Det innledende drøftingsmøtet om kommunesammenslåing mellom Rennebu og Oppdal kommune ble lukket, uten at det ble angitt hjemmel for lukking. Ombudsmannen er kommet til at møtet ble lukket i strid med kommunelovens bestemmelser. Sett i lys av at kommunene synes å ha erkjent at det ikke er hjemmel for lukking av slike møter, og at de etterfølgende forhandlingsmøtene mellom de to kommunene har blitt holdt for åpne dører, er det ikke funnet grunn til ytterligere merknader.

Kommunen har uriktig lagt til grunn at møtet mellom ordfører og gruppelederne om mulige løsninger på kommunens økonomiske problemer ikke var et møte i et folkevalgt organ i henhold til kommunelovens bestemmelser. Møtet skulle derfor som hovedregel vært åpent for offentligheten, og det skulle ha vært ført møtebok. Dersom møtet skulle ha vært lukket for offentligheten, måtte det ha skjedd etter reglene i kommuneloven. I så tilfelle skulle det ha blitt truffet en formell beslutning om å lukke dørene for allmennheten. Hjemmelen for lukkingen skulle også ha blitt ført i møteboken. Kommunen bes merke seg ombudsmannens kritikk og innrette sine rutiner slik at reglene om møteoffentlighet blir fulgt.

Formannskapet i kommunen avholdt 2. oktober 2014 et lukket møte på et hotell. Møtet ble ikke annonsert på forhånd. Formålet med møtet var å drøfte om det var politisk dekning for å innlede en prosess for å avslutte rådmannens arbeidsforhold. Ombudsmannen har kommet frem til at dette var et møte i et folkevalgt organ i henhold til kommuneloven § 30 nr. 1 og kommunelovens regler for lukking og føring av hjemmelen i møteboken skulle ha vært fulgt.

Ombudsmannen er kommet til at arbeidsmøtet som kommunen avholdt i forbindelse med en ny kommunereform var et møte i kommunelovens forstand. Møtet skulle ha vært annonsert på forhånd og åpent for allmennheten.

Saken gjelder lukking av et kommunestyremøte 12. februar 2014 i Brønnøy kommune. Ombudsmannen har kommet til at Brønnøy kommune ikke fulgte saksbehandlingsreglene ved lukking av deler av møtet i kommunestyret. Verken avgjørelsen om å lukke dørene eller hjemmelen for avgjørelsen var ført i møteboken.

Saken gjelder lukking av formannskaps- og kommunestyremøte i Lødingen kommune. Ombudsmannen har kommet til at Lødingen kommune ikke fulgte saksbehandlingsreglene ved lukking av deler av møtene i formannskapet og kommunestyret. Av møteprotokollen fra formannskapsmøtet fremgikk ikke hjemmelen for avgjørelsen om å lukke deler av møtet. Videre hadde kommunestyret ikke i tilstrekkelig grad spesifisert hjemmelsgrunnlaget for lukkingen i møteprotokollen.

Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i § 31.

To møter i formannskapet i Larvik kommune ble høsten 2010 holdt for lukkede dører. Møtene var ikke annonsert i media på forhånd, det var uklart med hvilken hjemmel dørene var lukket og informasjonen i møteboken var mangelfull. En avis klaget over saksbehandlingen forut for og gjennomføringen av møtene i formannskapet. Lukking av møte skal vedtas av formannskapet selv. Plikten til å bekjentgjøre møtet på forhånd må antas å gjelde like fullt, selv om det kan være hjemmel for lukking av dørene ved behandlingen av én, flere eller alle saker i et konkret møte. Eventuell lukking av dørene må vedtas for hver enkelt sak, og hjemmelen for vedtaket skal føres i møteboken.  

Fylkesutvalget i Telemark fylkeskommune skulle i et fjernmøte behandle et forliksforslag i en entreprisetvist. Av hensyn til behovet for å holde interne vurderinger skjult i tilfelle forliksforslaget ikke ble godtatt, og saken derfor gikk til domstolen, ble det på forhånd ansett klart at møtet måtte holdes for lukkede dører. I og med at kunngjøringsplikten i kommuneloven bare gjaldt for møter som skulle holdes for åpne dører, ble møtet ikke kunngjort for allmennheten. Uansett var det så kort tid fra forliksforslaget forelå og til akseptfristen for forslaget gikk ut til at det kunne oppstilles noen kunngjøringsplikt. Ombudsmannen kom til at fylkeskommunen hadde lagt til grunn en uriktig forståelse av loven. Etter ombudsmannens syn, som delvis var basert på en tidligere uttalelse samme år, gjaldt kunngjøringsplikten også for møter som antakeligvis kom til å gå for lukkede dører. Dersom administrasjonens eller fylkesordførerens oppfatning av om møtet skulle holdes for åpne eller lukkede dører skulle være avgjørende for om møtet skulle kunngjøres, ville det være liten realitet i at det er det folkevalgte organet, her fylkesutvalget, som etter loven skal bestemme om møtet skal lukkes. Med dagens teknologi og tatt i betraktning at fylkeskommunen allerede en uke i forveien ble kjent med at det måtte avholdes et møte i fylkesutvalget, kunne det dessuten vanskelig sies å ha vært praktisk umulig å gi allmennheten informasjon om det forestående møtet. Ombudsmannen hadde også noen merknader til saksbehandlingen for øvrig.  

Skedsmo kommune mente at et todagers seminar for bl.a. de folkevalgte om kommunebudsjettet, ikke var et «møte» i kommunelovens forstand. Kommunen fremholdt at seminaret var et rent orienteringsmøte – en slags «lesehjelp» for de folkevalgte – og at det ikke foregikk drøftinger eller annen diskusjon på seminaret. Ombudsmannen mente at en sammenkomst i et folkevalgt organ var et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Selv om kommunen hadde karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte, måtte budsjettprosessen ses i sammenheng, og det var da vanskelig å se at ikke seminaret var en del av prosessen frem mot vedtakelse av budsjettet. Ombudsmannen mente at det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret falt utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet.