Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige og at unntak krever hjemmel i lov eller forskrift. Hver enkelt kalenderoppføring i næringsministerens Outlook-kalender er å anse som et dokument, jf. offentleglova § 4 første ledd. Arbeidsrelaterte kalenderoppføringer er dokumenter som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til departementet, jf. offentleglova § 4 annet ledd. Den enkelte kalenderoppføringen anses ferdigstilt senest når tidspunktet for aktiviteten har passert, noe som er tilfellet for de kalenderoppføringene den aktuelle innsynsforespørselen gjelder. Vilkårene i offentleglova § 4 er etter dette oppfylt for arbeidsrelaterte kalenderoppføringer for den aktuelle perioden, og journalisten har i utgangspunktet krav på innsyn, jf. hovedregelen i offentleglova § 3. Departementets tidsbruk på mer enn tre uker ved første gangs behandling var for lang. Tidsbruken i forbindelse med departementets fornyede vurdering og klagebehandlingen på tre måneder er også i strid med offentleglovas bestemmelser om saksbehandlingstid

Saken gjelder Nav Klageinstans Sørs avslag 21. oktober 2016 på et krav om erstatning for økonomisk tap påløpt på grunn av Navs sene innvilgelse av dagpenger under brukers permittering av seg selv som eneste ansatt i eget AS. Permitteringen skjedde som følge av manglende oppdrag for virksomheten. Bruker mente blant annet at Nav hadde brutt sin veiledningsplikt og unnlatt å innhente relevant dokumentasjon ved behandlingen av saken. Ombudsmannen er kommet til at Nav ikke oppfylte sin veiledningsplikt og utredningsplikt etter forvaltningsloven §§ 11 og 33 femte ledd ved behandlingen av brukers klagesak. Bruker kunne med rimelighet forventet nærmere veiledning fra Nav, og også at Nav hadde etterspurt en avklaring av antall arbeidede timer og dokumentasjon på aktiviteten i selskapet for å skaffe nye oppdrag. Aktsomhetsnormen er derfor overtrådt, og det foreligger ansvarsgrunnlag etter skadeserstatningsloven § 2-1 første ledd.

I en driftsorientering til styret i et helseforetak omtalte direktøren en pasient som ifølge orienteringen hadde utfordret både administrasjonen og styret med en rekke anklager, herunder klager til helsetilsynet og Pasientskadenemnda – uten å ha fått medhold i noen av instansene. Pasienten fant driftsorienteringen publisert på hjemmesiden til helseforetaket, og selv om han ikke var navngitt, skjønte han at den gjaldt ham. Da han mente at de fleste opplysningene om ham var klart uriktige, krevde han en beklagelse, og at opplysningene ble fjernet og dementert. Henvendelsen hans ble ikke besvart, og pasienten involverte deretter en rekke offentlige instanser. Orienteringen ble «avpublisert» etter en henvendelse fra Datatilsynet til helseforetaket, men pasienten fikk aldri noen beklagelse eller dementi fra helseforetaket for de uriktige opplysningene i orienteringen. Flere av opplysningene i driftsorienteringen er klart uriktige og unødig negativt formulert. Pasienten hadde, i motsetning til det som sto i orienteringen, fått medhold i sine klager til både helsetilsynet og Pasientskadenemnda. Videre hevdet orienteringen at Oslo universitetssykehus hadde frarådet pasienten å gjennomføre en operasjon han fikk i utlandet, mens de faktiske forhold var at sykehuset tvert imot hadde henvist ham til den kirurgen som utførte operasjonen. Helseforetakets behandling av pasientens henvendelse om driftsmeldingen var ikke tilfredsstillende. Kravet til god forvaltningsskikk innebærer at forvaltningen normalt må beklage egne feil, og pasienten i denne saken skulle ha fått en beklagelse og et dementi for innholdet i driftsorienteringen. Helseforetakets unnlatelse av dette er kritikkverdig. Ombudsmannen ber om at alle uriktige opplysninger nå dementeres, og at pasienten får en oppriktig beklagelse fra helseforetaket.

Saken gjelder opprettelse av ny grunneiendom for senere oppføring av to eneboliger med garasje. Fylkesmannen i Rogaland opprettholdt Sola kommunes dispensasjon fra reguleringsplanen og tillatelse til fradeling. Fylkesmannen hadde ikke foretatt en selvstendig vurdering etter pbl. § 26-1 annet punktum, men mente å ha vurdert tomtens egnethet i sin dispensasjonsvurdering. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil om fradelingen av boligtomten krever dispensasjon fra reguleringsplanen. Pbl. § 26-1 annet punktum skulle uansett ha vært vurdert før det kunne gis tillatelse til fradeling. Ombudsmannen er også i tvil om Fylkesmannen har vurdert klagernes anførsler tilstrekkelig, jf. forvaltningsloven § 34 annet ledd. Fylkesmannen ble bedt om å vurdere saken på nytt.

Fylkesmannen fattet vedtak om bytte av representant for en enslig, mindreårig asylsøker dagen før det skulle avholdes asylintervju. Den tidligere representanten påklaget vedtaket samme dag og anmodet i medhold av forvaltningsloven § 42 om at iverksettingen av vedtaket ble utsatt til klagen var behandlet. Klageren ble først flere måneder senere underrettet skriftlig om at anmodningen var avslått - etter at spørsmålet var tatt opp av ombudsmannen. Ombudsmannen slo fast at forvaltningsloven krever en beslutning «snarest mulig». Skriftlig underretning ble sendt klageren alt for sent, og saksdokumentene etterlot tvil om anmodningen om utsatt iverksetting i det hele tatt var blitt vurdert av Fylkesmannen før dette tidspunktet. At vedtaket faktisk ble iverksatt, og at klageren i en telefonsamtale ble fortalt at han ikke lenger var representant for asylsøkeren, innebar ikke at spørsmålet om utsatt iverksetting var blitt behandlet. Fylkesmannen ble kritisert for at det ikke var skrevet noe referat fra telefonsamtalen. Fylkesmannen ble bedt om å vurdere om det var behov for å gi interne retningslinjer om forståelsen og praktiseringen av forvaltningsloven § 42.

Politiet har flere oppgaver knyttet til tillatelser om førerkort og kjøreseddel. Dersom politiet avdekker at noen kjører ulovlig, vil saken kunne bli etterforsket og gjerningspersonen tiltalt og straffet med bøter, fengsel og/eller tap av rettigheter. I andre sammenhenger kan politiet undersøke om førerkort- og kjøreseddelinnehavere fyller vilkårene for å ha førerett. Dersom vilkårene ikke er oppfylt eller det er mistanke om det, kan politiet fatte vedtak som begrenser eller tilbakekaller føreretten. Dette er en forvaltningsmessig behandling i motsetning til straffesakssporet. Forskjellen kan illustreres ved spørsmålet om edruelighet, som er et sentralt vilkår for å ha førerett. Kjøring i påvirket tilstand er et straffbart forhold, som behandles etter reglene for straffesaker og kan ende med behandling i domstolene og dom om blant annet inndragning av førerkortet. Dersom politiet får opplysninger om at en fører generelt sett misbruker rusmidler – altså ikke nødvendigvis i forbindelse med kjøring – kan det føre til en forvaltningssak i politiet og medføre tilbakekall av føreretten. Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av politiets behandling av forvaltningssaker om førerkort og kjøreseddel. Undersøkelsen omfatter Politidirektoratets klagesaksbehandling og behandlingen i førsteinstans ved tre ulike politidistrikter av saker om førerkort og kjøreseddel i året 2014. Til sammen har ombudsmannen undersøkt 213 saker behandlet av politidistriktene og 546 saker i Politidirektoratet.

Saken gjelder Stiftelsesklagenemndas behandling av et krav om sakskostnader etter forvaltningsloven § 36 annet ledd. Advokaten til klageren – som gjennom vedtaket ble pålagt å dekke motpartens sakskostnader – ble forhåndsvarslet ved hjelp av e-post. Advokaten mottok ikke denne e-posten eller annen form for forhåndsvarsling før vedtaket ble fattet. Ombudsmannen kom til at klageren ikke ble lovlig forhåndsvarslet. Etter eForvaltningsforskriften § 8 sjette ledd, jf. annet ledd kan forhåndsvarsling etter forvaltningsloven § 16 bare skje ved av hjelp av e-post dersom parten ber om det. I denne saken forelå det ikke anmodning eller samtykke fra partens side. I slike tilfeller er det forvaltningen som har risikoen og bevisbyrden for at forhåndsvarselet likevel kom frem parten, og at parten aktivt forholdt seg til varselet. Slik saken var opplyst forelå det ikke tilstrekkelige holdepunkter for å legge til grunn at klagerens advokat hadde mottatt forhåndsvarselet før vedtaket ble fattet. Parten kunne dermed ikke anses å ha blitt forhåndsvarslet før vedtaket om sakskostnader ble truffet. Nemnda ble bedt om å vurdere saken på ny, og om å gjennomgå sine rutiner for elektronisk kommunikasjon med private parter.

Klagenemnda for merverdiavgift hadde fattet vedtak med 3 mot 2 stemmer om tilbakeføring av fradragsført inngående merverdiavgift med kr. 1 156 273. Begrunnelsen var at A, en bransjeorganisasjon for IKT-næringen , ikke hadde avgiftspliktig omsetning, fordi unntaket i merverdiavgiftsloven § 3-13 kom til anvendelse. Klagenemnda mente at betalingen fra organisasjonens medlemmer i sin helhet måtte anses som «medlemskontingent», og at alle As tjenester til medlemsbedriftene var del av organisasjonens ideelle virksomhet. Betalingen kunne derfor ikke anses som vederlag for avgiftspliktige tjenester. Når det ikke forelå avgiftspliktig omsetning, forelå det heller ikke fradragsrett. Ombudsmannen kom til at de tjenestene som A ytet mot betaling av såkalt «serviceavgift», hadde et klart kommersielt preg, og at disse ikke ble ytet som del av organisasjonens ideelle virksomhet. Det forelå avgiftspliktig omsetning fordi serviceavgiften måtte anses som vederlag for konkrete avgiftspliktige motytelser fra A. Betalingen kunne derfor ikke anses som «medlemskontingent» etter § 3-13. Vilkårene i § 3-13 første ledd var ikke oppfylt, og unntaksbestemmelsen kom ikke til anvendelse. Ombudsmannen mente derfor at vedtaket fra klagenemnda var uriktig. Det følger av skatteforvaltningsloven § 13-9 at en klagenemnd kan endre sin skattefastsetting når det foreligger nye omstendigheter, og tungtveiende hensyn tilsier at saken tas opp. Denne uttalelsen er oversendt Skattedirektoratet med anmodning om å sørge for at saken tas opp igjen, og at det fattes nytt vedtak i samsvar med ombudsmannens og Skattedirektoratets uttalelser.

Saken gjelder behandlingstiden i en sak om innsyn i journalen til Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) for perioden 2013-2015. Ved journalføring av dokumenter i sitt elektroniske arkiv- eller saksbehandlingssystem hadde NSM ikke vurdert om det var opplysninger i journalinnførslene som skulle skjermes for allmennheten. NSM måtte derfor gjennomgå journalen manuelt, og skjerme en stor andel opplysninger, før det kunne gis innsyn. Ombudsmannen er kommet til at spørsmålet om innsyn i journalen først skal vurderes når NSM mottar et krav om innsyn. NSM skulle likevel rutinemessig ha vurdert å skjerme opplysninger i journalen ved journalføringen, for deretter å kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som allmennheten har krav på innsyn i på en enkel måte. Ettersom NSM ikke har hatt rutiner for skjerming av opplysninger i journalen, tok det for lang tid å behandle kravet om innsyn i journalen for den aktuelle perioden.

Kriminalomsorgen avslo ytterligere besøk til klagerens ektefelle i fengsel etter at hun hadde fått gjentatte advarsler og det ble funnet spor av narkotiske stoffer i en jakkelomme og på et kredittkort. Spørsmålet var om de hadde «grunn til å tro» at klageren ville benytte fremtidige besøk til å smugle narkotika inn i fengselet. På spørsmål fra ombudsmannen sa Kriminalomsorgen region øst seg enig i at bruk av narkotika alene ikke var grunnlag for å nekte besøk, og i at gjentatte funn av narkotika på en person ikke nødvendigvis er en indikasjon på forsøk på å smugle narkotika inn i fengselet. Ombudsmannen kom til at Kriminalomsorgens nektelse ikke var tilstrekkelig begrunnet, og at mangelen også heftet ved den vurderingen som var foretatt.