Kap. I – Om virksomheten i 2008

1.   Hva gjør ombudsmannen?

Ombudsmannen undersøker og uttaler på rettslig grunnlag sin mening om hvorvidt offentlige myndigheter har handlet feil eller begått urett mot borgerne. Det aller meste av offentlig virksomhet og av den offentlige forvaltningen kan kontrolleres av ombudsmannen. Kontrollen omfatter også om myndighetene har respektert og sikret menneskerettighetene, og om saksbehandlingen har vært i samsvar med god forvaltningsskikk.

Undersøkelsene blir først og fremst satt i verk etter klager fra enkeltpersoner, organisasjoner eller andre juridiske personer. Men ombudsmannen kan også sette i verk undersøkelser av eget tiltak, det vil si uten at noen har kommet med en klage. Ombudsmannen kan si sin mening i sakene som er undersøkt, men kan ikke gjøre vedtak som er rettslig bindende. Myndighetene pleier likevel å bøye seg for det ombudsmannen har uttalt.

Det er ikke bare avgjørelser i forvaltningen som ombudsmannen kan undersøke og overprøve, men også myndighetenes handlemåte, unnlatelser de har gjort seg skyldige i, og andre forhold knyttet til forvaltningens virksomhet. Når forvaltningen ikke svarer på skriftlige henvendelser, når saksbehandlingen drar ut i tid, eller når tjenestemenn i forvaltningen oppfører seg på en uhøvisk eller krenkende måte, kan borgerne klage til ombudsmannen. Borgerne kan på denne måten på en praktisk og billig måte få en nøytral og objektiv rettslig undersøkelse og vurdering av saken sin, eller det problemet de har med offentlige myndigheter. Undersøkelsene hos ombudsmannen kan være et nyttig og praktisk alternativ til å måtte gå til domstolene. Det er også viktig at den enkelte kan klage til ombudsmannen på egen hånd, uten å bruke sakkyndig hjelp, for eksempel advokat.

Ved mitt kontor arbeider det 32 jurister og et administrativt støtteapparat på 13 personer. Kontoret er inndelt i fem avdelinger med ansvar for hver sine fagområder. Inndelingen i fagavdelinger gir meg og de ulike kontorsjefene en kontinuerlig oversikt over saksporteføljen og bedre forutsetninger for å prioritere og effektivisere saksbehandlingen.

Jeg leser personlig alle klager som kommer inn, og tar standpunkt i alle saker som blir tatt opp med forvaltningen og, etter forholdene, også i saker som blir avsluttet uten nærmere undersøkelser.

Figur 1.1 Oversikt over avdelingsinndelingen og saksområdene.

I 2008 kom det inn 2469 klager. Det er en økning på 343 klager i forhold til i 2007, og på 442 klager i forhold til i 2006.

Av de innkomne klagene ble 1174 avvist på formelt grunnlag. Dette gjelder blant annet klager rettet mot organer, institusjoner og andre selvstendige rettssubjekter som ikke er en del av den offentlige forvaltningen og som faller utenfor ombudsmannsordningen. Også dersom en anke- eller klagemulighet i forvaltningen ikke er benyttet, eller klagen for øvrig ikke tidligere er tatt opp med forvaltningen, blir en klage vanligvis avvist. Årsaken er at ombudsmannens kontroll som hovedregel skal være etterfølgende. Det vil si at forvaltningen først selv må få anledning til å behandle og avgjøre det spørsmålet klagen gjelder. Klager vil også som hovedregel bli avvist dersom de innkommer etter tidsfristen for å klage til ombudsmannen. De må være fremsatt senest innen ett år etter at tjenestehandlingen eller forholdet det klages over, ble utført eller opphørte.

Dersom en klage kan behandles, er første skritt å innhente sakens dokumenter fra forvaltningen. Klagen, saksdokumentene som klageren har sendt inn og forvaltningens saksdokumenter blir deretter gjennomgått. Siktemålet i denne innledende fasen er å finne ut om det er noe som tyder på at det kan være gjort feil eller urett mot den som har klaget. Det er slik sett riktig å si at alle klager blir undersøkt. Men det som blir fremført i klagen, og det som fremgår av saksdokumentene, avgjør omfanget av undersøkelsen og den videre behandlingen av saken. Det vil også bli vurdert om det er tilstrekkelig grunn til å behandle klagen. Selv om det blir konstatert at det er gjort feil, bør feilen være såpass alvorlig at det kan være grunn til å påtale den. Mindre feil, og feil som kan synes å ha vært et engangstilfelle, gir for eksempel normalt ikke grunn til videre behandling. I noen slike tilfeller kan jeg sende saken videre til den myndighet klagen gjelder, med oppfordring om å merke seg det klageren har sagt, og en anbefaling om hvordan forvaltningen bør innrette seg i fremtiden.

Det er meningen at ombudsmannens undersøkelser skal bli gjennomført nokså hurtig. Saksbehandlingen skal selvsagt være forsvarlig. Både klageren og forvaltningen må få mulighet til å uttale seg og legge frem relevant materiale, men saksbehandlingen må ikke bli for omstendelig. Behandlingen skal ikke være en domstolprosess. Kravene til saksbehandlingen må rette seg etter siktemålet med ombudsmannsordningen, nemlig at den skal være trygg, men samtidig effektiv, enkel og billig. Undersøkelsene må være avgrenset til en gjennomgang av saksdokumenter og annet skriftlig materiale. Ombudsmannen kan normalt ikke avhøre parter eller vitner, og det er heller ikke vanlig å holde befaringer. Videre er ombudsmannskontrollen først og fremst tenkt som en rettslig kontroll. Det innebærer at saker der utfallet av behandlingen i forvaltningen er bygd på bevisvurderinger av faktisk eller skjønnsmessig art, og der dokumentene i saken ikke gir nærmere rettledning, kan være mindre egnede for behandling hos ombudsmannen. Da kan domstolsbehandling være et bedre alternativ.

Av de sakene som ble tatt opp til nærmere undersøkelser i 2008, ble 868 avsluttet etter en gjennomgang av klagen og saksdokumentene som forvaltningen hadde sendt inn, men uten at saken ellers ble lagt frem for eller tatt opp med forvaltningen. I 598 av disse sakene viste det seg, etter en gjennomgang av klagen og saksdokumentene, at klagen opplagt ikke kunne føre frem. I de andre 270 sakene var en telefon til forvaltningen nok til å ordne opp i saken. Disse sakene gjaldt i hovedsak lang saksbehandlingstid eller manglende svar fra forvaltningen.

I én sak som angikk rettigheter etter sameloven, viste gjennomgangen av saken at det ikke var grunnlag for å reise rettslig kritikk mot forvaltningen. Jeg fant likevel grunn til å oversende saken til Sametinget for å gjøre oppmerksom på den problemstillingen saken reiste.

Av de innkomne klagene endte 209 med en eller ann

en form for kritikk eller oppfordring til forvaltningen. Det følger av ombudsmannsloven § 10 første ledd at ombudsmannen «kan uttale sin mening om saken». Ombudsmannen kan altså påpeke at det er gjort feil i saksbehandlingen eller rettsanvendelsen, samt gi uttrykk for at en avgjørelse må regnes som ugyldig, klart urimelig eller i strid med god forvaltningsskikk. Dessuten kan ombudsmannen gi uttrykk for at det bør ytes erstatning dersom forvaltningen har gjort feil som tilsier det. Viktig er det og at ombudsmannen kan påpeke at det knytter seg rimelig tvil til avgjørelser som det er klaget på. Slik tvil kan gjelde både faktiske og rettslige forhold.

Når jeg mener at det er handlet feil eller gjort urett, ber jeg normalt forvaltningen om å vurdere eller behandle den aktuelle saken på nytt. Erfaring tilsier at forvaltningen følger slike oppfordringer. Vanligvis legger forvaltningen også til grunn de oppfatningene jeg gir uttrykk for. Hovedinntrykket er at forvaltningen retter seg lojalt etter det ombudsmannen ber om. Når forvaltningen ikke retter seg etter dette, kan ombudsmannen råde borgeren til å reise sak for domstolene. Konsekvensen av dette er at borgeren har krav på fri sakførsel, jf. rettshjelplova 13. juni 1980 nr. 35 § 16 første ledd nr. 3. I 2008 har én sak gitt grunnlag for å tilrå søksmål.

Kapittel V inneholder referater av mine viktigste uttalelser i meldingsåret 2008.

Figur 2.1 Oversikt over saksgangen og veiledende saksbehandlingstid hos ombudsmannen.

3.   Saksbehandlingstid

Tiden det tar å behandle klagesakene hos ombudsmannen varierer etter hva saken gjelder, hvor omfattende den er og hva slags undersøkelser som synes nødvendige for å få saken tilstrekkelig opplyst.

Normalt får klageren et foreløpig svar innen en uke etter et klagen er mottatt her. Dersom klagen må avvises på formelt grunnlag, blir det som regel også avklart straks. Er det grunn til å undersøke saken nærmere og ta den opp med forvaltningen, kan det ta en del tid før saken avsluttes. Dette har sammenheng med at det aktuelle forvaltningsorganet i disse sakene må få redegjøre for sitt syn på klagen. Forvaltningens svar blir deretter oversendt til klageren for merknader, som forvaltningsorganet deretter får anledning til å kommentere. Både hensynet til kontradiksjon og hensynet til at saken skal bli best mulig opplyst, medfører at saksbehandlingstiden for disse sakene kan bli temmelig lang. For saker som gjelder innsyn i forvaltningens saksdokumenter, er saksbehandlingstiden derimot kortere enn for andre sakstyper.

Beregninger som er foretatt viser følgende gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klagesaker hos ombudsmannen: 

–         Saker som er avvist på formelt grunnlag:  11 dager

–         Saker avsluttet uten å ha vært tatt opp med forvaltningen:   5 uker

–         Saker avsluttet etter å ha vært tatt opp med forvaltningen:   6-7 mnd

Beregningene er basert på 80-100 tilfeldig utvalgte saker innenfor hver av de tre ulike sakskategoriene. Resultatet av beregningene er i hovedsak i samsvar med de måltallene som tidligere har vært oppstilt for saksbehandlingstiden. Kontoret arbeider med å finne elektroniske verktøy som om mulig kan gi en enda mer nøyaktig oversikt over saksbehandlingstiden.

I punkt 2 ovenfor er det gitt en grafisk fremstilling over saksbehandlingstiden på de ulike stadiene i klagebehandlingen.

I tillegg til å behandle klager fra borgerne kan ombudsmannen ta opp saker av eget tiltak. Bakgrunnen for at saker tas opp av eget tiltak, er vanligvis at jeg i forbindelse med behandlingen av en klagesak har fått kjennskap til forhold i forvaltningen som det kan være grunn til å ta opp særskilt. Dersom det kommer inn flere klager som gjelder samme type forhold, kan det også være mer praktisk å ta saken opp på generelt grunnlag og av eget tiltak, enn å forfølge de konkrete enkeltsakene. Det kan også være at opplysninger fra publikum, eller forhold som omtales i media, gir grunn til å ta opp en sak av eget tiltak uten at noen har fremmet en konkret klage.

I meldingsåret 2008 er 23 saker tatt opp av eget tiltak, mens tallet i 2007 var 41. Følgende saker som ble tatt opp av eget tiltak, er referert i årsmeldingens kapittel V:

Sak nr. 3:     Innsyn i eiendomsskattetakstgrunnlag og eiendomsskattetakst

Sak nr. 14:   Arkivering og journalføring i saker om dokumentinnsyn

Sak nr. 20:   Tilsetting av rådmann – kravet om ekstern utlysning av stillinger i kommunalforvaltningen

Sak nr. 39:   Arbeids- og velferdsetatens veiledningsplikt og utrednings- og informasjonsplikt

Sak nr. 50:   Barnevernets omsorgsansvar for enslige mindreårige asylsøkere

Sak nr. 52:   Sittetid i politiets arrester – forholdet til forskriftens krav om overføring innen to døgn m.v.

Sak nr. 57:   Flere spørsmål tatt opp ved oppfølgningen av et ombudsmannsbesøk i Vadsø fengsel

Sak nr. 58:   Oppfølgning av besøk i Skien fengsel

Sak nr. 60:   Besøksvisum – Utlendingsdirektoratets generelle erfaringer med retursvikt

Sak nr. 72:   Kontroll med anvendelsen av selvkostprinsippet

Jeg har i 2008 gitt to særskilte meldinger til Stortinget. Slike meldinger kan gis når ombudsmannen får kjennskap til «forsømmelse eller feil av større betydning eller rekkevidde», jf. ombudsmannsloven § 12 andre ledd.

Den ene saken (dokument nr. 4:1 (2007–2008), avgitt 20. juni 2008) gjaldt en undersøkelse av ligningsbehandlingen for 2005 og 2006 av krav om særfradrag for ekstra store sykdomsutgifter som følge av diabetes. Les den særskilte meldingen Den andre (dokument nr. 4:1 (2008–2009), avgitt 6. oktober 2008) gjaldt enkelte forhold vedrørende saksbehandlingen i Norsk pasientskadeerstatning. Les den særskilte meldingen

Ligningsbehandlingen av krav om særfradrag for ekstra store sykdomsutgifter som følge av diabetes

Bakgrunnen for undersøkelsen var at jeg i 2007 mottok et foruroligende stort antall klager der det ble anført at det hadde skjedd forskjellsbehandling ved ligningen for 2005 og 2006 for så vidt gjaldt de dokumentasjonskrav som var blitt stilt for å bli innvilget særfradrag for store sykdomsutgifter som følge av diabetes. Undersøkelsen bekreftet det mange klagere og Norges Diabetesforbund hadde gjort gjeldende. For inntektsårene 2005 og 2006 synes det å ha funnet sted en uensartet behandling av krav om særfradrag for store sykdomsutgifter som følge av diabetes. Denne uensartede behandlingen må i stor grad antas å være et resultat av at de sentrale skattemyndigheters retningslinjer for rettsanvendelsen ga for stort rom for de lokale ligningsmyndigheters eget skjønn ved kontrollen av skattyters krav om særfradrag for slike utgifter.

Undersøkelsen fikk klart frem at anvendelsen av reglene om særfradrag for store sykdomsutgifter nærmest regelmessig byr på store utfordringer både for skattytere som krever særfradrag på grunn av diabetes og for ligningsmyndighetene. Resultatet av undersøkelsen tydeliggjør også viktigheten av at skatteloven og ligningsloven anvendes enhetlig uavhengig av hvor i landet skattyterne bor og hvilket skattekontor og hvilken saksbehandler som forestår ligningsbehandlingen. I tillegg illustrerer undersøkelsen behovet for at de sentrale skattemyndigheter sørger for både tilstrekkelig utfyllende sentrale retningslinjer for ligningskontorenes utøvelse av rettsanvendelsesskjønnet og for effektiv og målrettet informasjon til de aktuelle skattytere.

Først for 2007 ble det fastsatt klare retningslinjer for hvordan merutgiftene til diabetikerkosthold kan måles mot ordinære kostholdsutgifter. Disse retningslinjene anser jeg som en helt nødvendig forutsetning for å få til en enhetlig anvendelse av særfradragsreglene på merutgifter for diabetikere. Derfor var det uheldig at slike retningslinjer ikke var utarbeidet i tide for selvangivelsesfristen og den ordinære ligningen for inntektsåret 2005.

Undersøkelsen avdekket således at de sentrale skattemyndigheters forberedelse av å iverksette lovens dokumentasjonskrav også overfor diabetikere ikke hadde vært tilfredsstillende. Ved vesentlige endringer av skatteregler som kan ha forholdsvis stor betydning for relativt mange skattytere tilsier god forvaltningsskikk at de berørte skattytergruppene må gjøres oppmerksom på disse endringene og konsekvensene av dem, på en forsvarlig måte, og til «riktig» tid. Endringen av dokumentasjonskravet i skatteloven § 6-83 fra inntektsåret 2005 berørte hovedsakelig ikke-profesjonelle skattytere. Da må det generelt stilles andre og til dels strengere krav til skattetatens informasjonsvirksomhet overfor skattyterne enn om endringen bare berører profesjonelle skattytere.

Etter at denne særskilte meldingen ble avgitt til Stortinget tok Skattedirektoratet initiativ til et møte med meg der siktemålet var å tilkjennegi at de synspunkter jeg ga uttrykk for i min uttalelse blir tatt på alvor.

Les den særskilte meldingen

Saksbehandlingen i Norsk pasientskadeerstatning

Bakgrunnen for min undersøkelse var at det over noe tid var mottatt flere klager på saksbehandlingen i Norsk pasientskadeerstatning (NPE). NPE er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet, som behandler og avgjør krav om erstatning ved pasientskade. Klagene som kom inn gjaldt både NPEs behandlingstid, køordningen for nye saker og håndteringen av henvendelser fremsatt under sakens gang.

Jeg fant grunn til å påpeke den uakseptabelt lange saksbehandlingstiden i NPE, og jeg viste i denne forbindelse til den store betydningen sakene har for erstatningssøkerne. De tiltakene som NPE hadde iverksatt syntes ikke i seg selv å være tilstrekkelige til å kunne føre til en vesentlig nedarbeiding av de opparbeidede restansene. Jeg ga derfor uttrykk for at det var behov for at NPE, i samarbeid med Helse- og omsorgsdepartementet, ytterligere intensiverte arbeidet med å redusere saksbehandlingstiden.

Jeg påpekte også at det knyttet seg klare betenkeligheter til køordningen som NPE hadde etablert som en del av sin saksbehandling, og jeg forutsatte at det ble arbeidet aktivt for å avvikle ordningen så snart situasjonen gjorde det mulig. NPE ble oppfordret til å avbøte svakhetene ved ordningen, og blant annet etablere rutiner for å sikre at skriftlige henvendelser som fremsettes mens en sak står i kø blir bekreftet mottatt av NPE. Avslutningsvis understreket jeg også at det må sendes ut orienteringsbrev, forsinkelsesmeldinger og foreløpige svar som innholdsmessig tilfredsstiller kravene i forvaltningsloven § 11a annet ledd.

Helse- og omsorgsdepartementet har senere gitt uttrykk for at det deler mitt syn om at den lange saksbehandlingstiden i NPE er uheldig og at arbeidet med å redusere behandlingstiden må prioriteres. Departementet er også enig i at køordningen for nye saker bør søkes avviklet raskt. Departementet har opplyst at det i samarbeid med NPE vil foreta en kartlegging av ressurssituasjonen i NPE og komme tilbake til saken overfor Stortinget i revidert nasjonalbudsjett for 2009.

NPE har i etterkant av min uttalelse utarbeidet og revidert de orienterings- og forsinkelsesbrev som sendes til erstatningssøkerne eller deres representanter mens saken er under behandling. Mine kritiske merknader vedrørende dette synes dermed å være imøtekommet.

Jeg vil fortsatt holde meg orientert om utviklingen i NPEs saksbehandling på de punktene jeg har funnet kritikkverdige.

Etter anmodning ga jeg 24. oktober 2008 en redegjørelse for de to sakene for Stortingets Kontroll- og konstitusjonskomité. Komiteen kom 27. november 2008 med sine innstillinger til Stortinget. Innst. S. nr. 74 (2008–2009) om undersøkelsen av ligningsbehandlingen for 2005 og 2006 av krav om særfradrag for ekstra store sykdomsutgifter som følge av diabetes ble behandlet i Stortinget 16. desember 2008, mens Innst. S. nr. 75 (2008–2009) om undersøkelsen av saksbehandlingstiden og saksbehandlingsrutiner i Norsk pasientskadeerstatning ble behandlet i Stortinget 18. desember 2008.

Les den særskilte meldingen

Ombudsmannen har i 2008 fått inn 107 høringsbrev fra forvaltningen med forslag til nytt eller endret regelverk. Utgangspunktet for ombudsmannens undersøkelser er gjeldende lovgivning og det faller utenfor ombudsmannens mandat å overprøve de vurderingene lovgiver har gjort. Med unntak av saker som direkte vedgår ombudsmannsinstitusjonen eller forhold som tidligere har vært behandlet her, har ombudsmennene før meg og jeg av prinsipielle grunner derfor vært tilbakeholdne og forsiktige med å gi høringsuttalelser til lovforslag. I 2008 ga jeg to høringsuttalelser.

Den ene høringssaken gjaldt endringer i bidragslovgivningen. Ordningen med samværsfradrag ble foreslått videreført, noe det ikke var grunn for meg til å kommentere berettigelsen eller hensiktsmessigheten av. Klagesaker hit har imidlertid illustrert problemer knyttet til skriftlighetskravet og bevisbyrdereglene. På begge disse punktene var det foreslått endringer, og jeg uttalte at endringsforslagene i hovedsak måtte antas å imøtekomme problemene klagesakene hadde vist på disse punktene. Jeg minnet også om min uttalelse 4. februar 2008 i en sak om særtilskudd, der jeg kom til at det ikke var rettslig grunnlag for gjeldende forvaltningspraksis om at det bare kan fastsettes særtilskudd én gang til samme formål.

Den andre saken gjaldt forslag til endring i forskrift om leges melding til politiet om unaturlig dødsfall og lignende. Jeg hadde ikke merknader til den foreslåtte forskriftsendingen, men fant grunn til å presisere at ordningen med dødsstedsundersøkelse i regi av helsetjenesten ved alle tilfeller av plutselig uventet barnedød, som foranlediget forslaget til forskriftsending, bør undergis grundige vurderinger. Blant annet gjelder dette forholdet til Den europeiske menneskerettskonvensjon artikkel 8 og Grunnloven § 102. Jeg stilte også spørsmål om ikke ordningen som sådan bør undergis en ordinær høringsprosess, dersom dette ikke er gjort.

Også i 2008 har arbeidet med menneskerettigheter og internasjonale spørsmål vært viet betydelig oppmerksomhet. Jeg ser på dette som en naturlig del av det mandatet Stortinget har gitt meg. Ved kontoret er det organisert en egen ressursgruppe som skal holde seg spesielt orientert om internasjonale spørsmål, og som også representerer meg i ulike internasjonale fora og nettverk.

Forvaltningens oppfølging av internasjonale pålegg og avgjørelser

Etter ombudsmannsloven § 3 skal ombudsmannen blant annet overvåke og kontrollere at forvaltningen «respekterer og sikrer menneskerettighetene». Én side ved dette arbeidet er å føre tilsyn med forvaltningens oppfølging av dommer mot Norge i Den europeiske menneskerettighetsdomstolen (EMD). Dette vil særlig være aktuelt der EMDs avgjørelse innebærer at norsk regelverk eller forvaltningspraksis må legges om for å hindre at tilsvarende krenkelser av Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen (EMK) skal finne sted i fremtiden.

I 2008 har det vært avsagt enkelte avgjørelser mot Norge i EMD. Ingen av disse sakene har vært av en slik karakter at jeg har funnet det naturlig med videre oppfølging overfor forvaltningen.

Ombudsmannens menneskerettighetsseminar

I november 2008 ble Sivilombudsmannens menneskerettighetsseminar arrangert for annen gang. Årets seminar, som hadde tittelen «Tvang i beste mening?», satte søkelyset på menneskerettighetsutfordringer knyttet til bruk av tvang innenfor velferdssektoren. Vel 100 personer fra offentlig forvaltning, akademia, private advokatfirma og interesseorganisasjoner deltok.

Samarbeidsprosjekt mellom nordiske og sentral-amerikanske ombudsmannsinstitusjoner (CANO)

I 2008 har ombudsmannen bidratt i et samarbeidsprosjekt mellom nordiske og sentralamerikanske ombudsmannsinstitusjoner som et ledd i nordiske institusjoners arbeid for å fremme demokrati og menneskerettigheter i Sentral-Amerika. Prosjektet er et såkalt twinning-prosjekt mellom institusjonene, der kapasitetsbygging mellom de yngre institusjonene i Sentral-Amerika og de mer veletablerte ombudsmannsinstitusjonene i de nordiske landene står sentralt.

Ombudsmannen fikk i november besøk fra ombudsmannsinstitusjonene i Guatemala, Nicaragua, Honduras, Panama, El Salvador, Costa Rica og Bolivia, som også har status som nasjonale institusjoner for menneskerettigheter i sine respektive land. Delegasjonen fikk en innføring i den norske konteksten, der parlamentarismen og Stortingets forskjellige kontrollfunksjoner ble gjennomgått. Den fikk også en grundig presentasjon av Sivilombudsmannens organisasjon og arbeid, og besøkte Norsk senter for menneskerettigheter, Riksrevisjonen og Likestillings- og diskrimineringsombudet. Sentrale temaer for besøket var offentlighet og innsyn, antikorrupsjonsarbeid og menneskerettigheter. Institusjonenes legitimitet og rolle i å styrke folkets tillit til myndighetene og i å fremme god forvaltningsskikk sto også sentralt.

Prosjektet er initiert av Danida (Danish International Development Agency) i Guatemala i samarbeid med den danske ombudsmannen, og skal vare i flere år fremover.

Arbeidet med å styrke menneskerettighetene i Kina

Ombudsmannen har også i 2008 stilt en juridisk medarbeider med særlig kjennskap til kinesisk språk og de kinesiske forhold til rådighet for Utenriksdepartementet i forbindelse med den norske innsatsen for å styrke menneskerettigheter og rettsstatsoppbygging i Kina. I tilknytning til dette har ombudsmannens kontor i meldingsåret mottatt besøk av flere delegasjoner fra kinesiske myndigheter. Den norske ombudsmannsordningen, fangers og anholdtes rettigheter og de grunnleggende menneskerettighetene etter norske og internasjonale standarder var temaer under besøkene. Ombudsmannens medarbeider har også tatt imot en delegasjon av kinesiske advokater som var på studiebesøk i Norge etter invitasjon fra den norske advokatforeningens menneskerettighetsutvalg. Bakgrunnen for besøket var Kinas nye advokatlov som trådte i kraft 1. juni 2008. De kinesiske advokatene ønsket å få førstehåndsinformasjon om norske og internasjonale standarder vedrørende advokaters arbeidsvilkår for å sikre en rettferdig og upartisk rettergang. De ønsket også informasjon om de mest grunnleggende prinsippene i norsk forvaltningsrett.

Etter invitasjon fra the United Nations Office of the High Commissioner for Human Rights (OHCHR) deltok ombudsmannens medarbeider i et to-dagers «International Seminar on Human Rights’ Protection for Detainees and Development of Police Training» i Kina. Seminaret var ledd i et samarbeid mellom OHCHR og the Ministry of Public Security i Kina (MPS) for å forebygge tortur/mishandling under etterforskning og forbedre soningsforhold under varetekt.

Videre deltok ombudsmannens kontor også i år i den norsk-kinesiske menneskerettighetsdialogen i regi av Utenriksdepartementet. Unge kriminelles rettigheter og alternative straffereaksjoner var temaer i årets arbeidsgruppe for fangers rettigheter, som ombudsmannens medarbeider deltok i.

I desember arrangerte ombudsmannen i samarbeid med the Supreme People’s Procuratorate i Kina (SPP) et seminar om beskyttelse av anholdtes rettigheter i Chong Qing. En delegasjon med fire norske foredragsholdere bestående av en dommer fra Oslo Tingrett, en forsvarsadvokat, en politiadvokat og ombudsmannens medarbeider, belyste temaet fra ulike ståsteder.

Andre aktiviteter knyttet til arbeidet med menneskerettigheter og internasjonale spørsmål

Både jeg selv og den internasjonale gruppen ved mitt kontor har gjennom 2008 lagt stor vekt på deltakelse på seminarer, kurs og i andre fora der internasjonale spørsmål har blitt behandlet.

Sammen med Norsk senter for menneskerettigheter deltar ombudsmannen i et nettverk med Den europeiske menneskerettighetskommisæren og andre nasjonale menneskerettighetsinstitusjoner i Europarådets medlemsstater. Ved de nasjonale institusjonene skal det utpekes en egen kontaktperson på medarbeidernivå. I 2008 har nettverket arrangert en rundebordskonferanse i Dublin i september og en samling for kontaktpersoner i Strasbourg i november. Det har også vært løpende korrespondanse innen nettverket gjennom hele året.

Videre deltar ombudsmannen i et nettverk som er opprettet mellom Den europeiske ombudsmannen og nasjonale ombudsmannsinstitusjoner i Europa. Jeg har utpekt en medarbeider til å være min kontaktperson her. Nettverket har opprettet et internettbasert forum for erfaringsutveksling og lignende. I juni 2008 ble det også arrangert en kontaktpersonsamling i Strasbourg.

I oktober deltok ombudsmannens kontor, etter invitasjon fra the International Association of Anti-Corruption Authorities (IAACA), i «the Third Annual conference and General Meeting» i Kiev. Temaet for konferansen var «Criminalization and Law Enforcement». IAACA ble etablert med målsetning om å styrke gjennomføringen av FNs konvensjon mot korrupsjon som Norge har ratifisert.

I juni var også to medlemmer i den internasjonale gruppen på studietur til Strasbourg. Formålet med turen var å styrke kunnskapen om Europarådet og Den europeiske menneskerettighetsdomstolen.

Som ombudsmann er jeg medlem av det rådgivende utvalget som Norsk senter for menneskerettigheter har opprettet for å jobbe med Nasjonal institusjon for menneskerettigheter. I 2008 har det vært arrangert to møter i utvalget.

Informasjon om saker jeg har behandlet i 2008, og som angår en eller flere menneskerettskonvensjoner, er å finne via emne- og stikkordsregisteret bakerst i årsmeldingen under emneordet «Menneskerettigheter», eller gjennom lovregisteret under punktet «Konvensjoner». 

I løpet av meldingsåret 2008 har mine medarbeidere og jeg hatt møter med mange ulike organisasjoner og offentlige etater. Slike møter er viktige. De åpner for menings- og informasjonsutveksling og gir nyttig innsikt i forvaltningens virksomhet og et bedre grunnlag for å behandle klagesakene som kommer inn.

Det har blant annet vært avholdt møte med Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Fylkesmannen i Hedmark, Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Oppland. Tema for møtene har foruten gjensidig orientering om virksomhetene blant annet vært alminnelige forvaltningsrettslige spørsmål og spørsmål om behandlingen av saker etter sosialtjenesteloven, barnevernsloven og plan- og bygningsloven. Videre har jeg vært på besøk i Engerdal kommune, hvor jeg også fikk treffe representanter fra omkringliggende kommuner. Innsyn og offentlighet, tjenestemannssaker og lojalitetsplikt og ansattes ytringsfrihet var temaer som ble tatt opp.

Besøk i lukkede institusjoner er en viktig del av ombudsmannens virksomhet. I år har jeg besøkt Tromsø fengsel. Jeg har også på nytt besøkt Politiets utlendingsinternat på Trandum, som en oppfølging av mitt besøk til internatet i 2006. Besøket den gang resulterte i en uttalelse som også ble gitt som særskilt melding til Stortinget. Formålet med årets besøk var å få en orientering om forholdene ved internatet og særlig om endringene som har funnet sted siden forrige besøk.

Mine medarbeidere og jeg har i løpet av året deltatt på flere seminarer og kurs, og holdt en rekke foredrag og forelesninger både for forvaltningen og for borgerne. Blant annet har jeg holdt foredrag for Eldreakademiet i Moss, Asker senioruniversitet og Senioruniversitetet i Ytre Ryfylke. Foredragsvirksomheten har stor betydning for å spre informasjon om ombudsmannsordningen og bevisstgjøre borgerne. Den gir meg også anledning til interessante møter og samtaler med folk jeg treffer ved disse anledningene.

Delegasjoner fra mange land har vært på besøk. Blant annet har jeg hatt besøk av parlamentarikere fra Angola, den kinesiske riksadvokaten og myndighetsrepresentanter fra Bangladesh. Det er stor internasjonal interesse for å få informasjon om den norske ombudsmannsordningens oppgaver, funksjoner og virkeområde. Kontakten med utenlandske institusjoner gir også oss informasjon som er verdifull for vår virksomhet. Jeg har i 2008 fortsatt hatt tett kontakt med de andre nordiske ombudsmennene. Foruten deltakelse på to Vestnordiske ombudsmannsmøter, var jeg i september selv vertskap for Nordisk ombudsmannsmøte i Oslo. Møtene er nyttige anledninger til å diskutere konkrete saker og utveksle erfaringer.

Jeg deltok på et seminar om frihetsberøvelse i Paris i januar 2008. Seminaret ble holdt av den franske ombudsmannen og Europarådets kommissær for menneskerettigheter, og temaet var «Deprivation of Liberty and Human Rights. The prevention of torture in Europe». Ved to anledninger har jeg også deltatt på konferanser for å følge utviklingen på menneskerettighetsområdet: «The Human Rights Law Conference 2008» i regi av organisasjonen Justice i London i oktober, og et seminar om domstolskontroll med forvaltningen, også i London, i november.

I løpet av året har mine medarbeidere og jeg også hatt en rekke møter med borgere som har klagesaker til behandling og andre som ønsker å legge frem sin sak og få veiledning og informasjon om hvorvidt saken kan behandles av ombudsmannen. Jeg ser positivt på forespørsler fra klagere om personlig møte, og forsøker å imøtekomme slike så langt det lar seg gjøre.

For en fullstendig oversikt over ombudsmannens møter med organisasjoner og offentlige etater, besøk og foredrag vises det til vedlegg 3.

Ombudsmannen har en viktig oppgave knyttet til å sikre borgernes rett til innsyn i saksdokumenter hos forvaltningen. Flere av klagesakene som er omtalt i kapittel V gjelder slike spørsmål. Jeg satte derfor stor pris på at ombudsmannen høsten 2008 mottok Norsk Presseforbunds åpenhetspris, «Flaviusprisen». Prisen deles ut hver høst til enkeltpersoner, organisasjoner og andre som har bidratt til å fremme eller synliggjøre betydningen av åpenhet og innsyn og/eller bidratt til endring eller utvikling av regelverk eller praksis for åpenhet og innsyn i det norske samfunnet. I juryens begrunnelse for tildelingen het det blant annet at prisen for 2008 «går til en institusjon som har gjort klart mer enn man kunne vente ut fra dens stilling for å få større åpenhet i forvaltningen, og for å få forvaltningen og dens ansatte til å forstå at ansattes ytringsfrihet går klart lengre enn mange har trodd. Foruten å forfekte vide grenser for ytringsfriheten og for innsyn i forvaltningen i en rekke enkeltsaker, har institusjonen gang på gang trukket opp viktige, generelle retningslinjer som gjør det nødvendig for mange forvaltningsetater og forvaltningsorganer å legge om praksis i mer liberal retning».

Borgerne har også rett til innsyn i ombudsmannens saksdokumenter. Reglene om dette fremgår av ombudsmannsloven § 9, jf. ombudsmannsinstruksen § 11 (disse er inntatt bakerst i årsmeldingen). Jeg er opptatt av å vise åpenhet om virksomheten, hovedregelen er at ombudsmannens dokumenter er offentlige. Ombudsmannen har imidlertid også et viktig ansvar overfor klagere som har krav på taushet om sensitive opplysninger, og taushetsplikten kan derfor innebære at innsynsbegjæringer avslås helt eller delvis.I 2008 ble det registrert 531 krav om innsyn i saksdokumenter, mot 622 i 2007. Det ble gitt innsyn i 422 dokumenter, og delvis innsyn i 91 dokumenter. 18 innsynskrav ble avslått.

Normalt vil krav om innsyn i dokumenter hos ombudsmannen bli besvart samme dag, og senest i løpet av tre dager. Journalen over offentlig tilgjengelige opplysninger om dokumenter som er sendt til eller fra ombudsmannen finnes på nettstedet www.sivilombudsmannen.no, og her kan det også bestilles innsyn i ombudsmannens saksdokumenter.

Nytt nettsted

Sivilombudsmannen lanserte nytt nettsted 1. oktober 2008, som resultat av et ønske om å være tilgjengelig for alle brukergrupper uavhengig av fysisk funksjonsevne, alder eller kognitive evner. I arbeidet med nettstedet er det lagt vekt på å skape en god informasjonskilde med klare og enkle budskap, som skal bidra til økt forståelse for ombudsmannens arbeid og gjøre ombudsmannsordningen mer tilgjengelig for borgerne. De nye nettsidene er utviklet i henhold til WAIs (Web Accessibility Initiative) retningslinjer for tilgjengelighet og skal være brukervennlige og tilgjengelige for alle. Nettstedet er i stor grad lagt til rette for blinde og svaksynte, blant annet gjennom talesyntese for automatisk opplesning av sidene, eksplisitt funksjon for skriftstørrelse og teknisk tilrettelegging av innholdet. For å kunne nå flere fremmedspråklige er det lagt ut informasjon om ombudsmannsordningen på fransk, spansk, tysk, arabisk, urdu, polsk, kinesisk og russisk, i tillegg til versjoner på bokmål, nynorsk, samisk og engelsk.

På nettstedet tas det også i bruk nye virkemidler for å gjøre Sivilombudsmannen lettere tilgjengelig for brukerne. Det er blant annet utarbeidet et nedlastbart klageskjema som skal bidra til å senke terskelen for å klage til ombudsmannen. Nettstedet gir også tilgang til offentlig journal og har en funksjon for å bestille innsyn i saker hos ombudsmannen. Søkefunksjonen for publiserte ombudsmannsuttalelser er blitt betydelig forbedret. Uttalelser som fortløpende blir lagt ut på nettsidene er dessuten nå ordnet i temakategorier, for at brukerne enkelt skal kunne finne fram til relevante saker.

Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) ga www.sivilombudsmannen.no fem av seks mulige stjerner i sin årlige kvalitetsvurdering av offentlige nettsteder for 2008.

Publisering av uttalelser på ombudsmannens nettsted

Ombudsmannens uttalelser blir som nevnt over publisert på nettstedet. En «uttalelse» er en rapport om den undersøkelsen jeg har foretatt i en sak som har vært forelagt forvaltningen, der min mening kommer til uttrykk. Selve uttalelsen i en ombudsmannssak er den som blir gitt til sakens parter. Før en uttalelse publiseres blir den anonymisert og i noen grad redigert, likevel slik at den delen av uttalelsen som gir uttrykk for mitt syn på saken normalt blir gjengitt i sin helhet. Når en uttalelse publiseres på nettstedet, blir det også redegjort for eventuelle vesentlige hendelser i saken etter at jeg avga min uttalelse.

Det blir foretatt en viss utvelgelse av hvilke uttalelser som publiseres på nettstedet. Hvilke uttalelser som blir publisert avhenger generelt sett av en konkret vurdering av uttalelsen, der det blant annet blir lagt vekt på om den vil være av betydning utover den aktuelle saken. Publisering er særlig aktuelt dersom uttalelsen er egnet til å avklare rettsspørsmål og prinsipielle problemstillinger knyttet til forvaltningens saksbehandlingspraksis.

Henvendelser på e-post og telefon

Jeg mottar i økende grad henvendelser på e-post. I 2008 kom det inn ca. 8000 e-brev, og av disse er over halvparten blitt registrert på saker. E-post bør ikke inneholde personsensitive opplysninger, og derfor blir det fra mitt kontor vanligvis bare gitt orienteringer og svar på generelle spørsmål på denne måten. Når det kommer inn klager som er sendt som e-brev, blir klageren bedt om å sende inn en signert klage med vanlig post.

Det er også mange som tar kontakt på telefon. I 2008 er minst 1430 telefonhenvendelser besvart. På telefonen kan mine medarbeidere og jeg først og fremst gi veiledning om hvorvidt en klage kan bringes inn for ombudsmannen, og om hvordan klageren i så fall bør gå frem. Vi kan også i stor grad veilede om hvem vedkommende kan gå til dersom saken ikke kan påklages til ombudsmannen, for eksempel fordi klagemuligheten i forvaltningen ikke er benyttet.

Noen kommer til oss med generelle juridiske spørsmål knyttet til en forvaltningssak, eller ber om råd om hvordan de bør forholdes seg til forvaltningen i en pågående sak. Mine medarbeiderne og jeg kan bare i svært liten grad svare på slike forespørsler, blant annet fordi ombudsmannen ikke har som oppgave å opptre som partsrepresentant for enkeltborgere overfor myndighetene, og heller ikke å drøfte generelle juridiske spørsmål som ikke knytter seg til en aktuell klagesak hos ombudsmannen.

Ombudsmannen og saker som har vært behandlet av Kongen i statsråd

Det følger av ombudsmannsloven § 4 bokstav b at avgjørelser truffet i statsråd er unntatt ombudsmannens arbeidsområde. Det nærmere omfanget av dette unntaket ble aktualisert av en sak i høst, der en rekke medier klaget over nektet innsyn i et notat utarbeidet av Statsministerens kontor. Enkelte medier hadde også påklaget deler av vedtaket til Kongen i statsråd, og ombudsmannen kunne derfor ikke behandle saken. Saken viser at det kan oppstå vanskelige grensetilfeller, der det ikke er opplagt om en sak er innenfor eller utenfor ombudsmannens arbeidsområde. Se nærmere om den konkrete saken i kapittel V, sak 1.

Ombudsmannen har tolket ombudsmannsloven § 4 bokstav b slik at heller ikke forvaltningens forberedende behandling eller avgjørelser forut for det endelige vedtaket i statsråd, faller innenfor ombudsmannens arbeidsområde. Justiskomiteen har sluttet seg til denne tolkningen, se Innst. O. nr. 15 1979–80 side 5 flg. Begrunnelsen er blant annet at avgjørelser i statsråd blir tatt under et politisk og konstitusjonelt ansvar som også omfatter den forberedende behandlingen av saken.

Dette unntaket fra ombudsmannens arbeidsområde reiser spørsmål om hvordan forvaltningen bør forholde seg til en klage til Kongen i statsråd: Kan forvaltningen ha en plikt til å informere klageren om at en klagebehandling i statsråd avskjærer ombudsmannens mulighet til å behandle saken? Ettersom det i all hovedsak er departementenes avgjørelser som kan påklages til Kongen, er dette først og fremst et spørsmål om saksbehandlingen der.

Når et vedtak truffet av departementet påklages, skal departementet som vedtaksorgan behandle saken på nytt. Dette følger av forvaltningsloven § 33 annet ledd. Dersom departementet ikke finner å kunne ta klagen til følge, er inntrykket at klageren i praksis ofte forespørres om hun ønsker å opprettholde klagen til statsråd, før saken oversendes for klagebehandling. Dette synes å være en fornuftig ordning.

Forvaltningsloven pålegger forvaltningen å gi en part opplysninger om klageadgang, klagefrist m.v. Det følger av lovens § 27 tredje ledd. Parten vil derfor få informasjon om adgangen til å få vedtaket prøvet i statsråd. Det er imidlertid ingen alminnelig lovbestemt plikt til å informere om muligheten for å bringe saken inn for ombudsmannen. Ei heller er det noen generell lovbestemt plikt til å informere om forholdet mellom ombudsmannens myndighet og behandling av saken i statsråd. En slik plikt er imidlertid nå kommet til uttrykk i den nye offentleglova § 32 første ledd. Denne opplysningsplikten, som gjelder i saker om innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet, har etter mitt syn gode grunner for seg, og vil kunne bidra til å unngå de vanskelige grensetilfeller som den nevnte innsynssaken med Statsministerens kontor var et eksempel på.

Det er neppe alle som er oppmerksomme på at klagebehandling i statsråd i praksis avskjærer muligheten for å bringe saken inn for ombudsmannen. For mange vil det derfor være viktig å få informasjon om dette, slik at de kan ta et informert valg om hvordan de bør gå frem for å angripe et vedtak. Det kan diskuteres om forvaltningens plikt etter forvaltningslovens § 11 til å veilede parter slik at de kan «vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte», medfører en plikt til å gi slik informasjon – også i andre saker enn innsynssaker der offentleglova kommer til anvendelse.

Ombudsmannen har tidligere uttalt seg om denne problemstillingen i årsmeldingen for 1983 på side 156 flg. Der ble det blant annet vist til en uttalelse fra Justisdepartementet, som fremholder at departementene «vanligvis bør gjøre partene oppmerksom på at de ikke kan bringe saken inn for Stortingets ombudsmann for forvaltningen dersom de først har nyttet klageadgangen og fått saken avgjort av Kongen».

Uansett om det foreligger en rettsplikt til å gi slik informasjon eller ikke, mener jeg det må være et gode at informasjonen blir gitt. Jeg oppfordrer derfor departementene til å være oppmerksom på problemstillingen og til å informere om at en klage til Kongen i statsråd avskjærer muligheten til å bringe saken inn for ombudsmannen.

Utfordringer knyttet til elektronisk saksbehandling i forvaltningen

Store deler av forvaltningen har etter hvert tatt i bruk elektronisk saksbehandling. Dette gir noen utfordringer, både med hensyn til utøvingen av forvaltningsvirksomhet og med hensyn til ombudsmannens kontroll med forvaltningen.

Ombudsmannens undersøkelser av klager fra borgerne bygger i all hovedsak på dokumentene som lå til grunn for den aktuelle forvaltningssaken. Det er helt avgjørende for virksomheten, herunder tilliten til ombudsmannens uttalelser, at forvaltningen gir ombudsmannen tilgang til samtlige dokumenter som har vært en del av beslutningsgrunnlaget i forvaltningssaken. Når forvaltningen benytter seg av et elektronisk saksbehandlingssystem, vil dette for det alt vesentligste innebære at dokumentene kun er lagret og arkivert elektronisk under for eksempel et saksnummer. Dokumentene som er sendt fra forvaltningen vil ofte ikke være lagret i undertegnet form, fordi det avsendte, undertegnede dokumentet ikke blir skannet og lagt på saken. Dokumentoversendelsen til ombudsmannen vil normalt inneholde utskrifter av dokumentene som er lagret elektronisk, og ikke som tidligere en fysisk saksmappe med en dokumentoversikt på saksomslaget. Dokumentene som det er tatt utskrift av vil heller ikke være nummerert kronologisk, og vil fra tid til annen være udatert, i og med at datoen ofte påføres dokumentet for hånd når det sendes. Siden dokumentene ikke er fysisk lagret på en saksmappe med en nummerert dokumentoversikt, gir dokumentoversendelsen i seg selv ingen mulighet til å kontrollere at ombudsmannen har fått tilgang til samtlige relevante dokumenter i den forvaltningssaken som skal undersøkes. Dette kan igjen bidra til å svekke tilliten til at ombudsmannens undersøkelser bygger på en gjennomgang av det fullstendige dokumentgrunnlaget for den aktuelle forvaltningssaken.

Elektronisk saksbehandling kan også gi utfordringer knyttet til utøvingen av forvaltningsvirksomhet. Det er nok å nevne plikten til journalføring etter reglene i arkivlova og arkivforskriften, innsyn og åpenhet i forvaltningens saksdokumenter og de konsekvenser for saksbehandlingen som utstrakt bruk av e-post i kommunikasjonen mellom forvaltningen og borgerne kan gi. Ett spesielt eksempel i meldingsåret er en sak om forvaltningens bruk av elektronisk rekrutteringsverktøy i tilsettingsprosessen. Saken er gjengitt i kapittel V som sak nr. 10 og illustrerer godt mulige utilsiktede konsekvenser som bruken av elektronisk verktøy kan føre til for forvaltningens overholdelse av sentrale forvaltningsrettslige lover og regler.

Jeg vil i tiden fremover ha min oppmerksomhet rettet mot disse utfordringene.

Ombudsmannens behandling av klager på politiets virksomhet

På bakgrunn av en henvendelse fra det regjeringsoppnevnte «Utvalget som skal evaluere kontrollmekanismene for politiet», ble det i oktober 2008 avholdt et møte mellom sekretæren for utvalget og representanter fra mitt kontor. Utvalget ønsket gjennom møtet å få et inntrykk av ombudsmannens behandling av klager på politiets virksomhet.

Ombudsmannen behandler hvert år flere klager fra personer som er misfornøyd med behandlingen av deres klager på politiet. Dette gjelder både saker som har vært behandlet av Spesialenheten for politisaker og deretter Riksadvokaten, og saker som har vært vurdert av vedkommende politidistrikt og Politidirektoratet. I enkelte tilfeller har saken vært vurdert både etter det strafferettslige og det administrative løp. I kontrollen av påtalemyndighetens virksomhet er jeg bevisst på forutsetningen om at påtalemyndigheten skal være et særlig selvstendig og uavhengig forvaltningsorgan når det gjelder avgjørelse av påtalespørsmål. Jeg er derfor tilbakeholden med å overprøve realiteten i de påtalemessige vedtak som treffes.

I forkant av møtet utarbeidet mitt kontor en oversikt over klager som har vært behandlet her i perioden 1. januar 2005 til 21. oktober 2008 vedrørende anmeldelser til Spesialenheten for politisaker og klager som gjelder kritikkverdige forhold utført i politiet. Oversikten ble oversendt til utvalget og ble også kommentert i møtet. I overkant av 30 avsluttede og pågående klagesaker ble omtalt. Ingen av disse avsluttede sakene har vært tatt opp med Riksadvokaten eller Politidirektoratet, og sakene har følgelig heller ikke gitt grunnlag for kritiske merknader fra min side.

Per 31. desember 2008 hadde ombudsmannens kontor 43 årsverk, inklusive ombudsmannen, seks kontorsjefer og en administrasjonssjef. Kontoret hadde 25 årsverk for juridiske saksbehandlere og 10 årsverk knyttet til administrasjonen. IT-støtte leies inn på timebasis. I tillegg kommer en stilling som er finansiert av Utenriksdepartementet med ombudsmannen som arbeidsgiver. Vedkommende jurist arbeider med menneskerettighetsspørsmål i Kina og har som spesialoppgave å arbeide for fangers rettigheter ved siden av å være kontaktperson mellom kinesiske og norske myndigheter.

Kontoret er delt inn i fem avdelinger. På årsbasis er det tilstrebet at avdelingene skal ha et så likt sakstilfang og en så lik arbeidsbelastning som mulig. I 2008 har fordelingen av saker på avdelingene vært tilnærmet likt fordelt. Arbeidsbelastningen for den enkelte har naturlig nok med 326 flere saker vært tyngre i 2008.  Den enkelte fagavdelings arbeidsområde fremgår av organisasjonskartet i dette kapitlet og i vedlegg 2 til meldingen.

Hver avdeling ledes av en kontorsjef. Fordelingen av ombudsmannens juridiske medarbeidere på de fem fagavdelingene fremgår av personaloversikten i vedlegg 1. Administrasjonens sammensetning og arbeidsoppgaver fremgår også av oversikten.

I 2008 ble resepsjonen i 6. etasje bygget om. Hensikten med ombyggingen var å skille resepsjonen og sentralbordet fra de øvrige kontorene for å ivareta og forbedre personvernhensyn.

Beskrivelse av faktisk tilstand

Forholdstallet mellom kvinner og menn ved ombudsmannens kontor per 31. desember 2008, ut fra et samlet antall på 45 personer (43 årsverk), var som følger:

Kvinner:      28 – 62 %

Menn:          17 – 38 %

I ledergruppen var det i tilegg til ombudsmannen seks personer, fem kontorsjefer og 1 administrasjonssjef. (En kontorsjef har spesialoppdrag og tas ikke med i statistikken på ledergruppen).

Kvinner:        to – 29 %

Menn:          fem – 71 %

I de fem nestlederfunksjoner i hver avdeling er det fire kvinner og en mann.

Av de 25 juridiske saksbehandlere (inklusive nestledere) er det:

Kvinner:      14 – 56 %

Menn:          11 – 44 %

I administrasjonen er det 13 kvinner, 100 %.

Lønn

Ombudsmannens kontor har en stillingsstruktur og lønnspolitikk som gir like muligheter for alle i forhold til lønnsopprykk og avansement.  Av de juridiske saksbehandlerne er det 10 seniorrådgivere (2 menn og 8 kvinner), 8 rådgivere (4 menn og 4 kvinner) og 7 førstekonsulenter (5 menn og 2 kvinner).

Administrasjonen fordeler seg med 1 seniorrådgiver, 1 rådgiver, 1 arkivleder, 3 førstekonsulenter, 5 seniorkonsulenter og 1 konsulent.

Arbeidstid

Ombudsmannen har ingen normerte deltidsstillinger, men redusert arbeidstid fordeler seg slik:

Iverksatte tiltak

Ombudsmannen har en enhetlig lønnspolitikk og stillingsstruktur. Ved rekruttering søkes en jevn kjønnssammensetning. Alle tilsatte har like muligheter til kompetanseheving. Arbeidstidsbestemmelsene og praktiseringen av disse er lagt til rette for fleksibel bruk både for kvinner og menn, det samme gjelder muligheter for permisjoner i forhold til omsorg og til karriereutvikling.

Planlagte tiltak

Ombudsmannen retter i sin praktisering av personalpolitikken oppmerksomhet på kjønnsrelaterte spørsmål og legger løpende til rette for best mulig tilpasning for den enkelte.