Saken gjelder retten til innsyn i et særskilt filformat – i denne saken Excel-format – i de tilfellene der det lages en sammenstilling av opplysninger fra en database. Sivilombudsmannen har kommet til at et uttrekk i Excel-format i denne saken vil inneholde andre og mer detaljerte opplysninger enn den PDF-versjonen det er gitt innsyn i. Kravet om innsyn i Excel-format må derfor anses som krav om innsyn i et annet dokument. Fylkesmannen er derfor bedt om å vurdere de to undersøkte sakene på nytt. Ombudsmannen har kritiske merknader til Fylkesmannens generelle uttalelser om at den innsynsberettigede ikke bør ha mulighet til å redigere eller manipulere innholdet i en kopi av et dokument fra et offentlig organ. Selv om det ikke var avgjørende for de undersøkte sakene, har ombudsmannen uttalt at en innsynsberettiget i utgangspunktet har krav på at det utarbeides en sammenstilling i ethvert filformat, dersom vilkårene for sammenstilling for øvrig er oppfylt. Dette gjelder også i de tilfellene der det allerede er foretatt en sammenstilling i et annet format.

En arving (avdødes sønn) ba om innsyn i regnskapene som hjelpevergen hadde utarbeidet for moren de siste leveårene. Moren hadde sittet i uskiftet bo. Arvingen anførte at morens formue var blitt betydelig redusert de siste årene. Overformynderiet og fylkesmannen avslo kravet med en generell henvisning til en tidligere ombudsmannsuttalelse. Ombudsmannen uttalte at innsynsspørsmålet må avgjøres etter en konkret interesseavveining, der det blant annet er relevant hvorvidt avdødes formue ble betydelig redusert de siste årene, og at avdøde satt i uskiftet bo. Fylkesmannen hadde ikke foretatt en tilstrekkelig bred vurdering av spørsmålet om det bør gis rett til innsyn i regnskapene. Fylkesmannen ble bedt om å behandle saken på nytt.

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane brukte i underkant av tre måneder på å behandle en klage over en kommunes avslag på begjæring om innsyn. I flere perioder ble det ikke foretatt aktive saksbehandlingsskritt, og Fylkesmannen fulgte ikke opp saken mens den var til ny vurdering i kommunen. Saksbehandlingstiden er ikke i samsvar med kravene i offentleglova. Det er forvaltningens ansvar å sikre at klager i innsynssaker behandles så raskt som praktisk mulig, også i perioder med ressursutfordringer. Det er også forvaltningens ansvar å påse at journalføringspliktige dokumenter blir journalført.

Fire medlemmer av kommunestyret i Naustdal krevde lovlighetskontroll av kommune­styrets vedtakelse av reguleringsplan for Engebøfjellet. Det var fremmet innsigelse mot planen, som derfor ble behandlet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Klager anførte at kravet om lovlighetskontroll av kommune­styrets vedtak ikke var behandlet. Ombudsmannen kom til at kommunestyrets planvedtak er en avgjørelse etter kommune­loven § 59 nr. 1 første punktum, slik at det foreligger en plikt til å behandle kravet om lovlighets­kontroll. Selv om departementets behandling av reguleringsplanen etter plan- og bygnings­loven i stor grad vil konsumere slik behandling etter kommuneloven, må det fremgå av departementets vedtak at lovlighetskravet er vurdert. Ombudsmannen fant under tvil å kunne la saken bero med den forklaringen departementet ga.

Fylkesmannen i Rogaland mottok informasjon fra politiet om at en lege var ilagt et forelegg og var under etterforskning for en straffbar handling. Etter å ha innhentet mer informasjon valgte Fylkesmannen å varsle legens arbeidsgiver. Sammen med varselet ble det oversendt utskrift fra strafferegisteret, uttømmende bøteattest og et ikke vedtatt forelegg. Ombudsmannen har kommet til at det var anledning til å varsle arbeidsgiveren, men at oversendelsen av utskriften fra strafferegisteret, bøteattesten og forelegget gikk lenger enn begrunnelsen for å varsle tilsa. Dette innebar et brudd på taushetsplikten fra Fylkesmannens side.

Nav har erkjent at det foreligger ansvarsgrunnlag på grunn av feil fra Navs side. Bidragspliktige gis likevel ikke erstatning etter feilaktig å ha blitt krevet og betalt barnebidrag i en periode. Nav mener at det ikke foreligger økonomisk tap før det er avklart om han får eventuell utbetaling i bidragsmottakerens gjeldsordning. Ombudsmannen er kommet til at et konstaterbart økonomisk tap måtte anses å foreligge da kunnskapen om feilinnkrevingen ble kjent for bidragsmyndighetene og deretter stanset. Det bes om at saken behandles på nytt.

Kommunen har uriktig lagt til grunn at møtet mellom ordfører og gruppelederne om mulige løsninger på kommunens økonomiske problemer ikke var et møte i et folkevalgt organ i henhold til kommunelovens bestemmelser. Møtet skulle derfor som hovedregel vært åpent for offentligheten, og det skulle ha vært ført møtebok. Dersom møtet skulle ha vært lukket for offentligheten, måtte det ha skjedd etter reglene i kommuneloven. I så tilfelle skulle det ha blitt truffet en formell beslutning om å lukke dørene for allmennheten. Hjemmelen for lukkingen skulle også ha blitt ført i møteboken. Kommunen bes merke seg ombudsmannens kritikk og innrette sine rutiner slik at reglene om møteoffentlighet blir fulgt.

Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker. Undersøkelsen viser at departementets behandling av innsynssaker i mange tilfeller er tilfredsstillende. Det er likevel noen mangler ved departementets behandling av slike saker. De interne rutinene og skriftlige retningslinjene er på noen områder mangelfulle, og til dels misvisende. Saksbehandlingstiden for innsynsbegjæringer og innsynsklager er dessuten noen ganger for lang. I to saker har departementet gitt mangelfulle opplysninger om hjemmelshenvisning og det er noe uklart om departementet alltid har foretatt reelle meroffentlighetsvurderinger. Departementets behandling av klagesaker har også et forbedringspotensial, både gjennom mer aktiv oppfølging av underinstansen og ved at departementet gir bedre begrunnelser til de som klager over departementets egne avslag på innsyn. Departementet har opplyst at det på bakgrunn av ombudsmannens undersøkelser vil prioritere å foreta en gjennomgang av de interne rutinene og skriftlige retningslinjene for behandling av innsynsbegjæringer, klager over avslag på begjæring om innsyn og tilsvarende interne rutiner i de enkelte avdelingene. Videre er det opplyst at departementets interne kurs reflekterer ombudsmannens funn og anbefalinger. Ombudsmannen anser de foreslåtte tiltakene som fornuftige.

Saken gjelder legitimasjonskravene for inngående avgift etter merverdiavgiftsloven § 15-10 første ledd, når kjøper er utenlandsk næringsdrivende som driver avgiftspliktig virksomhet i Norge uten å ha noe hjemsted/forretningssted her, og derfor er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved representant, jf. merverdiavgiftsloven § 2-1 sjette ledd. Ombudsmannen er kommet til at avgiftsmyndighetene synes å praktisere legitimasjonskravene hjemlet i merverdiavgiftsloven § 15-10 første ledd med tilhørende regelverk for strengt i forhold til denne gruppen avgiftspliktige. Det bes om at Skattedirektoratet gjør det som skal til for at skattekontorene forstår og praktiserer dette regelverket i tråd med ombudsmannens synspunkter i denne uttalelsen.

Uttalelsen gjelder styret for Domstoladministrasjonens behandling av en begjæring om innsyn i journalen/dokumentlisten til og dokumenter i en personalsak. Hovedspørsmålet i saken er om det forelå tilstrekkelig hjemmel for å sladde opplysninger i journalen og for å avslå innsyn i hele eller deler av dokumentene i saken. Saksbehandlingstiden i Domstoladministrasjonen er også undersøkt. Som følge av setteombudsmannens to undersøkende brev til Domstoladministrasjonen ble det foretatt en fornyet vurdering av Laagendalspostens innsynsbegjæring. Dette resulterte i at det ble gitt mer innsyn i saksdokumentene og ytterligere opplysninger i journalen/dokumentlisten. Setteombudsmannen er kommet til at det ikke er grunn til rettslig kritikk av at de resterende dokumentene fortsatt er unntatt offentlighet. Domstoladministrasjonen er derimot bedt om å foreta en fornyet vurdering av behovet for å skjerme opplysninger om avsender av dokument 5 i journalen og skjermingen av opplysningene i de offentlig tilgjengelige brevene til ombudsmannen. Setteombudsmannen kritiserer Domstoladministrasjonen for manglende arkivering av saksdokumenter i saken, og for den lange saksbehandlingstiden, både av innsynsbegjæringene og av ombudsmannens henvendelser.