Saken gjelder en praksis ved Statsministerens kontor om ikke å opplyse om hvem som er saksbehandler ved behandling av innsynskrav. En journalist ba Statsministerens kontor, i forbindelse med behandlingen av et innsynskrav, om å få opplyst hvem som var saksbehandler i saken. Alle e-postene fra Statsministerens kontor var kun signert med «Med vennlig hilsen Statsministerens kontor, postmottak». Statsministerens kontor svarte journalisten at deres praksis var ikke å opplyse om hvem som var saksbehandler i saken, men at navn på den ansvarlige avdelingsdirektøren kunne oppgis på forespørsel. Ombudet er kommet til at det følger av god forvaltningsskikk, og forutsetningsvis av habilitetsreglene i forvaltningsloven, at en part skal få kjennskap til hvem som har behandlet saken. Statsministerens kontor sin generelle praksis om ikke å opplyse om navnet på saksbehandler i innsynssaker, er etter ombudets syn i strid med god forvaltningsskikk. Statsministerens kontor bes på denne bakgrunn om å endre sin praksis for signering av innsynsavgjørelser slik at saksbehandlers navn rutinemessig opplyses om i svaret på innsynskravet.

Saken gjaldt innsyn i meldingsutvekslingen mellom en ansatt i Utenriksdepartementet og Rolls-Royce om det varslede salget av Bergen Engines. Meldingsutvekslingen hadde skjedd via Facebook Messenger og på e-post. Utenriksdepartementet hadde gitt innsyn i en versjon av Messenger-meldingene som var oversendt Stortinget, der enkelte opplysninger var utelatt. For Sivilombudet reiste saken spørsmål om departementet hadde de originale meldingene, om arkiv- og journalføringsplikten var overholdt, og om det forelå en plikt til å forsøke å gjenopprette de opprinnelige meldingene. Sivilombudet har undersøkt det rettslige grunnlaget for å utelate navn på saksbehandlere ved innsynskrav. Saken omfattet også oppføringen av en konkret sak knyttet til Bergen Engines-saken på departementets elektroniske postjournal på eInnsyn, og generelle spørsmål om journalføring av E-lisenssaker som gjelder eksportkontroll. Til sist ble det reist spørsmål om saksbehandlingstiden. Sivilombudet kom til at Messenger-meldingene var saksdokumenter som var gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og dermed var journalføringspliktig, jf. forskrift om offentlege arkiv § 9. Ombudet minnet også om at arkivplikten – i motsetning til journalføringsplikten – inntrer dersom dokumentet enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Departementet ble bedt om å vurdere om den beskrivelsen av rekkevidden av arkivplikten av særlig e-post som kom til uttrykk i svarene til ombudet, er korrekt og dekkende for departementets praksis. Sivilombudet uttalte at dokumenter som ellers oppfyller vilkårene for journalføringsplikten, men som både inneholder saksopplysninger og private opplysninger, skal journalføres med sitt opprinnelige innhold. Det er bare dokumenter som «utelukkande» er av privat karakter som ikke er omfattet av sakdokumentbegrepet i offentleglova § 4. Det er etter offentleglova ikke hjemmel til å utelate eller sladde navnet på saksbehandlere med den begrunnelse at saken er «eksepsjonell». Sivilombudet uttalte at det er uheldig at departementet ikke tidligere oppdaget at det finnes arkivert ytterligere en versjon av Messenger-meldingene. Departementet ble også bedt vurdere om de beskrevne rutinene for behandling av innsynskrav er gode nok og om det kan være behov for å innføre rutiner for å avklare med saksbehandler om det finnes saksdokumenter ut over det som er arkivert, før innsynskravet besvares. Departementet har gitt uttrykk for at dersom det er gjort feil i forhold til arkivplikten, er det god forvaltningsskikk å forsøke å rette feilen. Sivilombudet var enig i dette og mente at departementet i tråd med god forvaltningsskikk bør forsøke å gjenopprette Messenger-meldingene med sitt originale innhold. Sivilombudet ba departementet behandle innsynskravet på nytt. Sivilombudet mente det er uheldig at det ikke går tydelig frem av departementets nettsted at departementet har andre journaler i tillegg til den offentlige elektroniske postjournalen. Videre ba sivilombudet om at departementet innen utgangen av 2022 orienterer om status og konklusjoner i arbeidet med leveransen til eInnsyn for E-Lisenssakene. Under henvisning til oppføringen av en konkret sak på eInnsyn, minnet sivilombudet om kravene til opplysningene i journalen som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10. Saksbehandlingstiden var for lang både ved behandlingen av kravet og for den utvidede begrunnelsen. Sivilombudet ba om å bli holdt orientert om utfallet av den fornyede behandlingen av innsynskravet innen 1. juli 2022.

Saken gjelder Arbeids- og inkluderingsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i e-poster som gjelder daværende statsråd Hadia Tajiks pendlerboliger. Departementet brukte fire uker på å behandle innsynskravet, og begrunnet saksbehandlingstiden med at departementet på kort tid mottok mange og omfattende innsynskrav om sakskomplekset. Krav om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offentleglova § 29 første ledd andre punktum. Ombudet har kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. I vurderingen er det blant annet lagt vekt på at innsynskravet gjaldt en svært samfunnsaktuell sak, der rask behandling var særlig viktig.

Saken gjelder Asker kommunes saksbehandlingstid av krav om partsinnsyn og innsyn etter offentleglova. Klageren hadde benyttet seg av klageretten etter offentleglova § 32 andre ledd. Det gikk seks måneder fra klageren ba om innsyn til kommunen fattet en avgjørelse i saken. Den lange saksbehandlingen skyldtes kapasitetsutfordringer grunnet nyansettelser, stor saksmengde, koronapandemien og omlegging av digital innsynsløsning. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden ikke i tråd med forvaltningsloven § 11 a første ledd eller offentleglova § 29 første ledd og § 32 tredje ledd. Kommunen er bedt om å gi en redegjørelse for hvor mange innsynskrav og klager den har til behandling pr. 1. juni 2022 med angivelse av når kravene og klagene kom inn.

Utlendingsdirektoratet (UDI) brukte til sammen over ett år på å behandle en begjæring om partsinnsyn og sende klagen til rett klageorgan. Det tok nesten tre måneder før UDI traff vedtak i første instans. Vedtaket ble påklagd. Det tok seks uker før UDI sendte klagen videre, og da til feil klageorgan. Etter at UDI ble gjort oppmerksom på feilen gikk det ytterligere seks uker før klagen ble sendt til rett instans. Innsynssaken ble ikke behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Saker om partsinnsyn skal som hovedregel avgjøres samme dag, og normalt senest innen tre dager. Saken representerer et klart brudd på reglene om hurtig behandling av innsynssaker. UDI har videre ikke oppfylt sin plikt til å holde parten orientert om saksfremdriften, jf. forvaltningsloven § 11 a andre ledd og normer for god forvaltningsskikk. UDI har også brutt forvaltningsloven § 33 fjerde ledd om at saken skal oversendes klageinstansen så snart den er tilrettelagt. UDI lot klagen ligge vesentlig for lenge før den ble sendt videre, men da til feil klageorgan. Når feilen ble oppdaget tok det ytterligere seks uker før saken ble oversendt til rett instans, noe som er uakseptabelt lang tid i en sak om partsinnsyn. I denne saken tok det mer enn ett år og fire måneder fra innsyn ble krevd til parten fikk fullt innsyn i saksdokumentene etter å ha fått medhold av klageinstansen. Det er en uakseptabelt lang saksbehandlingstid. Ombudet ber om at UDI innen 25. mai 2022 gir en nærmere redegjørelse for hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt for å sikre at fremtidige begjæringer om partsinnsyn behandles på en tilfredsstillende måte.

En journalist i Kommunal Rapport ba om innsyn i en rapport skrevet av advokater fra et eksternt advokatfirma i forbindelse med en varslingssak i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Statsforvalteren i Vestfold og Telemark stadfestet fylkeskommunens delvise avslag på krav om innsyn i rapporten under henvisning til at det var et organinternt dokument, jf. offentleglova § 14 første ledd. I begrunnelsen viste Statsforvalteren til at advokatfirmaet måtte anses som en del av fylkeskommunen i forbindelse med utarbeidelsen av rapporten. Statsforvalteren la blant annet vekt på at oppgaven normalt ville blitt utført av fylkeskommunen selv, og at det hadde vært et tett samarbeid mellom fylkeskommunen og advokatfirmaet. I merinnsynsvurderingen viste Statsforvalteren til at prøvingsadgangen var begrenset til å legge stor vekt på hensynet til det kommunale selvstyret. Ombudet har, under tvil, kommet til at det i utgangspunktet er adgang til å unnta dokumentet fra innsyn som organinternt. Videre er ombudet kommet til at merinnsynsvurderingen er mangelfull og basert på en feilaktig lovforståelse. Ombudet ber på denne bakgrunn Statsforvalteren om å vurdere helt eller delvis merinnsyn på nytt.

En kommune hadde gitt delvis innsyn i et varsel. Innsyn ble gitt til to tidligere kollegaer av den som varslet. Saken gjelder spørsmål om brudd på taushetsplikten om noens personlige forhold. Videre gjelder saken ordførerens, som var en av de omvarslede, håndtering av saken. Kommunen mente at taushetsplikten ikke var til hinder for at det kunne gis innsyn i opplysninger om personlige forhold, jf. forvaltningsloven § 13 a, fordi opplysningene var alminnelig tilgjengelig, kjent for de to som hadde bedt om innsyn og klager hadde avgitt en erklæring om fritak for taushetsplikten. Sivilombudet har kommet til at kommunen har brutt taushetsplikten ved å gi delvis innsyn i varselet og ved dette gi ut opplysninger om klagerens personlige forhold. Det er overfor ombudet verken godtgjort at opplysningene var alminnelig tilgjengelig eller at de usladdede taushetsbelagte opplysningene var kjent for de to kollegaene som ble gitt innsyn. Erklæringen om samtykke til fritak fra taushetsplikt gjaldt i forbindelse med medieomtale av varslersaken og kunne ikke brukes som grunnlag for å gi innsyn i taushetsbelagte opplysninger i varselet. Anonymiseringen som var foretatt var ikke tilstrekkelig. Kommunen bes for fremtiden skjerpe rutinene ved anonymisering. Sivilombudet har også merknader til kommunens håndtering av henvendelser fra klageren i innsynssaken og mener at ordføreren burde ha unnlatt å skrive direkte til klager i saken, selv i informasjonsøyemed.

Saken gjelder innsyn i referater fra IDF-møter (informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter) i et politidistrikt. Politidirektoratet avslo innsyn i referatene under henvisning til at de var organinterne dokumenter. Direktoratet vurderte merinnsyn for møtereferatene, men viste til at offentliggjøring kunne medføre risiko for at møtedeltakerne ble mer tilbakeholdne i diskusjoner og i hva som ble gjengitt i referatene. Dette ville begrense både møtenes og referatenes funksjon og nytte- og informasjonsverdi. Sivilombudet mener det er tvilsomt om de aktuelle referatene i sin helhet ligger i kjerneområdet for offentleglova § 14 om organinterne dokumenter. Det er derfor også tvilsomt om disse hensynene kan bli avgjørende for vurderingen av merinnsyn i alle deler av referatene. Vurderingen direktoratet har foretatt er uansett for generell, ved at den ikke er knyttet opp mot innholdet i de enkelte møtereferatene. Ombudet ber på denne bakgrunn direktoratet om å foreta en fornyet merinnsynsvurdering.

Saken gjelder hvorvidt opplysninger om offentlig ansattes ansiennitet omfattes av retten til innsyn etter offentleglova, eller om slike opplysninger er et personlig forhold som er taushetsbelagt. Opplysninger om offentlig ansattes ansettelsesforhold er i utgangspunktet ikke et personlig forhold og derfor ikke taushetsbelagt i henhold til forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Slike opplysninger kan da ikke unntas fra innsyn etter offentleglova § 13 første ledd. Dersom det skal gjøres unntak fra dette utgangspunktet må det begrunnes konkret hvorfor opplysninger om for eksempel ansiennitet utgjør et personlig forhold. Det skal mye til for å si at opplysninger om offentlig ansattes ansettelsesforhold gjelder personlige forhold, fordi hensynet til at allmennheten skal kunne gjøre seg kjent med offentlig ansattes arbeid gjør seg gjeldende. Ombudet kan ikke se at det i denne saken er grunnlag for å fravike utgangspunktet om at opplysninger om offentlig ansattes arbeid og ansettelsesforhold, herunder ansiennitet, ikke er et personlig forhold som er taushetsbelagt. Sivilombudet ber Kommunal- og distriktsdepartementet om å foreta en ny vurdering av innsynsklagen.

Saken gjelder Statsforvalteren i Cs avgjørelse om å gi delvis innsyn i dokumenter i en varslingssak. Ombudet er kommet til at X kontrollutvalg må anses som en del av Y kommune. Reglene i arbeidsmiljøloven § 2 A-7 om taushetsplikt ved varsling til eksternt organ får derfor ikke anvendelse. Ombudet er kommet til at det var riktig å gi delvis innsyn i varslingssaken. Det er ikke rettslig grunnlag for å unnta dokumentene i sin helhet så lenge de taushetsbelagte opplysningene ikke utgjør det «vesentligste» av dokumentet. Det er heller ikke funnet grunnlag for avgjørende rettslige innvendinger til Statsforvalterens konkrete vurdering av hvilke opplysninger som var omfattet av taushetsplikt. Ved vurderingen av taushetspliktens rekkevidde etter reglene i offentleglova er det ikke et relevant hensyn at den som ber om innsyn muligens kunne anses som part i varslingssaken. Innsyn må vurderes enten etter reglene i offentleglova eller forvaltningsloven kapittel IV om partsinnsyn.