:
«Meldingen ble registrert av EØS enheten 16.03.2018. Meldingen ble ved en feil fordelt videre til en mappe for søknader, og den ble derfor ikke behandlet omgående.
Meldingen skulle i henhold til interne rutiner ikke ha blitt fordelt til denne mappen, og det er således her vår interne feil begås. Normalt vil en begjæring om partsinnsyn bli fordelt til vår enhet som umiddelbart saksbehandler innsynsbegjæringen.»
UDI opplyste videre at den skriftlige purringen fra advokaten ble registrert i direktoratets systemer 24. april 2018. Ut fra sine registreringer kunne UDI ikke se hvorfor purringen ikke ble plukket opp av enheten og besvart. Også på dette punktet hadde det skjedd en svikt i direktoratets rutiner. UDI erkjente at saksbehandlingstiden ikke var i henhold til kravene i forvaltningsloven § 11 a. Direktoratet erkjente videre at advokaten ikke hadde fått informasjon om saksgangen underveis, og at dette utgjorde brudd på forvaltningsloven § 11 a annet ledd. UDI beklaget sin håndtering av saken.
UDI opplyste at direktoratets rutiner går ut på at begjæringer om partsinnsyn skal behandles umiddelbart etter registrering. Saker fra før 2010 må imidlertid rekvireres fra arkiv. I slike saker kan det derfor ta 2–3 dager før innsynsbegjæringen besvares. UDI beklaget svikten i rutinene som hadde ledet til feilen i forbindelse med innsynsbegjæringen fra As advokat og opplyste at direktoratet ville sørge for at dette ikke skjedde igjen.
Ombudsmannens syn på saken
Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Ombudsmannen har tidligere uttalt seg om behandlingstiden for begjæringer om partsinnsyn, blant annet i uttalelse 13. desember 2010 (SOM-2010-1911):
«Ved tidligere anledninger har jeg uttalt at allmennhetens begjæringer om innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet bør avgjøres samme dag, og i alle fall innen en til tre dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres. Ut fra sammenhengen mellom offentlighetsloven og forvaltningsloven, er det lagt til grunn at saksparter som ber om å få oversendt saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn ikke bør stilles dårligere.»
UDI brukte over tre måneder på å besvare innsynsbegjæringen fra advokat Wallem. Saksbehandlingstiden overskrider i betydelig grad rammene for det som kan aksepteres i en sak om partsinnsyn. Også saksbehandlingstiden etter at ombudsmannens saksbehandler kontaktet UDI per telefon, er isolert sett så lang at den forutsetter en særlig begrunnelse for å kunne godtas. Ombudsmannen har merket seg UDIs opplysninger om at den delen av dokumentasjonen som sist ble oversendt advokaten, bare fantes i papirformat, og at det normalt tar 2–3 dager for behandlende enhet å få innhentet slike saker fra arkivet. Selv om man tar høyde for dette, har UDI brukt ytterligere 6–7 virkedager på å ferdigbehandle saken, uten at denne tidsbruken er nærmere begrunnet.
Til tross for at det ble sendt skriftlig purring, sendte UDI heller ikke advokat Wallem noe foreløpig svar eller annen informasjon om saksfremdriften før saken ble brakt inn for ombudsmannen. UDIs håndtering av saken er på dette punktet ikke i overenstemmelse med forvaltningsloven § 11 a annet ledd og god forvaltningsskikk.
Ombudsmannen tar til etterretning UDIs redegjørelse for sine rutiner for håndtering av saker om partsinnsyn. Rutinene synes i utgangspunktet å legge til rette for en behandlingstid som ligger innenfor lovens krav. Dette forutsetter imidlertid at direktoratet allerede på mottakstidspunktet makter å identifisere innsynsbegjæringer og fordele disse i henhold til rutinene. I saken her har dette ikke skjedd. At en innsynsbegjæring kan bli liggende ubehandlet i over tre måneder som følge av feilfordeling, er ikke tilfredsstillende. Ytterligere problematisk er det at heller ikke en skriftlig purring til direktoratet medførte at feilen ble oppdaget og rettet opp. Ombudsmannen finner grunn til å understreke viktigheten av at alle innkomne henvendelser gjennomgås nøyaktig for å identifisere hva slags henvendelser det er snakk om, og hvordan de skal behandles. Dersom henvendelser fordeles på ulike måter avhengig av henvendelsens innhold, må kravet til nøyaktighet også gjelde ved selve fordelingen.
UDI har nå truffet avgjørelse i innsynssaken. I tråd med god forvaltningsskikk har UDI også beklaget sin håndtering av saken. Ombudsmannen finner etter dette ikke grunn til å forfølge denne konkrete saken videre.
UDI har opplyst at direktoratet vil sørge for at tilsvarende feil som i saken her, ikke skjer igjen. Ombudsmannen ber om en nærmere redegjørelse for hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt i denne sammenheng.
Konklusjon
Innsynssaken ble ikke behandlet uten «ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Innsynsbegjæringer skal behandles hurtig. Dette forutsetter at forvaltningen allerede på mottakstidspunkt går gjennom alle nye henvendelser og identifiserer innsynsbegjæringer blant disse. Det må videre forventes at forvaltningen er i stand til å identifisere og følge opp skriftlige purringer i slike saker.
Det foreligger også brudd på forvaltningsloven § 11 a annet ledd og god forvaltningsskikk ved at parten ikke mottok foreløpig svar eller forsinkelsesmeldinger underveis.
Ombudsmannen ber om at UDI innen 12. november 2018 gir en redegjørelse for hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt for å sikre at fremtidige begjæringer om partsinnsyn behandles på en tilfredsstillende måte.