Ombudsmannen har av eget tiltak undersøkt Fjell kommunes praksis for journalføring av e-postkorrespondanse i en sak om dispensasjon fra kommunens arealplan. Kommunen hadde lagt til grunn at enkelte av e-postene var arbeidsdokumenter, og at utkast til søknader ble regnet som intern saksforberedelse. Ombudsmannen har stilt spørsmål ved hvilke kriterier kommunen legger til grunn for vurderingen av om en e-post er underlagt journalføringsplikt eller ikke. Videre har ombudsmannen stilt spørsmål ved at det tok lang tid før enkelte e poster ble journalført. Ombudsmannen er kommet til at kommunen har lagt til grunn en for høy terskel for hvilke dokumenter som skal journalføres. Videre påpeker ombudsmannen at journalføringen som utgangspunkt skal skje fortløpende, og at en etappevis journalføring vil kunne føre til at hensynene reglene om innsyn skal ivareta, blir tilsidesatt. Ombudsmannen ber kommunen om å gjennomgå praksisen for journalføring av e-poster og utkast til søknader, samt å gjennomgå de aktuelle dokumentene og vurdere om de skal journalføres.

Saken gjelder manglende svar fra Måsøy kommune i en sak om gebyr for slamtømming. Ombudsmannens undersøkelse av saken viste at kommunen journalførte henvendelser om gebyrfastsettelsen fra flere innbyggere på samme sak. Samtidig ble flere henvendelser fra én klager fordelt på flere saker. Dette gjorde det uklart hvilke henvendelser som var besvart og om det var sendt foreløpig svar. Ombudsmannen bemerker at kommunen har et arkivansvar. Kommunen plikter ifølge arkivlova å ha arkiv, og at disse er «ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». Reglene om arkiv og journalføring skal sikre både det kortsiktige behovet kommunen har for tilgang til informasjon i egne arkiver, men også det langsiktige, samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon for fremtiden. Et godt arkiv muliggjør også kontroll med forvaltningen, herunder fra ombudsmannens side. Kommunens journalføring har i betydelig grad vanskeliggjort ombudsmannens undersøkelse av saken, og den kan ha bidratt til å vanskeliggjøre kommunens oppfølging av borgernes henvendelser. Ombudsmannen ber Måsøy kommune om å gjennomgå sine rutiner for journalføring for å påse at arkivansvaret blir oppfylt. Det er uklart for ombudsmannen når de forskjellige henvendelsene fra klagerne kom inn til kommunen og når de er besvart. Kommunen bes merke seg reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven.

Saken gjelder spørsmålet om offentleglova § 9 om innsyn i en sammenstilling fra databaser kan begrense allmennhetens rett til innsyn i et forvaltningsorgans postjournaler etter hovedregelen i offentleglova § 3. Klageren ba om innsyn i en kommunes journal for årene 2008 til og med 2014. Både kommunen og Fylkesmannen avslo begjæringen med henvisning til at det ikke er mulig å gjennomføre en sammenstilling av opplysningene med enkle fremgangsmåter. Ombudsmannen mener at Fylkesmannen skulle vurdert innsynsbegjæringen etter hovedregelen i offentleglova § 3 om retten til innsyn i journaler. Ombudsmannen viser til hensynene bak innsynsretten og påpeker at allmennhetens tilgang til forvaltningens journaler er en viktig forutsetning for at offentlighetsprinsippet skal kunne gjennomføres og virke etter sin hensikt. Videre mener ombudsmannen at offentleglovas systematikk og oppbygning, samt hensynene bak offentleglova § 9, innebærer at bestemmelsen ikke begrenser hovedregelen om innsynsrett i journaler. Ombudsmannen ber Fylkesmannen om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet.

Saken gjelder innsyn i Det sentrale motorvognregisteret, nærmere bestemt opplysninger om alle kjøretøy med produsent og modellbetegnelse, registreringsnummer og eier. Samferdselsdepartementet avviste innsynskravet under henvisning til at det ikke kunne sies å være en sammenstilling av opplysninger fra databasen, men derimot en søknad om utlevering av hele databasen. Departementet viste blant annet til at identifikasjonskravet i offentleglova § 28 andre ledd var til hinder for at klageren hadde krav på innsyn i hele databasen. Ombudsmannen er kommet til at et krav som gjelder innsyn i en hel database som regel vil kunne avvises etter offentleglova § 28 andre ledd. Dette gjelder selv om kravet er formulert som et krav om sammenstilling av opplysningene i databasen. Innsynskravet i denne saken gjelder ikke alle opplysningene i databasen. Kravet gjelder noen utvalgte opplysninger fra det som må anses som flere saksdokumenter i databasen. Det er følgelig bedt om innsyn i en sammenstilling, og ikke en rekke dokumenter. Begrensningen i offentleglova § 28 andre ledd kommer dermed ikke til anvendelse, og det var ikke adgang til å avvise kravet. Ombudsmannen er imidlertid kommet til at sammenstillingen ikke kunne gjøres med «enkle framgangsmåtar».

Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige og at unntak krever hjemmel i lov eller forskrift. Hver enkelt kalenderoppføring i næringsministerens Outlook-kalender er å anse som et dokument, jf. offentleglova § 4 første ledd. Arbeidsrelaterte kalenderoppføringer er dokumenter som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til departementet, jf. offentleglova § 4 annet ledd. Den enkelte kalenderoppføringen anses ferdigstilt senest når tidspunktet for aktiviteten har passert, noe som er tilfellet for de kalenderoppføringene den aktuelle innsynsforespørselen gjelder. Vilkårene i offentleglova § 4 er etter dette oppfylt for arbeidsrelaterte kalenderoppføringer for den aktuelle perioden, og journalisten har i utgangspunktet krav på innsyn, jf. hovedregelen i offentleglova § 3. Departementets tidsbruk på mer enn tre uker ved første gangs behandling var for lang. Tidsbruken i forbindelse med departementets fornyede vurdering og klagebehandlingen på tre måneder er også i strid med offentleglovas bestemmelser om saksbehandlingstid