Saken gjelder krav om innsyn i Larvik kommunes digitale «politikerportal». Politikerportalen er en webløsning der alle saker som skal til behandling i folkevalgte organer gjøres tilgjengelige for medlemmene av de folkevalgte organene. Politikerportalen har en funksjon kalt «bobla» der de folkevalgte i forkant av møtene kan sende inn skriftlige forslag til vedtak. Forslagene kan fremsettes, tilbaketrekkes og endres frem til det folkevalgte organet trer sammen i møte og eventuelt voterer over forslaget. Statsforvalteren stadfestet kommunens avvisning av kravet om innsyn i «bobla». Forslagene i «bobla» var etter Statsforvalterens vurdering ikke ferdigstilte dokumenter før de ble lagt frem i det aktuelle folkevalgte organets møte, jf. offentleglova § 4. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelser skrev Statsforvalteren at politikernes forslag i «bobla» ikke er omfattet av virkeområdet til offentleglova § 16 første ledd bokstav a om saksframlegg. Sivilombudet kom til at medlemmer av kommunale folkevalgte organer kan utarbeide «saksframlegg med vedlegg», men at offentleglova § 16 første ledd bokstav a ikke omfatter saksbehandling som er møtepliktig etter kommuneloven § 11-2 første ledd. Ombudet mente mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla», og at kommunen ikke hadde overholdt krav til kunngjøring, saksliste og møteoffentlighet. Dersom medlemmenes aktivitet i «bobla» skulle vært gjort i møte etter kommuneloven § 11-2, mente ombudet at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Ombudet mente videre at Statsforvalteren ikke hadde oppfylt kravene til klageinstansens utrednings- og prøvingsplikt. Ombudet var også i tvil om politikerportalen, slik bruken av den var beskrevet i denne saken, var forenlig med forvaltningslovens, offentleglovas og kommunelovens rettslige rammer for saksbehandlingen. Ombudet ba Statsforvalteren være oppmerksom på at tilsvarende problemstilling også kunne oppstå i andre kommuner. Ombudet ba Statsforvalteren behandle saken på nytt og om å bli underrettet om utfallet innen 20. januar 2023.

Saken gjelder Innlandet politidistrikts behandling av en innsynsklage. Klageren ba blant annet om innsyn i søkerliste for stillingen som politiadvokat/politifullmektig øko-jurist. En søker var unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglova § 25 andre ledd tredje punktum. Klageren klagde på at han ikke hadde fått innsyn i opplysninger om denne søkeren. Innlandet politidistrikt mente det var gitt fullt innsyn i søkerlisten, og at det derfor ikke var klagerett. Ombudet kom til at det ikke var gitt fullt innsyn i søkerlisten som skal utarbeides etter offentleglova § 25 andre ledd første og andre punktum, og at klageren hadde adgang til å påklage denne avgjørelsen. Ombudet kom videre til at avslaget på innsynsklagen ikke oppfylte kravet til presis hjemmelshenvisning i offentleglova § 31 første ledd. Ombudet ba politidistriktet vurdere innsynsklagen på nytt.

Saken gjelder Domstoladministrasjonens manglende saksbehandling av en klage på avslag på innsyn i en sammenstilling av opplysninger om dommer som dreide seg om straffeloven § 231 fra tingrettene i Oslo og Viken. Domstoladministrasjonen begrunnet avslaget med at innsyn i domsavgjørelser reguleres av rettspleielovgivningen, og at innsynskravet derfor var unntatt offentleglovas virkeområde, jf. § 2 fjerde ledd. Domstoladministrasjonen mente at klagerens innvendinger mot avslaget ikke skulle oversendes til klageinstansen, fordi innsynskravet ikke var omfattet av offentleglova. Ombudet har kommet til at Domstoladministrasjonen må behandle klagen over avslag på innsyn etter reglene i offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 33 andre og fjerde ledd. Herunder må Domstoladministrasjonen vurdere saken på nytt, og eventuelt forberede saken for og oversende den til klageinstansen (Domstoladministrasjonens styre). Ombudet ba Domstoladministrasjonen følge opp klagebehandlingen snarest, og senest innen 16. desember 2022.

Saken gjelder Utenriksdepartementets avslag på innsyn i postjournalen for uke 44 i 2021 for seksjon for eksportkontroll. Saken belyser også hvilke saker og journalposter som publiseres på departementets offentlige journal på eInnsyn. Sivilombudet kom til at det er riktig lovforståelse av Utenriksdepartementet å vurdere innsynskravet etter offentleglova § 9 om retten til å kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser fordi det måtte gjøres en annen sammenstilling enn den som genereres som departementets løpende journal. Ombudet minnet departementet om at det ikke er relevant å se hen til hvor tidkrevende etterarbeidet vil være i vurderingen av om sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter, og knyttet noen merknader til saksbehandlingstiden og forvaltningens veiledningsplikt. Ettersom departementet senere fikk laget en sammenstilling av postjournalen for seksjonen, ba ombudet om at Utenriksdepartementet behandlet innsynskravet på nytt. Ombudet fant at det knyttet seg begrunnet tvil til om departementet har hjemmel til å unnta fra offentlighet «alle registreringsopplysningar i e-lisens» på bakgrunn av lovbestemt taushetsplikt. Videre ba ombudet departementet så snart som mulig synliggjøre på sine nettsider at departementet i tillegg til det som er oppført i journalen på eInnsyn, har E-Lisenssaker og dokumenter som kan unntas med hjemmel i offentleglova § 15, og at det informeres om hvordan det kan søkes innsyn i disse dokumentene.

Saken gjaldt innsyn i to e-poster sendt til og fra Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE). Den ene e-posten inneholdt en melding fra en privatperson med et tips og spørsmål knyttet til håndteringen av kraftsensitiv informasjon i forbindelse med et selskaps konkurs. Den andre e-posten var NVEs svar. Olje- og energidepartementet stadfestet NVEs avslag på krav om innsyn i de to e-postene, under henvisning til offentleglova § 24 annet ledd om dokumenter som omhandler lovbrudd. Sivilombudet kom til at det forelå begrunnet tvil om vilkårene for å unnta NVEs svar på tipset om et mulig lovbrudd fra innsyn var oppfylt. Ombudet ba departementet om å vurdere innsynskravet for dette dokumentet på nytt.

Saken gjelder innsyn i dokumenter om salg/oppkjøp av Bergen Engines AS sendt mellom departementer. Utenriksdepartementet avslo innsynskravene fra en journalist i noen av dokumentene med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd fordi de var interne dokumenter for regjeringen som kollegium. Sivilombudet har kommet til at Utenriksdepartementet har lagt en for vid forståelse til grunn for hva som inngår i regjeringen som kollegiums interne dokumenter og som derved kan unntas offentlighet med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd. Enkelte av dokumentene knytter seg ikke innholdsmessig i tilstrekkelig grad til felles forarbeid for regjeringsnotater og regjeringskonferanser. Det var også begrunnet tvil om departementet hadde hjemmel til å unnta enkelte andre dokumenter som interne sett hen til det tidspunktet de var sendt til Justisdepartementet. Ombudet har bedt Utenriksdepartementet om å behandle flere innsynskrav på nytt og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen. Ombudet har også hatt merknader til sladdingen i svarbrev til ombudet, saksbehandlingstiden og angivelse av konkret unntaksbestemmelse i avslag på innsyn.

Saken gjaldt lukkingen av deler av et styremøte i Helse Nord RHF. I forbindelse med at habiliteten til et av styremedlemmene skulle vurderes, vedtok styret at dørene til møtet skulle lukkes av personvernhensyn. Helseforetaket viste i etterkant til at det ved habilitetsvurderinger vil kunne være nødvendig å trekke inn sider ved medlemmets person mv., noe som tilsa at denne delen av møtet måtte lukkes av personvernhensyn. Ombudet kom til at det var begrunnet tvil om vilkårene for å lukke deler av møtet var oppfylt. Videre kom ombudet til at helseforetaket la til grunn en for lav terskel ved vurderingen av om det forelå et reelt og saklig behov for lukking, samt at det forelå en mangelfull redegjørelse for avveiingen av relevante hensyn som talte for og imot lukking av møtet.

Saken gjelder Lillesand kommunes saksbehandlingstid ved behandling av innsynskrav og klager på innsynsavslag. Ombudet viser til at kommunens saksbehandlingstid er for lang og i strid med lovens krav, jf. offentliglova §§ 29 første ledd og 32 tredje ledd. Ombudet har tidligere kritisert kommunens saksbehandlingstid i enkelte av disse sakene (ombudssak 2021/243). Kommunen har ikke gitt noen tilfredsstillende forklaring på tidsbruken eller hva kommunen har foretatt seg i sakene etter ombudets forrige undersøkelse. Ombudet ber om å bli orientert når sakene er behandlet.

Saken gjaldt et krav om innsyn i en sammenstilling av opplysninger om søknader om beskyttelse (asyl). Utlendingsdirektoratet (UDI) avslo kravet under henvisning til taushetsplikten om personlige forhold. UDI mente at innsyn i en slik sammenstilling ville kunne føre til at individuelle asylsøkere ble identifisert. Justis- og beredskapsdepartementet opprettholdt UDIs avslag. Ombudet kom til at departementet ikke har gitt en tilstrekkelig begrunnelse for hvordan innsyn i en slik sammenstilling kan røpe taushetsbelagte opplysninger. Ut fra den redegjørelsen departementet har gitt, er det vanskelig å se at opplysningene i sammenstillingen kan kobles sammen med opplysninger som er kjent andre steder, og på den måten røpe den taushetsbelagte opplysningen at en person har søkt om beskyttelse. Ombudet ba departementet vurdere saken på nytt.

Saken gjaldt krav om innsyn i en oversikt over finansminister Trygve Slagsvold Vedums telefonsamtaler som omhandlet skjenkestopp, og som fant sted mellom søndag 9. januar 2022 kl. 12.00 og mandag 10. januar 2022 kl. 12.00. Finansdepartementet avslo innsynskravet under henvisning til at en telefonlogg ikke var omfattet av innsynsretten. Departementet viste blant annet til at opplysningene ikke lenger var tilgjengelig hos Finansdepartementet eller statsråden, samt at telefonloggen var å regne som elektroniske spor. Ombudet er kommet til at en loggføring med informasjon om en konkret telefonsamtale (telefonlogg) utgjør et «dokument» i offentleglovas forstand. Spørsmålet om en slik telefonlogg er å anse som et «saksdokument for organet», og dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett, må vurderes konkret for hver enkelt oppføring. Det er kun arbeidsrelaterte telefonlogger som kan anses som saksdokumenter, og telefonlogger knyttet til for eksempel private eller partipolitiske samtaler vil på lik linje med det som gjelder andre dokumenter ikke anses som saksdokumenter for organet. Ettersom det i denne saken er opplyst at de etterspurte telefonloggene ikke lenger eksisterer, finner ikke ombudet grunn til å be Finansdepartementet om å behandle saken på nytt. Departementet bes imidlertid merke seg ombudets synspunkter for eventuelle senere saker. Ombudet presiserer også at det ikke er tatt stilling til om telefonlogger kan tenkes unntatt innsyn på annet grunnlag.