Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av Justis- og beredskapsdepartementets behandling av innsynssaker. Undersøkelsen viser at departementets behandling av innsynssaker i mange tilfeller er tilfredsstillende. Det er likevel noen mangler ved departementets behandling av slike saker. De interne rutinene og skriftlige retningslinjene er på noen områder mangelfulle, og til dels misvisende. Saksbehandlingstiden for innsynsbegjæringer og innsynsklager er dessuten noen ganger for lang. I to saker har departementet gitt mangelfulle opplysninger om hjemmelshenvisning og det er noe uklart om departementet alltid har foretatt reelle meroffentlighetsvurderinger. Departementets behandling av klagesaker har også et forbedringspotensial, både gjennom mer aktiv oppfølging av underinstansen og ved at departementet gir bedre begrunnelser til de som klager over departementets egne avslag på innsyn. Departementet har opplyst at det på bakgrunn av ombudsmannens undersøkelser vil prioritere å foreta en gjennomgang av de interne rutinene og skriftlige retningslinjene for behandling av innsynsbegjæringer, klager over avslag på begjæring om innsyn og tilsvarende interne rutiner i de enkelte avdelingene. Videre er det opplyst at departementets interne kurs reflekterer ombudsmannens funn og anbefalinger. Ombudsmannen anser de foreslåtte tiltakene som fornuftige.

Uttalelsen gjelder styret for Domstoladministrasjonens behandling av en begjæring om innsyn i journalen/dokumentlisten til og dokumenter i en personalsak. Hovedspørsmålet i saken er om det forelå tilstrekkelig hjemmel for å sladde opplysninger i journalen og for å avslå innsyn i hele eller deler av dokumentene i saken. Saksbehandlingstiden i Domstoladministrasjonen er også undersøkt. Som følge av setteombudsmannens to undersøkende brev til Domstoladministrasjonen ble det foretatt en fornyet vurdering av Laagendalspostens innsynsbegjæring. Dette resulterte i at det ble gitt mer innsyn i saksdokumentene og ytterligere opplysninger i journalen/dokumentlisten. Setteombudsmannen er kommet til at det ikke er grunn til rettslig kritikk av at de resterende dokumentene fortsatt er unntatt offentlighet. Domstoladministrasjonen er derimot bedt om å foreta en fornyet vurdering av behovet for å skjerme opplysninger om avsender av dokument 5 i journalen og skjermingen av opplysningene i de offentlig tilgjengelige brevene til ombudsmannen. Setteombudsmannen kritiserer Domstoladministrasjonen for manglende arkivering av saksdokumenter i saken, og for den lange saksbehandlingstiden, både av innsynsbegjæringene og av ombudsmannens henvendelser.

Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av Forsvarsdepartementets behandling av innsynssaker. Undersøkelsen viser at departementets behandling av innsynssaker i mange tilfeller er tilfredsstillende. Det er likevel noen mangler ved departementets behandling av slike saker. Departementet har ikke hatt tilstrekkelig oversikt over innsynskravene, og dette har medført at departementet i flere tilfeller ikke har gitt svar til den som har bedt om innsyn. Videre er saksbehandlingstiden for innsynsbegjæringer og innsynsklager noen ganger for lang. I flere tilfeller gir departementet mangelfulle opplysninger om klageadgang, frist for klage, hjemmelshenvisning mv. Det er noe uklart om departementet alltid har foretatt reelle meroffentlighetsvurderinger. Departementets behandling av klagesaker har også et forbedringspotensial, både gjennom mer aktiv oppfølging av underinstansen og ved at departementet gir bedre begrunnelser til de som klager over departementets egne avslag på innsyn. Departementet har angitt en rekke forslag til konkrete tiltak for å forbedre arbeidet med innsynssaker. Ombudsmannens undersøkelse vil etter det opplyste også være et viktig innspill i det videre arbeidet. Etter ombudsmannens syn er tiltakene som er foreslått fornuftige. De vil medføre en klar forbedring av departementets behandling av disse sakene. Ombudsmannen forutsetter at departementet snarlig følger opp forslagene med konkrete tiltak.

Saken gjelder spørsmålet om et uttrekk som var vedlagt et utgående dokument hos Vegdirektoratet, skulle vært arkivert og journalført. Ombudsmannen er kommet til at dokumentet skulle vært arkivert og journalført, og at Samferdselsdepartementets saksbehandlingstid var for lang.

Saken gjelder saksbehandlingen ved innsyn i dokumenter knyttet til møter i forberedende byråd og byrådskonferanser. Begjæringen om innsyn ble fremsatt før vedtakelsen og ikrafttredelsen av en lovendring som ga hjemmel for å unnta de aktuelle dokumentene. Spørsmålet er om innsynsbegjæringen skal behandles etter regelverket på begjæringstidspunktet eller vedtakstidspunktet. Ombudsmannen er kommet til at kommunens behandling av innsynskravet ikke har vært i tråd med kravene i offentleglova om at innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold. Konsekvensen av kommunens saksbehandlingstid er at kravet ble avgjort etter en ny unntaksbestemmelse i offentleglova. En endret rettssituasjon kan ikke anvendes til skade for den private part når saken ikke ble avgjort på det tidspunktet loven krevde. Ombudsmannen legger derfor til grunn at det riktige må være å benytte regelverket som gjaldt da saken rettelig skulle vært behandlet. Fylkesmannen er bedt om å foreta en ny vurdering av innsynskravet.

Saken gjelder spørsmål om Helse- og omsorgsdepartementet kunne oppstille sperrefrist for publisering av opplysninger i et dokument som vilkår for å gi media innsyn i dokumentet, og avslå innsyn med hjemmel i offentleglova § 15 annet ledd, når sperrefristen ikke ble akseptert. Ombudsmannen har kommet til at det ikke var hjemmel for å nekte innsyn. Det var da heller ikke anledning til å oppstille sperrefrist som betingelse for innsyn. Departementets saksbehandling av innsynsbegjæringen har heller ikke vært slik den skulle.

Saken gjelder innsyn i opplysninger om budsjettert skattefradrag for samtlige SkatteFUNN-prosjekter fra 2002 til mars 2014. Noen av de ønskede opplysningene om budsjettert skattefradrag utgjør forretningshemmeligheter, og kunne derfor unntas som taushetsbelagte. Det er for øvrig ikke noe rettslig å innvende til departementets bruk av offentleglova § 12 bokstav b som hjemmel til å avslå kravet om innsyn for de opplysningene som ikke utgjør forretningshemmeligheter – verken når det gjelder anvendelsen av bestemmelsen uten at sammenstillingen var opprettet, eller at departementet fant vilkåret om «urimeleg arbeidskrevjande» oppfylt. Det er imidlertid en grense for hvor mange år etter at en bedrift har mottatt prosjektstøtte, at en offentliggjøring av budsjettstøtten vil kunne skade bedriftens konkurranseevne.

Skatteetatens tjenesteeierarkiv i Altinn må i forhold til innsynskrav etter offentleglova anses å være en av Skatteetatens egne databaser. Selv om offentleglova skulle forstås slik at databasen er en, for Skatteetaten, «ekstern» database vil dokumenter fra Skatteetatens tjenesteeierarkiv, anses å ha kommet frem til, eller være lagt frem for Skatteetaten, senest på det tidspunkt Skatteetaten har overført alle opplysningene i dokumentet til sin egen database, jf. offentleglova § 4. Det aktuelle dokumentet vil derfor i hvert fall være å anse som et saksdokument for organet fra det tidspunkt opplysningene i det opprinnelige dokumentet er overført til organets database. Dersom opplysningene ikke lastes over i organets egen database, vil dokumentet være å anse som saksdokument for organet på det tidspunkt dokumentet benyttes i organets saksbehandling.

NRK ba om innsyn i enkelte av lydfilene fra politiets lydlogg 22. juli 2011 fra terrorangrepet i Regjeringskvartalet og på Utøya. Filene inneholdt ulike samtaler mellom bl.a. privatpersoner og operasjonssentralen og også mellom ulike offentlige instanser. Avslaget ble endelig stadfestet av Politidirektoratet. På bakgrunn av at Politidirektoratet ikke selv hadde lyttet til de aktuelle lydfilene, ba jeg i brev 13. september 2013 direktoratet innhente filene og foreta en konkret og individuell meroffentlighetsvurdering for hver enkelt fil, jf. offentleglova §§ 14 og 11. Politidirektoratet fastholdt at det forelå hjemmel for å unnta de aktuelle filene. Jeg har ikke rettslig grunnlag for å kritisere direktoratets vurdering.

Kommunal Rapport begjærte i april 2012 innsyn i et dokument hos Forsvarsdepartementet. Departementet ga innsyn i hoveddokumentet, men to av vedleggene ble unntatt med henvisning til offentleglova § 20 første ledd bokstav a og b. Kommunal Rapport ba om utvidet begrunnelse for avslaget. Departementet kom deretter til at det ene vedlegget, som var klassifisert som «NATO UNCLASSIFIED», skulle unntas etter denne bestemmelsen. Det andre vedlegget ble unntatt som taushetsbelagt med hjemmel i offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13 andre ledd. Departementets praktisering av offentleglova § 20 ved begjæring om innsyn i NATO dokumenter, herunder den konkrete vurderingen av innsynsbegjæringen i det dokumentet som var klassifisert «NATO UNCLASSIFIED», fremstår som uklar og mangelfull og må kritiseres. Det er ikke foretatt en konkret og selvstendig vurdering i tråd med offentleglova § 29. Jeg finner etter dette å måtte be departementet om å foreta en ny vurdering av innsynskravet i det aktuelle dokumentet og å gjennomgå gjeldende rutiner for håndtering av dokumenter som vurderes unntatt etter offentleglova § 20.