Etter at et innsynskrav var fremsatt hos Folkehelseinstituttet (FHI), men før det var behandlet, ble datafilene det var begjært innsyn i, slettet. Det ble av denne grunn ikke vurdert om det kunne gis innsyn i filene. Klagen på innsynsavslaget ble avvist av Helse- og omsorgsdepartementet med den begrunnelse at det ikke var en klage etter offentleglova. Departementet viste til at loven gir rett til innsyn i dokumenter, at dokumentene i dette tilfellet ikke eksisterte, og at departementet derfor ikke kunne vurdere om det skulle ha vært gitt innsyn i dem. Ombudsmannen mener at saken skulle ha vært behandlet som en klage etter offentleglova. God forvaltningsskikk tilsier at saksdokumenter det er begjært innsyn i, ikke slettes før innsynskravet er vurdert, selv om det etter arkivregelverket er adgang til å slette. Når sletting likevel har skjedd, vil det være god forvaltningsskikk å forsøke å bøte på feilen ved å undersøke om gjenoppretting er mulig med en rimelig tids- og ressursbruk. Departementet burde derfor ha vurdert om datafilene var saksdokumenter som var omfattet av offentleglova. I så fall burde FHI blitt bedt om å vurdere muligheten for å gjenopprette filene, for eksempel ved å innhente dem på nytt. Dersom dette lot seg gjøre med rimelig tids- og ressursbruk, burde filene ha blitt gjenopprettet, slik at klager fikk oppfylt sin rett etter offentleglova til å få vurdert innsyn i dem.

Saken gjelder Stavanger kommunes manglende behandling av en innsynsbegjæring. Klageren hadde purret skriftlig gjentatte ganger og bedt om klagebehandling av saken. Kommunen mente at det kommunale foretaket, Stavanger Parkeringsselskap KF, skulle behandle innsynssaken. Ombudsmannen er kommet til at kommunens håndtering av innsynskravet ikke er i overensstemmelse med offentleglova § 29. Kommunen må omgående ta stilling til innsynskravet, samt vurdere om det er nødvendig å veilede klageren i saken. Ombudsmannen ber om å få kopi av kommunens avgjørelse i innsynssaken. Ombudsmannen forutsetter at kommunen gjennomgår gjeldende rutiner for behandling av innsynskrav, slik at også innsynskrav som etter kommunens vurdering skulle vært rettet til et annet organ, behandles etter samme rutiner og innen samme frister som øvrige innsynskrav. Til tross for gjentatte muntlige og skriftlige påminnelser herfra, og gjentatte muntlige forsikringer fra kommunen om at saken vil bli fulgt opp, har kommunen i en periode på ti måneder ikke besvart ombudsmannens henvendelser. Ombudsmannen forutsetter videre at eventuelle fremtidige henvendelser herfra behandles og besvares innen de frister ombudsmannen setter.

En person ba om innsyn i to dokumenter hos Mattilsynet. Etter seks måneder var kravet ikke besvart. Mattilsynet begrunnet tidsbruken med at vedkommende hadde bedt om innsyn i over tre tusen dokumenter i 2018 og at det lå an til tilsvarende for 2019. Det var derfor satt en øvre grense på hvor mange av personens innsynskrav som skulle behandle per uke. Mattilsynet begrunnet beslutningen med hensynet organets øvrige oppgaver. Ved uvanlig mange innsynskrav fra én enkeltperson over en lang periode, kan organet behandle kravene også etter andre saklige prioriteringskrav enn ren tidsprioritet. Ressursbruken vil da måtte balanseres mot organets andre oppgaver, inkludert andre innsynskrav. Terskelen er imidlertid høy. I tillegg er det en grense for hvor lang tid som kan aksepteres. Ombudsmannen er kommet til at en behandlingstid på over seks måneder er for lang og i strid med lovens krav.

Saken gjelder Oslo kommune v/Byrådsavdelingen for eldre, helse og arbeids saksbehandlingstid i en sak om innsyn i en personalsak. Ombudsmannen har kommet til at Byrådsavdelingens saksbehandlingstid var for lang i…

Saken gjelder Universitetet i Oslos saksbehandlingstid i en klagesak om innsyn hos Cicero Senter for klimaforskning. Fra Universitetet i Oslo mottok klagen tok det nesten 3 måneder frem til saken ble sendt til førsteinstansen for forberedende klagebehandling. Ombudsmannen utelukker ikke at håndteringen av koronaepidemien kunne forsvare en noe lengre saksbehandlingstid enn det kravene etter offentleglova vanligvis medfører. Selv i den ekstraordinære situasjonen som forelå, og til tross for at universitetet hadde behov for å få avklart spørsmål om hvem som skulle behandle klagen, var likevel saksbehandlingstiden klart lengre enn det som kan aksepteres. Universitetet har følgelig ikke overholdt lovens krav til behandling «uten ugrunna opphald».

Saken gjelder et innsynskrav i to punkter. Fylkesmannen i Nordland avslo kravet med hjemmel i offentleglova § 28 andre ledd. Etter at Fylkesmannen innhentet ytterligere informasjon fra Bodø kommune om hvilket arbeid som kreves for å imøtekomme punkt 2 i innsynskravet, er ombudsmannen enig i at dette ligger utenfor det som kan regnes som «i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art» etter offentleglova § 28 andre ledd. Det samme gjelder punkt 1 i innsynskravet, som ikke var en del av ombudsmannens undersøkelse. Fylkesmannen kunne med fordel innhentet ytterligere informasjon om hvilket arbeid som var nødvendig for å imøtekomme innsynskravet før vedtaket ble fattet.

Saken gjelder krav om innsyn i korrespondanse mellom de tidligere tollregionene og Tolldirektoratet om bruk av teknisk utstyr. Kravet ble fremmet overfor hver av de seks regiondirektørene. Tolldirektoratet behandlet saken i første instans, og kom til at kravene ikke var tilstrekkelig spesifiserte. Saken ble tatt opp med Finansdepartementet, som avviste at det var en feil at kravene var behandlet av direktoratet, og ikke regionene, i første instans. Kravet i offentleglova § 29 første ledd om at det organet som mottar et innsynskrav skal vurdere dette «konkret og sjølvstendig», innebærer klare begrensninger for overordnet organs adgang til å behandle et innsynskrav i første instans. Ombudsmannen mener at innsynskravene skulle vært behandlet av de respektive tollregionene, og ikke av direktoratet i første instans. Det er ikke grunnlag for å konkludere med at Tolldirektoratets feilaktige behandling av kravene i første instans, ikke har virket inn på sakens utfall. Direktoratets avgjørelse må anses ugyldig. Ombudsmannen ber om at de seks innsynskravene behandles på nytt. Departementet må avklare hva som er riktig(e) organ(er) for den nye behandlingen.

Saken gjelder krav om innsyn i sammenstillinger av politiets responstid fremsatt for de enkelte politidistriktene. Kravene ble behandlet av Politidirektoratet i første instans og klagebehandlet av Justis- og beredskapsdepartementet. Innsynskravene ble avslått med henvisning til taushetsplikten og at vilkårene for sammenstilling i offentleglova § 9 ikke var oppfylt. Kravet i offentleglova § 29 første ledd til at det organet som mottar et innsynskrav skal vurdere dette «konkret og sjølvstendig» innebærer begrensinger for overordnet organs adgang til å behandle innsynskravet i første instans. Ombudsmannen mener Politidirektoratet ikke kunne behandle innsynskravene som var fremsatt for de enkelte politidistriktene i første instans. Hverken kvalitetskontroll av dataene eller taushetspliktvurderinger inngår i vurderingen av om sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter etter offentleglova § 9. Ettersom hver enkelt sammenstilling i dette tilfellet kunne gjøres raskt, anser ombudsmannen vilkåret som oppfylt. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt skal unntas offentlighet. Ombudsmannen kan ikke se at politiregisterloven § 19, jf. § 34 og politiregisterforskriften § 53-8 hjemler taushetsplikt, slik departementet har lagt til grunn. Ombudsmannen ber om at de innsynskravene der det ikke er gitt innsyn behandles på nytt. Departementet må også avklare hva som er riktig(e) organ(er) for behandlingene av innsynskravene.

Saken gjelder krav om innsyn i et brev oversendt fra Politidirektoratet til Justis- og beredskapsdepartementet. Brevet gjelder Politidirektoratets «Innspill - Interoperabilitet administrative og økonomiske konsekvenser». Innsynskravet ble avslått av Politidirektoratet med henvisning til offentleglova § 15 første ledd. Innsynsklagen ble oversendt fra Politidirektoratet til Justis- og beredskapsdepartementet 23. juli 2019. Justis- og beredskapsdepartementet stadfestet avslaget 26. september 2019. Ombudsmannen er kommet til at saksbehandlingstiden i departementet var for lang og i strid med offentleglovas krav. Det er også knyttet «begrunnet tvil» til om det var adgang til å unnta dokumentet fra offentlighet. Ombudsmannen ber departementet om å foreta en ny vurdering av innsynskravet.

Saken gjelder krav om innsyn i driftsmeldinger om Bodø kommunes IT-system. Kommunen avslo kravet med henvisning til at dokumentene ikke var saksdokumenter etter offentleglova § 4. Fylkesmannen i Nordland stadfestet kommunens avslag, uten å ha tilgang til dokumentene det var bedt om innsyn i. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil om hvorvidt saken var tilstrekkelig opplyst ved klagebehandlingen. For å kunne ta stilling til innsynskravet må Fylkesmannen som klageinstans gjennomgå og vurdere dokumentene kravet gjelder. Fylkesmannen kan ikke bygge vurderingen på underinstansens redegjørelse. Videre mener ombudsmannen at dokumentene vanskelig kan unntas som organinterne dokumenter. Ombudsmannen ber Fylkesmannen vurdere saken på nytt.