Saken gjelder innsyn i brev fra Bane NOR til Samferdselsdepartementet vedrørende fremdrift av fellesprosjektet Ringerinsbanene og E16. Samferdselsdepartementet avslo innsynskravet med henvisning til at dokumentet var innhentet til bruk i den interne saksforberedelsen, og det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken å unnta brevet fra offentlighet. Ombudsmannen er kommet til at departementet hadde hjemmel til å unnta dokumentet fra offentlighet etter offentleglova § 15 andre ledd. Bestemmelsen gir adgang til unntak for deler av et dokument som inneholder råd om og vurderinger av hvordan organet bør stille seg i en sak, og som organet har innhentet til bruk for den interne saksforberedelsen, når det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken. Vilkåret om at dokumentet skal være innhentet anses oppfylt i denne saken gjennom departementets oppdragsbrev 30. august 2015. I omfattende infrastrukturprosjekter som varer i mange år, vil det være kunstig å oppstille et krav om at organet som etterlyser råd og vurderinger må bekrefte bestillingen i forbindelse med hvert enkelt dokument, for at rådene og vurderingen skal kunne unntas etter offentleglova § 15. Hvorvidt et oppdragsbrev er tilstrekkelig for at dokumenter som oversendes organet flere år senere skal anses som innhentet etter denne bestemmelsen, må vurderes konkret i hvert enkelte tilfelle på bakgrunn av blant annet oppdragsbrevets innhold. Ombudsmannen finner ikke grunn til å kritisere departementets konklusjon om at de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av brevet, slik at dokumentet kan unntas i sin helhet i medhold av offentleglova § 12 bokstav c.

Samferdselsdepartementet ba flere virksomheter innen transportsektoren redegjøre for hvordan de ville håndtere et stort personellfravær som følge av covid-19. En journalist ba om innsyn i svarene. Departementet avslo innsynskravet med henvisning til bl.a. offentleglova § 15 første og andre ledd. For å nekte innsyn etter offentleglova § 15 første ledd, må unntak være nødvendig for å sikre interne avgjørelsesprosesser. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil om dokumentene som er unntatt etter § 15 første ledd kan unntas med den begrunnelsen departementet har gitt. Det fremgår ikke i tilstrekkelig grad hvorfor innsyn vil utgjøre en fare for skade på interne avgjørelsesprosesser. Videre kan det gjøres unntak etter offentleglova § 15 andre ledd for deler av et dokument som inneholder råd om og vurderinger av hvordan organet bør stille seg i en sak, når det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken. Etter ombudsmannens syn vil flere av opplysningene som er unntatt innsyn etter § 15 andre ledd falle utenfor bestemmelsens virkeområde. Ombudsmannen ber departementet vurdere saken på nytt.

Barne- og familiedepartementet innhentet situasjonsrapporter om koronapandemien fra flere tilknyttede virksomheter. En journalist ba om innsyn i rapportene. Departementet avslo kravet delvis med henvisning til offentleglova § 15 første og andre ledd. I begrunnelsen fremholdt departementet at en effektiv håndtering av pandemien er avhengig av åpenhjertige råd og innspill fra mange ulike organer. For å tilrettelegge for en effektiv dialog er det nødvendig at slike innspill og vurderinger ikke gjøres offentlige. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil om dokumentene kan unntas med den begrunnelsen departementet har gitt. For å nekte innsyn i et dokument etter § 15 første ledd, må unntak være nødvendig for å sikre interne avgjørelsesprosesser. Videre er det et vilkår for unntak etter § 15 andre ledd at dokumentet inneholder råd og vurderinger om hvordan organet bør stille seg i en sak. Det må vurderes konkret for hvert dokument om vilkårene for unntak er til stede. Mange av dokumentene inneholder kun en beskrivelse av faktiske forhold, for eksempel hvilke smitteverntiltak som allerede er gjennomført eller hvordan pandemien har påvirket virksomhetene så langt. Det er derfor vanskelig å se at det er grunnlag for å unnta alle dokumentene etter offentleglova § 15 første og andre ledd. Ombudsmannen ber departementet vurdere saken på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i dokumenter om behandling av norsk brukt atombrensel. Nærings- og fiskeridepartementet avslo innsynskravet delvis med henvisning til offentleglova § 15 første ledd om dokument innhentet fra underordnet organ for intern saksforberedelse, samt offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2 og atomenergiloven § 53 første ledd bokstav b om lovbestemt taushetsplikt. Ombudsmannen er kommet til at dokumentene inneholder miljøinformasjon og at departementets vurdering av innsyn etter miljøinformasjonsloven er mangelfull. Departementet har ikke foretatt en tilstrekkelig konkret vurdering av om det foreligger et reelt og saklig behov for å unnta samtlige av de sladdede opplysningene, herunder foretatt en slik interesseavveining som miljøinformasjonsloven gir anvisning på. Ombudsmannen har ikke innvendinger til departementets vurdering av at opplysningene i dokument 18/7339-6 og 7 der Norsk nukleær dekommisjonering gir fortrolige råd og vurderinger til departementet i utgangspunktet er omfattet av offentleglova § 15 første ledd første punktum. Ombudsmannen har heller ikke avgjørende innvendinger mot departementets vurderinger av at opplysninger om teknologi, pris og behandlingsmetoder, i utgangspunktet er underlagt taushetsplikt. Slik saken fremstår for ombudsmannen, synes de sladdede opplysningene hovedsakelig å gjelde slike forhold. Ombudsmannen har ikke den nødvendige fagkunnskapen for å kunne overprøve den nærmere avgrensningen av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. Ombudsmannen finner likevel grunn til å påpeke at departementets begrunnelser fremstår korte og generelle. Ombudsmannen ber departementet om å foreta en ny vurdering av saken.

Saken gjelder krav om innsyn i korrespondanse mellom Steigen kommune og Bodø kommune i forbindelse med en anskaffelsessak og senere sak for Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Steigen kommune avslo kravet med henvisning til offentleglova § 15 om interne dokumenter. Fylkesmannen i Nordland omgjorde vedtaket delvis ved å gi innsyn i enkelte dokumenter. Tre e-poster ble unntatt offentlighet med henvisning til offentleglova § 15 annet ledd, § 18 om rettssaksdokument og § 23 om hensynet til kommunens forhandlingsposisjon. Ombudsmannen er kommet til at Fylkesmannens begrunnelse etterlater «begrunnet tvil», jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd, til om vilkårene for unntak etter offentleglova § 15 annet ledd og § 23 første ledd er oppfylt. Videre er ombudsmannen kommet til at vilkårene for unntak etter offentleglova § 18 ikke er oppfylt. Fylkesmannens meroffentlighetsvurdering er også mangelfull. Ombudsmannen ber Fylkesmannen vurdere innsynskravet på nytt.

En journalist ba om innsyn i tre dokumenter hos Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i en sak om lokalisering av eldreombud. De tre dokumentene ble unntatt etter offentleglova §§ 14 og 15. Ombudsmannen har ingen merknader til HODs syn om at departementene må regnes som regjeringen som kollegium, og således ett organ etter offentleglova § 14 første ledd ved utarbeidelsen av r-notater. Offentleglova § 15 første ledd første setning hjemler unntak for dokumenter som er innhentet fra underordnet organ til den interne saksforberedelsen. Det er en forutsetning at unntak er «nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjersprosessar». For at nødvendighetsvilkåret skal være oppfylt, må innsyn i dokumentet fra underordnet organ føre til at det underordnede organet vil vegre seg for å gi samme type opplysninger til regjeringen i en senere beslutningsprosess av samme karakter. Ombudsmannen kan ikke se at departementet har vist til konkrete forhold ved Statsbyggs dokument som gjør det nødvendig å unnta dokumentet fra offentlighet av hensyn til forsvarlig interne avgjørelsesprosesser i regjeringen. På denne bakgrunn bes departementet om å behandle spørsmålet om adgangen til å unnta dokument 3 fra innsyn på nytt. Departementets merinnsynsvurdering fremstår generell for alle dokumenter knyttet til utarbeidelse av r-notater. Den synes ikke å knytte seg til det konkrete innholdet i de aktuelle dokumentene. Videre har ikke departementet vurdert hvilke hensyn som taler for innsyn i de enkelte dokumentene. Ombudsmannen har ikke funnet grunn til å be om en fornyet merinnsynsvurdering av dokument 4 og 5, men ber departementet merke seg ovennevnte og legge ombudsmannens syn til grunn ved den nye vurderingen av om det skal gis innsyn i dokument 3.

Saken gjelder krav om innsyn i internrevisjonsdokumenter oversendt fra Garantiinstituttet for eksportkreditt (GIEK) til Nærings- og fiskeridepartementet. Innsynskravet ble avslått av departementet under henvisning til offentleglova § 15 første ledd første punktum. Ombudsmannen er kommet til at de ni dokumentene saken gjelder, ikke kan anses innhentet til bruk i Nærings- og fiskeridepartementets interne saksforberedelse. Det foreligger dermed ikke unntaksadgang etter offentleglova § 15 første ledd. Departementets vurderinger av nødvendighetsvilkåret er dessuten ikke i tråd med bestemmelsens formål. Videre er departementets meroffentlighetsvurdering mangelfull. Departementet bes derfor om å behandle spørsmålet om dokumentinnsyn for de ni aktuelle dokumentene på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i 18 ulike rapporter som Finansdepartementet rutinemessig hadde innhentet fra internrevisjonen i Skattedirektoratet. Departementet avslo innsynskravet under henvisning til offentleglova § 15 første ledd første punktum. Ombudsmannen har kommet til at de 18 dokumentene ikke kan anses innhentet til bruk i departementets interne saksforberedelse. Det foreligger dermed ikke unntaksadgang etter offentleglova § 15 første ledd. Departementets vurdering av nødvendighetsvilkåret er dessuten ikke i tråd med bestemmelsens formål. Videre er merinnsynsvurderingen mangelfull. Ombudsmannen ber departementet behandle spørsmålet om dokumentinnsyn for de 18 dokumentene på nytt. Departementet bes videre påse at eventuelle retningslinjer mv. på området, som departementet er ansvarlig for, samsvarer med gjeldende rett.

Saken gjelder krav om innsyn i fire ulike rapporter som Finansdepartementet rutinemessig hadde innhentet fra internrevisjonen i Tolletaten. Departementet avslo innsynskravene under henvisning til offentleglova § 15 første ledd første punktum. Ombudsmannen har kommet til at de fire dokumentene ikke kan anses innhentet til bruk i departementets interne saksforberedelse. Det foreligger dermed ikke unntaksadgang etter offentleglova § 15 første ledd. Departementets vurdering av nødvendighetsvilkåret er dessuten ikke i tråd med bestemmelsens formål. Videre er departementets merinnsynvurdering mangelfull. Ombudsmannen ber departementet behandle de fire innsynskravene på nytt. Departementet bes videre påse at eventuelle retningslinjer mv. på området, som departementet er ansvarlig for, samsvarer med gjeldende rett.

Saken gjelder krav om innsyn i et brev oversendt fra Politidirektoratet til Justis- og beredskapsdepartementet. Brevet gjelder Politidirektoratets «Innspill - Interoperabilitet administrative og økonomiske konsekvenser». Innsynskravet ble avslått av Politidirektoratet med henvisning til offentleglova § 15 første ledd. Innsynsklagen ble oversendt fra Politidirektoratet til Justis- og beredskapsdepartementet 23. juli 2019. Justis- og beredskapsdepartementet stadfestet avslaget 26. september 2019. Ombudsmannen er kommet til at saksbehandlingstiden i departementet var for lang og i strid med offentleglovas krav. Det er også knyttet «begrunnet tvil» til om det var adgang til å unnta dokumentet fra offentlighet. Ombudsmannen ber departementet om å foreta en ny vurdering av innsynskravet.