Etter at en varetektsfengslet mann døde i fengsel, ba mannens tidligere forsvarer, samboer og familie om innsyn i kriminalomsorgens dokumenter tilknyttet de faktiske forholdene rundt dødsfallet. Kriminalomsorgen avslo innsyn med henvisning til offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 og straffegjennomføringsloven § 7 bokstav h. Sivilombudet er kommet til at det er begrunnet tvil om kriminalomsorgen har lagt til grunn en riktig rettslig forståelse av taushetspliktens rekkevidde i denne saken. Slik saken er opplyst er det usikkert om dokumentene inneholder slike opplysninger om «forhold av betydning for sikkerheten» i fengselet, som kriminalomsorgen har taushetsplikt om etter straffegjennomføringsloven § 7 bokstav h. Det er også tvil om kriminalomsorgen har tatt utgangspunkt i en riktig forståelse av hvor langt taushetsplikten for «personlige forhold» etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 rekker. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes «når ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold», jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 3. Slik ombudet ser det er det grunn til å tro at de som ber om innsyn er kjent med flere av opplysningene om den innsatte enn det kriminalomsorgen har lagt til grunn. Videre har ombudet innvendinger til utformingen av innsynsavslaget. Den samlede begrunnelsen som ble gitt viste ikke på en tilstrekkelig måte hvilke unntaksbestemmelser som gjaldt hvilke dokumenter, og var derfor i strid med offentleglova § 31. Vedtaket manglet også vurderinger av om dokumentene kunne unntas i sin helhet, jf. offentleglova § 12. Ombudet ber Kriminalomsorgen vurdere innsynskravet på nytt i lys av ombudets merknader i saken.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt Politidirektoratets saksbehandlingstid i innsynssaker og ved klagebehandling av innsynssaker. Undersøkelsen har avdekket at direktoratet har hatt en praksis med å la være å behandle innsynskrav etter to måneder med mindre den som har bedt om innsyn purrer på svar fra direktoratet. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden hos Politidirektoratet ikke i tråd med kravene om at innsynskrav og innsynsklager skal avgjøres «utan ugrunna opphold», jf. offentleglova § 29 første ledd og § 32 tredje ledd. Politidirektoratet har erkjent dette og iverksatt en rekke tiltak. Ombudet vil følge med på effekten av disse tiltakene. Politidirektoratets praksis med å ikke behandle innsynskrav etter to måneder med mindre den som har bedt om innsyn klaget til direktoratet hadde ikke hjemmel i offentleglova. Praksisen ble stanset 1. desember 2021. Ombudet ber om at direktoratet forhører seg med avsenderne av disse ubehandlede innsynskravene for å få klarhet i om de fortsatt ønsker at innsynsbegjæringene skal behandles, og behandler de innsynskravene som fortsatt ønskes behandlet.

Saken gjelder saksbehandlingstiden i en sak om behandling av en klage over avslag på innsyn hos Nærings- og fiskeridepartementet. Det gikk over 14 måneder fra klagen ble sendt til departementet fattet vedtak i klagesaken. Den lange saksbehandlingstiden var begrunnet i at klagen krevde flere undersøkelser og reiste vanskelige spørsmål, kombinert med generelt stor arbeidsmengde i departementet. Ombudet er kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. Selv om innsynsklagen kan ha vært omfattende og krevd avklaring av prinsipielle eller vanskelige spørsmål, overstiger en saksbehandlingstid på over ett år klart hva som kan anses som akseptabelt. Departementet bes om å iverksette tiltak for å få ned saksbehandlingstiden i innsynssakene.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstiden i innsynssaker hos Statsforvalteren i Trøndelag. Undersøkelsen viste at Statsforvalteren har en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på mellom en og to måneder ved behandling av innsynsklager. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden hos Statsforvalteren i Trøndelag for lang og ikke i tråd med kravet til at klager skal avgjøres «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 tredje ledd. Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for restanser og gjennomsnittlig saksbehandlingstid innen 17. februar 2022. Det bes samtidig om at det redegjøres for tiltakene Statsforvalteren har iverksatt for å redusere saksbehandlingstiden.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt Statsforvalteren i Troms og Finnmarks saksbehandlingstid ved behandling av innsynsklager og rutiner for innhenting av relevante dokumenter fra underinstansen ved behandling av slike klager. Undersøkelsen viste at Statsforvalteren hadde tilfredsstillende rutiner for innhenting av saksdokumenter fra underinstansen, men at saksbehandlingstiden i de fleste tilfellene er for lang. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden hos Statsforvalteren ikke i tråd med kravet til at klager skal avgjøres «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 tredje ledd. Statsforvalteren bes på denne bakgrunn om å vurdere iverksettelse av tiltak for å få ned saksbehandlingstiden. Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for gjennomsnittlig saksbehandlingstid av innsynsklager innen 15. januar 2022.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstiden i innsynssaker i Trondheim kommune. Undersøkelsen viste at kommunen har en normal saksbehandlingstid på rundt to måneder. Ombudet undersøkte også om kommunen hadde igangsatt eller planlagt tiltak for å få ned eventuelle restanser. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden uakseptabelt lang. Den lange saksbehandlingstiden kan ikke sies å være i tråd med kravet til behandling «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 29 første ledd. Tiltakene som kommunen har iverksatt eller planlegger å iverksette synes ikke å være tilstrekkelige til å gjøre noe med situasjonen på kort sikt. Kommunen bes derfor om å vurdere iverksettelse av ytterligere tiltak. Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for restanser og gjennomsnittlig saksbehandlingstid innen 15. oktober 2021.

Statsministerens kontor (SMK) avslo en journalists krav om innsyn i korrespondanse mellom SMK og departementene om en sak. Det fremgikk ikke av begrunnelsen hvilke dokumenter avslaget gjaldt. Journalisten mente at SMK var forpliktet til å identifisere de dokumentene avslaget omfattet ved bruk av saks- og dokumentnummer. SMK bestred at det forelå en slik plikt. SMK tok videre til orde for at det i et avslag på innsyn er tilstrekkelig å vise samlet til de hjemlene som danner grunnlaget for avslaget, samt opplyse om klageadgang og klagefrist. Ombudsmannen er kommet til at kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning i offentleglova § 31 første ledd må forstås slik at det på en tilstrekkelig klar måte må fremgå av avslaget hvilke unntaksbestemmelser som gjelder hvilke dokumenter. Dette kan f.eks. gjøres ved at avslagshjemlene knyttes opp mot grupper av dokumenter, som er hensiktsmessig inndelt. I et avslag som omhandler flere dokumenter som kan unntas på ulike hjemmelsgrunnlag, er det følgelig ikke tilstrekkelig kun å vise samlet til avslagshjemlene og opplyse om klagemulighetene. Formålet bak kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning kan ikke strekkes så langt at hvert av de dokumentene avslaget omfatter må identifiseres. Et slikt krav kan heller ikke utledes av øvrige rettskilder. Ombudsmannen er derfor enig med SMK i at forvaltningen i et avslag på innsyn ikke plikter å identifisere hvert dokument som omfattes av avslaget, f.eks. ved bruk av saks- og dokumentnummer. Et slikt krav kan heller ikke utledes av offentleglova § 31 andre ledd om utvidet begrunnelse. Eventuelle feil eller mangler ved den første avslagsbegrunnelsen må kunne rettes opp i den utvidede begrunnelsen, jf. prinsippet i forvaltningsloven § 41. SMK har i den utvidede begrunnelsen i tilstrekkelig grad klargjort hvilke dokumenter som er unntatt etter hvilke bestemmelser. Ombudsmannen har derfor ikke funnet grunn til å følge opp denne delen av saken videre. SMKs nye vurdering av hvilke dokumenter som kan unntas fra innsyn, og at det ikke er grunnlag for merinnsyn i disse dokumentene, gir ikke grunn til kritikk.

Saken gjelder krav om innsyn i en video en ansatt i en kommune mottok på sin private mobiltelefon. Den ansatte mottok samtidig med videoen en tekstmelding med klage på at en bryteklubb brukte kommunens idrettshall utenom tildelt tid. Tekstmeldingen og et stillbilde fra videoen ble lagret i kommunens saksbehandlingssystem. Som følge av henvendelsen ga kommunen bryteklubben en skriftlig advarsel. Videoen var etter det opplyste et opptak av at bryteklubben trente i idrettshallen. Kommunen avslo krav om innsyn i videoen fordi videoen ikke var journalført eller brukt i klagesaken. Kommunen viste også til at videoen lå på den ansattes private telefon som verken var innkjøpt eller eid av kommunen. Etter ombudsmannens syn var videoen et saksdokument etter offentleglova § 4, og innsynskravet skulle vært vurdert ut fra det. Den ansatte mottok videoen i egenskap av å være ansatt i kommunen og videoen skulle vært videresendt til kommunen og journalført der.

Saken gjelder Justis- og beredskapsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i korrespondanse mellom departementet og Koronakommisjonen. Departementet brukte flere måneder på å behandle innsynskravene. Innsynskravene gjaldt flere hundre dokumenter. Den lange saksbehandlingstiden var begrunnet i den store arbeidsmengden som følge av covid-19-pandemien, samt at innsynskravene var omfattende. Ombudsmannen har forståelse for at den ekstraordinære arbeidsbelastningen i departementet som følge av pandemien også kan føre til forsinkelser ved behandling av innsynssaker. Ombudsmannen er likevel kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. Krav om innsyn og klager i innsynssaker skal etter offentleglova avgjøres uten ugrunnet opphold. Det er ikke gjort endringer i offentleglova som følge av pandemien.

Saken gjelder Helse- og omsorgsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i korrespondanse mellom departementet og Koronakommisjonen. Departementet brukte flere måneder på å behandle innsynskravene, og gi en nærmere begrunnelse for avslag på innsyn. Innsynskravene gjaldt flere hundre dokumenter. Den lange saksbehandlingstiden var begrunnet i den store arbeidsmengden som følge av covid-19-pandemien, samt at innsynskravet var omfattende. Ombudsmannen har forståelse for at den ekstraordinære arbeidsbelastningen i departementet som følge av pandemien også kan føre til forsinkelser ved behandling av innsynssaker. Ombudsmannen er likevel kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. Krav om innsyn og klager i innsynssaker skal etter offentleglova avgjøres uten ugrunnet opphold. Forvaltningsorganer skal også på forespørsel gi en nærmere begrunnelse for et avslag så raskt som mulig og senest innen ti dager. Det er ikke gjort endringer i offentleglova som følge av pandemien.