Barne- og likestillingsdepartementet hadde ikkje journalført søknader og andre inn- og utgåande dokument i samband med tilsetjing av nytt barneombod. Departementet hevda at det hadde fått aksept for denne praksisen frå Riksarkivaren. De vidare undersøkingane i saka viste at dette ikkje var tilfellet. Ombodsmannen uttalte at stillingssøknader og andre inn- og utgåande dokument i tilsetjingssaka skulle vorte journalført, og at det i den konkrete saka også skulle vore nytta eit arkivsystem som følgde Noark-standarden. Departementet fekk også kritikk for å ha freista å legitimere den mangelfulle journalføringa ved å vise til ei ikkje-eksisterande godkjenning frå Riksarkivaren. Departementet la etter dette om rutinane sine, slik at alle søknader i alle tilsetjingssaker hos departementet skulle verte journalført.

Arbeids- og inkluderingsdepartementet hadde ikke som praksis å journalføre begjæringer om dokumentinnsyn og andre dokumenter knyttet til førstegangsbehandlingen av innsynssaker. I forbindelse med en sak som ble behandlet hos ombudsmannen, hadde departementet også gitt uriktig informasjon om sine rutiner for arkivering av innsynsbegjæringer. Ombudsmannen uttalte at den manglende journalføringen av innsynsbegjæringer m.v. var i strid med gjeldende regelverk. I tilegg ble det rettet kritikk mot at departementets rutiner for arkivering av slike dokumenter ikke syntes tilstrekkelig kjent blant departementets ansatte, og at ombudsmannen som følge av dette ikke hadde fått oversendt de dokumenter og opplysninger han hadde krav på.

Saka gjaldt nekta innsyn i dokument hos Statsministerens kontor (SMK). Mens saka var til behandling hos ombodsmannen gjorde Kongen i statsråd vedtak i ei sak om innsyn i det same dokumentet som klagen til ombodsmannen gjaldt. I avgjerda hadde Kongen i statsråd berre avgjort om det var heimel for å nekte innsyn. Derimot hadde Kongen i statsråd ikkje prøvd meirinnsynsvurderinga som SMK hadde gjort. Ombodsmannen måtte som følgje av dette vurdere kva sider av avgjerda til SMK han hadde høve til å prøve. Ombodsmannen kom til at han ikkje kunne prøve nokre sider av innsynssaka. Avgjerder frå Kongen i statsråd fell utanfor arbeidsområdet til ombodsmannen. Når Kongen i statsråd hadde tatt stilling til spørsmålet om det var heimel for å nekte innsyn, var det klart at ombodsmannen ikkje kunne prøve denne sida av saka. Sjølv om Kongen i statsråd ikkje hadde prøvd meirinnsynsvurderinga til SMK, var det heller ikkje mogleg for ombodsmannen å vurdere dette spørsmålet uavhengig av heimelspørsmålet. Også den førebuande saksbehandlinga hos SMK fall utanfor arbeidsområdet til ombodsmannen når Kongen i statsråd hadde gjort det endelege vedtaket i saka.