Bakgrunnen for undersøkelsen er at Sivilombudet gjennom medieoppslag og klagesaksbehandlingen ble oppmerksom på at organiseringen av enkelte etater har ført til uklarheter om hvilke dokumenter som behandles som organinterne og om innsynssaker får en reell to-instansbehandling. De seks etatene ble valgt fordi de har flere enheter som er spredt geografisk og avgjør saker både i første- og i andreinstans.
Hva har Sivilombudet undersøkt?
Ombudet har i undersøkelsen tatt stilling til hvilke selvstendige forvaltningsorganer de seks etatene består av. Et forvaltningsorgan kan gjøre unntak fra innsyn for et dokument som «organet» har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse, og klage over avslag på innsyn skal gå til et overordnet forvaltningsorgan. Derfor er det viktig med en avklaring av om en etat med flere enheter kan anses som ett eller flere selvstendige organer. Med dette som utgangspunkt har ombudet vurdert hva som er riktig klageorgan og om etaten praktiserer reglene om innsyn, journalføring og arkiv på riktig måte.
Hva viser undersøkelsene?
Sivilombudet har merknader til alle de undersøkte etatene. Dette gjelder blant annet:
- For to av etatene, Fiskeridirektoratet og Tolletaten, er klageordningen ikke i samsvar med hovedregelen om klage til overordnet organ. Den alternative klageordningen synes heller ikke å være forskriftsfestet på riktig måte.
- For tre av etatene, Arbeidstilsynet, Statens vegvesen og Mattilsynet, etterlyser ombudet at etatene sikrer og synliggjør tilstrekkelig avstand mellom underordnet og overordnet instans, for å styrke tilliten til klageordningen.
- Ombudet har påpekt overfor alle etater med unntak av Fiskeridirektoratet at avsender og mottaker må synliggjøres i journalen der et dokument er sendt mellom ulike forvaltningsorganer i etaten. På denne måten blir det synlig at dokumentet er et inngående eller utgående dokument og ikke et internt dokument.
- Ombudet presiserer at vurderingen av om et dokument er organinternt skal ta utgangspunkt i hva som generelt regnes som et eget forvaltningsorgan, og ikke hvilke dokumenter det er praktisk eller hensiktsmessig å regne som organinterne.
- Ombudet ber alle etatene unntatt Fiskeridirektoratet å vurdere om inndelingen av arkivet er i samsvar med arkivlova § 6 om at hvert forvaltningsorgan skal ha sitt eget arkiv.
- Sivilombudet har bedt adressatene merke seg uttalelsene, og sikre at organiseringen fremover er i samsvar med de reglene som gjelder.
Orientering til Statsministerens kontor og to departementer
Arbeidet med uttalelsene har etter ombudets syn også avdekket at det samlet sett synes å være mindre bevissthet og kunnskap om betydningen av hvilke forvaltningsorganer etaten består av, og konsekvensene det har for innsynsretten og klageordningen.
Sivilombudet har derfor orientert Statsministerens kontor, Justis- og beredskapsdepartementet og Kommunal- og distriksdepartementet om uttalelsene i et eget brev.
Les brevet her: Orientering om uttalelser om selvstendige forvaltningsorgan i innsynssaker (pdf)
Sivilombudets uttalelser
Les uttalelsene fra Sivilombudet om selvstendige forvaltningsorgan i innsynssaker:
Statens vegvesen (SOM 2022/5129)
Arbeidstilsynet (SOM 2022/5131)
Fiskeridirektoratet (SOM 2022/5132)
Se også tidligere nyhetssak: Seks etater får spørsmål fra Sivilombudet om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling