Sakens bakgrunn:
A henvendte seg i juli 2012 til ombudsmannen om saksbehandlingstiden i en asylsak, som på det tidspunktet hadde vært til klagebehandling i Utlendingsnemnda i ca. ett år og ni måneder. Klagerens søknad om asyl eller opphold på humanitært grunnlag var fremsatt 5. oktober 2008.
For å få opplyst saken noe nærmere, ble det i første omgang tatt kontakt med Utlendingsnemnda per telefon. Nemnda opplyste at klagen var registrert som mottatt 8. november 2010. Det kunne ikke sies noe konkret om når saken ville bli ferdigbehandlet, men nemndas representant ga uttrykk for et håp om at den ville bli avsluttet «før årsskiftet».
Det ble deretter funnet grunn til å be om en skriftlig redegjørelse fra Utlendingsnemnda. Under henvisning til at det på nemndas nettsider fremgikk at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden i asylsaker var ni måneder, ble nemnda bedt om å redegjøre nærmere for hvordan saken hadde vært behandlet. Årsaken til den lange saksbehandlingstiden ble etterspurt. Nemnda ble også bedt om å svare på om det var tatt hensyn til at behandlingstiden i Utlendingsdirektoratet hadde vært lang. Videre ble nemnda bedt om å redegjøre for sakens videre fremdrift, samt svare på hvordan klageren var holdt orientert om behandlingstiden.
Spørsmålene ble besvart i brev 1. oktober 2012. Innholdet i svarbrevet er nærmere omtalt nedenfor. Kopi av saksdokumentene ble også oversendt.
Nemndas svar ble sendt til klageren, men han har ikke kommet med merknader.
Nemnda har opplyst at klagesaken ble avgjort 16. januar 2013.
Jeg har følgende merknader til saken:
1. Saksbehandlingstiden
Det følger av utlendingsloven 15. mai 2008 nr. 35 § 80 at forvaltningsloven gjelder for behandlingen av utlendingssaker med mindre noe annet er særskilt bestemt. Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd skal en sak forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold». Bestemmelsen stiller krav både til saksbehandlingstiden og til hva som er akseptable årsaker til lang behandlingstid. Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig og det nærmere innholdet vil kunne variere etter blant annet saksområde og sakstype. De øvrige saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, blant annet kravet til forsvarlig opplysning av saken i § 17 første ledd, vil kunne begrunne en lengre behandlingstid i kompliserte og prinsipielle saker enn i enklere saker.
As klage over Utlendingsdirektoratets avslag ble registrert mottatt av Utlendingsnemnda 8. november 2010. Klagebehandlingen i nemnda tok således ca. to år og to måneder. Dette overstiger i betydelig grad det som på klagetidspunktet var opplyst på nemndas nettsider om gjennomsnittlig behandlingstid i slike saker. For at en så vidt lang behandlingstid skal kunne aksepteres, må det kreves en særskilt begrunnelse for tidsbruken.
Det fremgår av nemndas redegjørelse hit at det er «sammensatte årsaker» til at saken har tatt lang tid å behandle. Det er vist til den aktuelle seksjonens «omfattende restansesituasjon» og at «bemannings/ressurssituasjonen til seksjonen [har] vært særlig utsatt gjennom det siste året». Videre forstår jeg nemnda slik at saken ikke er prioritert ettersom den ikke tilhører en sakstype som i henhold til Justis- og beredskapsdepartementets årlige tildelingsbrev skal prioriteres særskilt. Utgangspunktet for saksavviklingen er «prinsippet om behandling av eldste sak først». Jeg har for øvrig notert meg at nemnda ikke har opplyst at den lange behandlingstiden skyldtes at saken var spesielt komplisert, at den var av prinsipiell art, eller at den krevde videre undersøkelser.
En behandlingstid på ca. to år og to måneder fremstår som klart uheldig. En så vidt lang behandlingstid kan ikke aksepteres ut fra de årsaker nemnda har oppgitt. Jeg har merket meg at den aktuelle seksjonen nå foretar «nedarbeiding av restanser generelt», og at den i første omgang behandler saker «over to år gamle». Dette forstås slik at denne klagesaken langt fra er enestående, men at mange har måttet vente på endelig avgjørelse i lang tid. Dette er bekymringsfullt.
Det er naturlig at nemnda ved vurderingen av hvilke saker som skal prioriteres ser hen til føringer gitt av Justis- og beredskapsdepartementet. Det må imidlertid forventes at også saker som etter sin art faller utenfor slike gitte føringer ferdigbehandles innen rimelig tid. At ulike porteføljer har forsvarlig behandlingstid, og at utfordringer og saksavvikling håndteres godt på ulike seksjoner, er for øvrig et overordnet ledelsesansvar.
Jeg har notert meg nemndas opplysning om at den ikke har «ansvar for sakens saksbehandlingstid i UDI» og at den «forholder seg forøvrig til den dato saken ble registrert inn til UNE». Behandlingstiden hos direktoratet er etter min oppfatning et forhold nemnda bør se hen til ved vurderingen av hvilke klagesaker som bør prioriteres. For den enkelte søker vil den totale behandlingstiden for asylsøknaden i alminnelighet være av stor betydning. Klageren fremsatte sin søknad om asyl så tidlig som 5. oktober 2008. Den totale saksbehandlingstiden her ble altså over fire år og tre måneder, noe som er klart uheldig.
2.Orientering til søkeren
Dersom det ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis underretning (foreløpig svar) om dette med angivelse av grunnen, jf. forvaltningsloven § 11 a annet ledd. Det skal så vidt det er mulig også meddeles om når svar kan ventes. God forvaltningsskikk tilsier at det foreløpige svaret følges opp med eventuelle forsinkelsesmeldinger, med korrigerte opplysninger om forventet saksbehandlingstid.
I sitt svarbrev uttalte nemnda følgende om hvordan søkeren var blitt holdt orientert om behandlingstiden:
«Etter gjeldende rutiner mottok klageren standard automatisk melding om saksbehandlingstid da saken ble overført til UNE. Saksbehandlingstiden ble i automeldingen oppgitt til ni måneder. Etter at denne fristen var oversittet ble det sendt en ny automelding til klager med beskjed om at saken normalt skal avgjøres innen 16 uker. Prosedyren skal gjentas etter eventuelt ny oversittet frist. På grunn av en feil har dette beklageligvis ikke skjedd i saken her.»
Det er uheldig at nemnda etter at fristen i forsinkelsesmeldingen hadde utløpt ikke sendte søkeren meldinger om at behandlingen av saken var ytterligere forsinket. En søker må antas å ha et særlig behov for å motta informasjon der saksbehandlingstiden strekker seg vesentlig ut over det som er normalt i tilsvarende saker, eller vesentlig ut over den angitte behandlingstiden.
Jeg har videre merket meg at nemnda etter det opplyste skal ha en prosedyre for å sende ut ny forsinkelsesmelding når fristen oversittes, og at det skyldes en feil at denne prosedyren ikke ble fulgt i denne saken. En nærmere konkretisering av hvilken feil som ble begått er ikke gitt. Nemnda bes vurdere om den etablerte prosedyren i tilstrekkelig grad sikrer at forsinkelsesmelding(er) sendes i tråd med kravet om god forvaltningsskikk.