Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstiden i innsynssaker i Trondheim kommune. Undersøkelsen viste at kommunen har en normal saksbehandlingstid på rundt to måneder. Ombudet undersøkte også om kommunen hadde igangsatt eller planlagt tiltak for å få ned eventuelle restanser. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden uakseptabelt lang. Den lange saksbehandlingstiden kan ikke sies å være i tråd med kravet til behandling «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 29 første ledd. Tiltakene som kommunen har iverksatt eller planlegger å iverksette synes ikke å være tilstrekkelige til å gjøre noe med situasjonen på kort sikt. Kommunen bes derfor om å vurdere iverksettelse av ytterligere tiltak. Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for restanser og gjennomsnittlig saksbehandlingstid innen 15. oktober 2021.

En journalist ba om innsyn i dokumentasjon oversendt fra Statsministerens kontor (SMK) til Koronakommisjonen. Dokumentasjonen omfattet all informasjonsutveksling mellom personer som var involvert i vurderinger og beslutninger i forkant av nedstengningen 12. mars 2020. I tillegg ble det bedt om innsyn i svaret på henvendelsen til Koronakommisjonen. Statsministerens kontor avslo innsynskravet med henvisning til offentleglova §§ 14 første ledd og § 15 første og tredje ledd. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil knyttet til en del av ett dokument som er unntatt offentlighet, og om delen av dokumentet kan unntas med den begrunnelsen SMK har gitt. Det fremgår ikke i tilstrekkelig grad hvorfor unntak er nødvendig for sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. Ombudsmannen ber SMK vurdere saken på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i bildemateriale fra Mattilsynets tilsyn hos en pelsdyroppdretter. Mattilsynet ga innsyn i de fleste bildene. To av bildene ble derimot sladdet i sin helhet. Som begrunnelse for avslaget, viste Mattilsynet blant annet til at bildene gjelder en virksomhet der en enkeltperson har ansvaret for manglende oppfølging av syke og skadde dyr, og at bildene i vesentlig sterkere grad enn det skriftlige materialet var egnet til å karakterisere den ansvarlige. Den ekstra dimensjonen som bildene tilfører, var videre egnet til å skape så negative reaksjoner at den offentlige interessen i at opplysningene blir kjent, ikke oppveier den ansvarlige sitt behov for beskyttelse. Ombudsmannen har ikke avgjørende innvendinger mot Mattilsynets vurdering av at de to sladdede bildene skal unntas fra offentlighet fordi de er underlagt lovbestemt taushetsplikt, jf. offentleglova § 13 første ledd og forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Begrensningen i forvaltningsloven § 13 a nr. 3 om opplysninger som er «alminnelig tilgjengelig andre steder» kommer ikke til anvendelse selv om det er gitt skriftlige beskrivelser av innholdet i bildene.

Saken gjelder unntak fra innsyn av hensyn til Norges utenrikspolitiske interesser. Utenriksdepartementet avslo innsyn i et vedlegg til en «Memorandum of understanding» i medhold av offentleglova § 20 første ledd bokstav b. Vedlegget inneholder nærmere informasjon om medlemslandenes finansielle overføringer til et internasjonalt samarbeid mellom seks land. Departementet begrunnet avslaget med at unntak fra offentlighet var påkrevd av hensyn til Norges utenrikspolitiske interesser, da opplysningene var mottatt under forutsetning av hemmelighold, og det fulgte av fast praksis i dette konkrete samarbeidet at opplysningene som fremkom av vedlegget ikke skulle offentliggjøres. Opprinnelig ble hele vedlegget unntatt fra offentlighet. I forbindelse med ombudsmannens undersøkelse av saken kom departementet likevel til at det kunne gis innsyn i opplysningene som gjaldt Norges finansielle overføringer til samarbeidet. Ombudsmannen har ikke innvendinger mot departementets standpunkt om at unntak fra offentlighet er påkrevd av hensyn til Norges utenrikspolitiske interesser, da offentliggjøring kan undergrave Norges troverdighet som en fortrolig partner og bidra til at vi får mindre relevant informasjon i fremtiden fra våre samarbeidspartnere. I forbindelse med den konkrete undersøkelsen departementet foretok overfor de øvrige medlemslandene om innsyn i vedlegget, mener ombudsmannen likevel at departementet kunne ha formulert seg klarere og mer åpent. På bakgrunn av departementets redegjørelse har ombudsmannen ikke tilstrekkelig informasjon til å konkludere med om vilkåret om at kravet til hemmelighold følger av fast praksis, er oppfylt. Ettersom ombudsmannen ikke har innvendinger mot departementets konklusjon om at det alternative vilkåret om at det foreligger en forutsetning om hemmelighold, er oppfylt, finner ombudsmannen likevel å kunne la denne siden av saken bero. I lys av departementets innvilgelse av innsyn i opplysningene i vedlegget som gjelder Norges finansielle overføringer, vil ombudsmannen understreke at samtlige opplysninger i et dokument må vurderes opp mot vilkårene i offentleglova § 20, herunder hvorvidt det faktisk foreligger en reell fare for at offentliggjøring av hver enkelt opplysning kan skade norske utenrikspolitiske interesser.

Et foretak ba om innsyn i all korrespondanse mellom et IT-selskap og en kommune for en periode på ca. to år. Kravet omfattet en e-post der navn på noen av IT-selskapets kunder fremgikk. Statsforvalteren i Nordland ga delvis innsyn i e-posten, men unntok samtlige kundenavn som taushetsbelagt informasjon. Statsforvalteren viste til at bransjen selv anser kundelister som forretningshemmeligheter og fremholdt at det var uten betydning om kundene var private eller offentlige. Ombudsmannen er kommet til at opplysninger om eksistensen av et kundeforhold mellom et offentlig organ og en privat virksomhet som hovedregel ikke er taushetsbelagt og at opplysninger om hvilke løsninger avtalen omfatter kan fremgå av offentlige anbudsdokumenter eller annen offentlig informasjon. Det er derfor begrunnet tvil om de unntatte opplysningene er taushetsbelagt. Ombudsmannen ber Statsforvalteren om å behandle saken på nytt.

En journalist ba om innsyn i dokumenter om budsjett- og økonomistyring ved jernbaneutbygging. Samferdselsdepartementet avslo journalistens krav. Kravet omfattet brev fra departementet til Jernbanedirektoratet, Bane NOR og Norske tog AS, samt virksomhetenes svar. Departementet avslo kravet med henvisning til bl.a. offentleglova § 15 første, andre og tredje ledd. Etter undersøkelsene herfra ga departementet innsyn i flere dokumenter og opplysninger som tidligere var unntatt offentlighet. For to av dokumentene ble hjemmelen endret til offentleglova § 22. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil om enkelte av dokumentene som det fremdeles er nektet innsyn i kan unntas med den begrunnelsen departementet har gitt. For å nekte innsyn i et dokument etter offentleglova § 15 første ledd, må unntak være nødvendig for å sikre interne avgjørelsesprosesser. Bestemmelsen retter seg primært mot råd, innspill, vurderinger og forslag som det vil innebære en fare for skade å gi innsyn i. Faktiske forhold og generelle premisser vil normalt falle utenfor. Det fremgår ikke i tilstrekkelig grad av begrunnelsen hvorfor noen av dokumentene inneholder råd, innspill og vurderinger som det vil innebære en fare for skade å gi innsyn i. Videre retter offentleglova § 15 andre ledd seg mot råd og vurderinger om hvordan organet bør stille seg i en sak når det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken. Enkelte av opplysningene som er unntatt etter bestemmelsen synes å være beskrivelse av faktiske forhold og ikke råd og vurderinger. Ombudsmannen ber departementet vurdere saken på nytt.

En journalist ba om innsyn i Koronakommisjonens brev til ulike aktører om deres håndtering av koronapandemien. Kravet ble avslått med henvisning til offentleglova § 24 første ledd om unntak fordi innsyn vil motvirke et offentlig kontroll- og reguleringstiltak. Saken reiser et prinsipielt spørsmål om Koronakommisjonen kan anses som et «kontroll- og reguleringstiltak» i lovens forstand. Med mandatets overordnede målsetning om læring og forbedring av nasjonens beredskap og krisehåndtering har Koronakommisjonens mandat, slik ombudsmannen ser det, lite preg av å være et kontrolltiltak. Ombudsmannen har derfor kommet til at offentleglova § 24 første ledd ikke kommer til anvendelse og ber om at Klagenemnda for Koronakommisjonen behandler innsynskravene på nytt.

Statsministerens kontor (SMK) avslo en journalists krav om innsyn i korrespondanse mellom SMK og departementene om en sak. Det fremgikk ikke av begrunnelsen hvilke dokumenter avslaget gjaldt. Journalisten mente at SMK var forpliktet til å identifisere de dokumentene avslaget omfattet ved bruk av saks- og dokumentnummer. SMK bestred at det forelå en slik plikt. SMK tok videre til orde for at det i et avslag på innsyn er tilstrekkelig å vise samlet til de hjemlene som danner grunnlaget for avslaget, samt opplyse om klageadgang og klagefrist. Ombudsmannen er kommet til at kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning i offentleglova § 31 første ledd må forstås slik at det på en tilstrekkelig klar måte må fremgå av avslaget hvilke unntaksbestemmelser som gjelder hvilke dokumenter. Dette kan f.eks. gjøres ved at avslagshjemlene knyttes opp mot grupper av dokumenter, som er hensiktsmessig inndelt. I et avslag som omhandler flere dokumenter som kan unntas på ulike hjemmelsgrunnlag, er det følgelig ikke tilstrekkelig kun å vise samlet til avslagshjemlene og opplyse om klagemulighetene. Formålet bak kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning kan ikke strekkes så langt at hvert av de dokumentene avslaget omfatter må identifiseres. Et slikt krav kan heller ikke utledes av øvrige rettskilder. Ombudsmannen er derfor enig med SMK i at forvaltningen i et avslag på innsyn ikke plikter å identifisere hvert dokument som omfattes av avslaget, f.eks. ved bruk av saks- og dokumentnummer. Et slikt krav kan heller ikke utledes av offentleglova § 31 andre ledd om utvidet begrunnelse. Eventuelle feil eller mangler ved den første avslagsbegrunnelsen må kunne rettes opp i den utvidede begrunnelsen, jf. prinsippet i forvaltningsloven § 41. SMK har i den utvidede begrunnelsen i tilstrekkelig grad klargjort hvilke dokumenter som er unntatt etter hvilke bestemmelser. Ombudsmannen har derfor ikke funnet grunn til å følge opp denne delen av saken videre. SMKs nye vurdering av hvilke dokumenter som kan unntas fra innsyn, og at det ikke er grunnlag for merinnsyn i disse dokumentene, gir ikke grunn til kritikk.

Saken gjelder krav om innsyn i en video en ansatt i en kommune mottok på sin private mobiltelefon. Den ansatte mottok samtidig med videoen en tekstmelding med klage på at en bryteklubb brukte kommunens idrettshall utenom tildelt tid. Tekstmeldingen og et stillbilde fra videoen ble lagret i kommunens saksbehandlingssystem. Som følge av henvendelsen ga kommunen bryteklubben en skriftlig advarsel. Videoen var etter det opplyste et opptak av at bryteklubben trente i idrettshallen. Kommunen avslo krav om innsyn i videoen fordi videoen ikke var journalført eller brukt i klagesaken. Kommunen viste også til at videoen lå på den ansattes private telefon som verken var innkjøpt eller eid av kommunen. Etter ombudsmannens syn var videoen et saksdokument etter offentleglova § 4, og innsynskravet skulle vært vurdert ut fra det. Den ansatte mottok videoen i egenskap av å være ansatt i kommunen og videoen skulle vært videresendt til kommunen og journalført der.

Saken gjelder offentlig søkerliste til stillingen som direktør for Fiskeridirektoratet. Statsråd Frank Bakke-Jensens navn fremgikk ikke av den offentlige søkerlisten til stillingen. Nærings- og fiskeridepartementet begrunnet dette med at stillingen som forsvarsminister krever særlig tillit og stabilitet. I tillegg viste departementet til rekrutteringshensyn. Ombudsmannen er kommet til at departementets begrunnelse for å unnta statsråd Frank Bakke-Jensens navn fra den offentlige søkerlisten ikke er tilstrekkelig, jf. offentleglova § 25. Det kreves særlige grunner for å unnta en søker fra søkerlisten til en lederstilling. Rollen som statsråd er ikke i seg selv tilstrekkelig for at slike særlige grunner foreligger. Det må foreligge konkrete hensyn som begrunner unntak. Slike konkrete grunner er ikke gjort gjeldende i denne saken.