Saken gjelder en tillatelse til å oppføre et busskur i samsvar med gjeldende plan ca. to meter fra naboens bolig. Naboen klaget og anførte konkrete ulemper ved den godkjente plasseringen. Statsforvalteren synes ikke å ha vurdert tiltakets plassering og naboens argumenter mot denne, men la til grunn at tiltaket måtte godkjennes da det var i samsvar med regelverket. Naboen klaget til Sivilombudet. Sivilombudet er kommet til at plasseringen av tiltaket må vurderes og godkjennes etter plan- og bygningsloven § 29-4 første ledd også der et tiltak er i samsvar med plan. Omfanget av vurderingen avhenger av i hvilken grad tiltakets plassering er konkret vurdert i planen. Her var busskurets plassering og naboens eventuelle ulemper ved denne ikke vurdert i plansaken. I slike tilfeller må disse forholdene vurderes i byggesaken med hjemmel i plan- og bygningsloven § 29-4 første ledd. Da ombudet ikke kan se at klagerens påberope ulemper mot plasseringen er vurdert, sendes saken tilbake til Statsforvalteren for ny behandling.

En student skulle etter vedtak om utdanningsstøtte motta det maksimale beløpet for lån og stipend til dekning av skolepenger for studie i utlandet. Etter en valutajustering ved utbetalingen ble støtten redusert, til tross for at klager ikke fikk dekket hele skolepengesummen. Lånekassen har tolket bestemmelsen om valutajustering i forskrift om utdanningsstøtte § 91 riktig når det ble lagt til grunn at valutajusteringen skal foretas med grunnlag i vedtaket om lån og stipend. Det var derfor i samsvar med gjeldende rett at klager fikk redusert støtten på utbetalingstidspunktet med nesten 12,5%, selv om klager ikke fikk dekket hele skolepengesummen.

Saken gjelder manglende svar fra Norges vassdrags- og energidirektorat på en henvendelse om lovligheten av et igangsatt tiltak. Direktoratets svar uteble til tross for flere skriftlige purringer fra klager. Direktoratet svarte over 1 år og 10 måneder etter klagers første henvendelse, og først etter at ombudet igangsatte sine undersøkelser i saken. Direktoratet hadde ikke sendt foreløpig svar med informasjon om årsaken til den lange saksbehandlingstiden og når svar kunne ventes. Sivilombudet er kommet til at saken ikke er behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a. Forvaltningslovens krav i § 11 a annet ledd om å orientere klager der det tar uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, er heller ikke oppfylt. Sivilombudet forutsetter at direktoratet i fremtiden besvarer henvendelser i henhold til forvaltningslovens krav, og ber direktoratet skjerpe rutinene for utsending av foreløpig svar og forsinkelsesbrev for å sikre borgerne informasjon under sakens gang.

Saken gjelder innsyn etter offentleglova i et notat utarbeidet av Kommuneadvokaten i Oslo til Byrådsavdelingen for oppvekst og kunnskap. Notatets tema var hvorvidt kommunen skulle gi en beklagelse og dekke sakskostnader for en rettssak som en tidligere lærer hadde anlagt og tapt mot kommunen over et erstatningskrav for ikke-økonomisk tap. Ombudet legger til grunn at notatet fra Kommuneadvokaten opprinnelig var innhentet fra et underordnet organ til bruk i den interne saksforberedelsen. Offentleglova § 15 kunne derfor i utgangspunktet gi hjemmel for å nekte innsyn. Ettersom notatet senere ble vedlagt et saksfremlegg til et folkevalgt kommunalt organ, Finansutvalget, stiller offentleglova § 16 første ledd, jf. kommuneloven § 11-13 i tillegg krav om at det folkevalgte organet måtte treffe vedtak om innhenting av notatet med et visst flertall. Ombudet har kommet til at det er en forutsetning for at notatet fortsatt skal kunne unntas offentlighet, at de formelle kravene i kommuneloven § 11-13 tredje ledd, jf. § 11-4 første ledd bokstav d er fulgt. Ettersom det ikke var foretatt en formell avstemning i Finansutvalget om innhentingen av notatet, og avgjørelsen heller ikke ble protokollert, kan notatet ikke unntas offentlighet etter offentleglova § 16 første ledd. Ombudet har videre kommet til at notatet ikke kan unntas offentlighet etter offentleglova § 18, som gir adgang til unntak fra innsyn for dokumenter som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak. Notatet er utarbeidet etter at den opprinnelige erstatningssaken var avsluttet i domstolene, og over en måned før klageren begjærte gjenåpning av saken for lagmannsretten. Det var derfor ikke utarbeidet i tilknytning til en konkret rettssak. Videre gjaldt notatet i stor grad temaer som uansett ikke ville være gjenstand for behandling i domstolene, nemlig en eventuell beklagelse til klageren, og spørsmål om ettergivelse av sakskostnader på et privatrettslig grunnlag. Ombudet ber derfor Statsforvalteren vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Justis- og beredskapsdepartementets instruks om behandlingen av søknader om permanent oppholdstillatelse fra søkere som hadde midlertidig oppholdstillatelse som flyktning. Instruksen gjaldt på hvilket tidspunkt vilkåret om at det fortsatt forelå beskyttelsesbehov måtte være til stede. Ved instruksen ble tidspunktet endret fra søknadstidspunktet til vedtakstidspunktet, og dette gjaldt også allerede innkomne søknader. Bakgrunnen for Sivilombudets sak var at Utlendingsdirektoratet (UDI) i juli 2019 ba Justis- og beredskapsdepartementet om tilslutning til å rette seg etter Utlendingsnemndas (UNEs) vurdering av tidspunkt for endringer i sikkerhetssituasjonen i Mogadishu, Somalia. UNE hadde kommet til at endringene var tilstrekkelig vesentlige og varige til å begrunne opphør av beskyttelse for flyktninger fra og med 27. mars 2017. Tidspunktet hadde betydning for rundt 1400 saker der det skulle vurderes om den midlertidige oppholdstillatelsen skulle kalles tilbake fordi behovet for beskyttelse var bortfalt (Somaliaporteføljen) og søknad om permanent oppholdstillatelse avslås. I påvente av avklaring av tidspunktet var søknadene om permanent oppholdstillatelse i denne porteføljen stilt i bero. De aller fleste søknadene om permanent oppholdstillatelse var kommet inn før 27. mars 2017. I henvendelsen (praksisforeleggelsen) varslet derfor UDI departementet om at tidspunktet ville innebære at få av sakene i Somaliaporteføljen ville ende med tilbakekall av flyktningstatus. I mars 2020 ga departementet tilslutning til at tidspunktet 27. mars 2017 skulle legges til grunn. Samme dag ga departementet instruks GI-05/2020 om at situasjonen på søknadstidspunktet ikke lenger skulle legges til grunn for søknader om permanent oppholdstillatelse fra flyktninger der beskyttelsesbehovet revurderes. Instruksen innebar at de fleste av sakene i Somaliaporteføljen, motsetning til det UDI varslet om, ville kunne ende med opphør av flyktningstatus. Saken for Sivilombudet gjelder også spørsmålet om tiden det tok å besvare spørsmålet fra UDI om 27.mars 2017 kunne legges til grunn, oppfylte kravene til saksbehandlingstid i forvaltningsloven § 11 første ledd. Instruks GI-05/2020 endret en fast og langvarig praksis i utlendingsforvaltningen til ugunst for de søkerne den gjelder. Den ble gjort gjeldende også for et stort antall søknader som allerede var kommet inn og der søkere med kunnskap om myndighetenes praksis hadde grunn til å tro at de ville få permanent oppholdstillatelse. Etter Sivilombudets syn er det flere momenter som taler for at tidligere forvaltningspraksis var så fast, langvarig og omfattende at den var blitt rettslig bindende. Det er derfor begrunnet tvil om departementet kunne endre praksis uten å gå veien om lov- eller forskriftsendring. Departementet har uansett ikke utredet tilstrekkelig om tidligere forvaltningspraksis hadde en slik bindende karakter. Etter Sivilombudets syn har departementet ikke oppgitt noen tilfredsstillende saklig grunn til å legge ulikt vurderingstidspunkt i samme bestemmelse til grunn for forskjellige grupper av søkere. Uten en bedre begrunnelse for at riktig vurderingstidspunkt etter utlendingsloven § 60 første ledd bokstav b, skal tolkes ulikt for flyktninger der beskyttelsesbehovet revurderes og andre som søker permanent oppholdstillatelse, er Instruks GI-05/2020 etter Sivilombudets syn i strid med kravene til likebehandling. Sivilombudet kan ikke se at hensynet til forutberegnelighet og innrettelse ble tilstrekkelig utredet og hensyntatt ved avgjørelsen om at instruksen også skulle gjelde for søknader som allerede var innkommet. Sivilombudet mener det derfor er begrunnet tvil om instruksen kunne gjøres gjeldende for allerede innkomne søknader. Etter Sivilombudets syn var arbeidet med de tolkningsspørsmål departementet mente praksisforeleggelsen reiste, ikke tilstrekkelig saklig grunn til å forsinke sakene i Somaliporteføljen ytterligere 8 måneder. Behandlingstiden innebar et brudd på kravene i forvaltningsloven § 11 a første ledd for disse sakene. På bakgrunn av saken ber Sivilombudet departementet om å vurdere tolkningsinstruks GI-16/2020 (som nå har erstattet GI-05/2020) på nytt. Departementet må sikre likebehandling av saker som omfattes av utlendingsloven § 62 første ledd bokstav b. En eventuell ny instruks som gjelder alle saker etter bestemmelsen, forutsetter en grundigere vurdering av om forvaltningspraksis på området er til hinder for en instruks med samme innhold som den som er gitt. Det bes om en tilbakemelding på hvordan departementet vil følge opp saken innen 8. oktober 2021.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstiden i innsynssaker i Trondheim kommune. Undersøkelsen viste at kommunen har en normal saksbehandlingstid på rundt to måneder. Ombudet undersøkte også om kommunen hadde igangsatt eller planlagt tiltak for å få ned eventuelle restanser. Etter ombudets syn er saksbehandlingstiden uakseptabelt lang. Den lange saksbehandlingstiden kan ikke sies å være i tråd med kravet til behandling «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 29 første ledd. Tiltakene som kommunen har iverksatt eller planlegger å iverksette synes ikke å være tilstrekkelige til å gjøre noe med situasjonen på kort sikt. Kommunen bes derfor om å vurdere iverksettelse av ytterligere tiltak. Ombudet ber om tilbakemelding på utvikling i saken, herunder oppdaterte tall for restanser og gjennomsnittlig saksbehandlingstid innen 15. oktober 2021.

En privat barnehage søkte om økt driftstilskudd fra kommunen fordi tre barn var tilbudt plass i barnehagen. Kommunen hadde i lokale retningslinjer fastsatt tre tidspunkter for telling av antall barn i barnehagen. Etter retningslinjene ville de tre barna ha blitt medregnet ved neste telletidspunkt, og barnehagen ville fått økt tilskudd. Retningslinjene hadde derimot blitt opphevet før barnehagen søkte om økt tilskudd, og kravet ble avslått. Barnehagen mente at opphevelsen av retningslinjene var et vedtak etter forvaltningsloven, og at kommunen hadde begått saksbehandlingsfeil. Sivilombudet er kommet til at kommunens opphevelse av retningslinjer om rapportering av barn i private barnehager på fastsatte tidspunkter og med virkning for beregning av tilskudd, var forskrift etter forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav c). Saksbehandlingsreglene som gjelder for opphevelse av forskrift, skulle derfor ha blitt fulgt.

Saken gjelder krav om dekning av sakskostnader i forbindelse med omgjøring av vedtak i byggesak som bygget på feil versjon av reguleringsplan, samt krav om sakskostnader i forbindelse med klage på avslag på sakskostnader i samme saken. Kommunal- og moderniseringsdepartementet avslo deler av klagerens krav under henvisning til at arbeidet med å få endret de to vedtakene ikke var «nødvendige». Sivilombudsmannen er kommet til at det var rimelig og naturlig at klageren pådro seg utgifter både til å undersøke revisjonshistorikken til den aktuelle reguleringsplanen og til å inngi tilleggsmerknader til Statsforvalterens oversendelsesbrev til departementet. Disse utgiftene var «nødvendige» for å få begge vedtakene endret. Hvilke utgifter som knytter seg til dette arbeidet har ikke ombudsmannen vurdert. Sivilombudsmannen ber departementet om å vurdere sakskostnadskravet på nytt.

Saken gjelder UNEs fornyede vurdering etter at ombudsmannen i uttalelse 12. september 2019 (SOM-2018-4025) kom til at deres vedtak i en sak om familieinnvandring var ugyldig. Ombudsmannen konstaterte i uttalelsen at UNE hadde lagt til grunn en uriktig forståelse av utlendingsloven § 43, ved å innfortolke et krav om referansepersonen må være enslig. UNE behandlet søknadene på nytt 1. og 19. november 2019. Avslaget ble opprettholdt, men med en ny begrunnelse. UNE viste til at moren ikke hadde fremlagt pass, eller noen forklaring på hvorfor dette ikke var fremlagt, før referansepersonen fylte 18 år. Ved vurderingen av aldersvilkåret i utlendingsloven § 43 er det avgjørende om søknaden med nødvendige vedlegg var innkommet før 18-årsdagen, jf. lovens § 50. Vurderingen av hvilke vedlegg som skal anses nødvendige etter bestemmelsen må etter ombudsmannens syn ta utgangspunkt i hvilke vedlegg som objektivt sett fremsto som nødvendige for moren på søknadstidspunktet. Regelverket oppstiller ikke noe absolutt krav om at pass må følge søknaden, og det kan ikke legges til grunn at det var gitt noen veiledning om at forklaringen moren ga om årsakene til manglende pass eventuelt ikke var tilstrekkelig. Ombudsmannen er derfor under noe tvil kommet til at pass ikke fremsto som et «nødvendig vedlegg» for moren på søknadstidspunktet. Det må etter dette legges til grunn at aldersvilkåret i § 43, jf. § 50, var oppfylt, da søknaden med nødvendig vedlegg må anses innkommet før referansepersonens 18-årsdag. Ombudsmannen bemerker også at det uansett er uheldig at UNE 2 ½ år etter søknaden, og i en sak som tidligere har vært realitetsbehandlet av UDI og UNE, avgjør saken på det grunnlag at søknaden manglet nødvendige vedlegg. Det må kunne forventes at de grunnleggende kravene til søknaden blir vurdert og avgjort på et tidligere tidspunkt, særlig sett i lys av at det organet som mottar søknaden har en plikt til å vurdere om de nødvendige vedleggene følger med. UNE bes på denne bakgrunn behandle saken på nytt innen utløpet av august 2021.

Sivilombudet har fra sensommeren 2020 og frem til i dag mottatt en rekke klager fra utlendinger som har behov for timer til personlig oppmøte hos politiet for å levere søknader om statsborgerskap eller oppholdskort. Disse søkerne har enten ikke fått time, hatt problemer med å bestille time eller fått time svært langt frem i tid. Årsaken til problemene har vært avlysning av timer og mindre kapasitet på grunn av pandemien, samt et økt antall søknader om norsk statsborgerskap etter at det ble åpnet for dobbelt statsborgerskap i januar 2020. På denne bakgrunn har Sivilombudet bedt Politidirektoratet om å redegjøre for blant annet tilgjengeligheten av timer i politidistriktene og for hvordan man ivaretar at den som har søkt først, også får time først (køprinsippet). Undersøkelsen med direktoratet bekrefter langt på vei opplysningene fra klagene hit om at det i noen distrikter var lange ventetider på time i flere sakstyper, og at det i lengre perioder ikke var tilgjengelige timer for bestilling. Dette førte blant annet til at køprinsippet ikke lot seg ivareta, og at flere søkere måtte bruke uforholdsmessig mye ressurser på å følge med i portalen. Sivilombudet er enig med direktoratet i at det var vanskelig å unngå avlysning av oppsatte timer og manglende tilgang på nye timer i tiden etter at pandemien brøt ut. Ettersom tiden gikk, måtte det likevel kunne forventes at politidistriktene iverksatte tiltak for å avhjelpe de ulempene pandemien skapte, og ivareta de som fikk timen avlyst. Alle som ønsker det, må få anledning til å levere sine søknader. Senere klager til Sivilombudet viser at det fortsatt er lange ventetider i enkelte distrikter. Direktoratet bes følge med på den videre utviklingen for å sikre en forsvarlig saksavvikling og ivaretagelse av køprinsippet.