Saken gjelder krav om innsyn i dokumenter knyttet til vaksineprioritering. Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) avslo innsynskravet i medhold av offentleglova § 14 første ledd for et regjeringsnotat og § 15 tredje ledd, jf. første ledd for et møtereferat med vedlegg fra et møte mellom departementet og underliggende organer. Departementet begrunnet avslaget for sistnevnte med at det er av avgjørende betydning at de råd og vurderinger som gis ikke begrenses av muligheten for at det blir gitt innsyn i dokumentet. Sivilombudet er kommet til at det på bakgrunn av den begrunnelsen som er gitt fra HOD, er begrunnet tvil om vilkårene for unntak i § 15 tredje ledd er oppfylt for både møtereferatet og vedlegget. Videre er ombudet kommet til at departementets merinnsynsvurdering er mangelfull.

Saken gjelder innsyn etter offentleglova i et notat utarbeidet av Kommuneadvokaten i Oslo til Byrådsavdelingen for oppvekst og kunnskap. Notatets tema var hvorvidt kommunen skulle gi en beklagelse og dekke sakskostnader for en rettssak som en tidligere lærer hadde anlagt og tapt mot kommunen over et erstatningskrav for ikke-økonomisk tap. Ombudet legger til grunn at notatet fra Kommuneadvokaten opprinnelig var innhentet fra et underordnet organ til bruk i den interne saksforberedelsen. Offentleglova § 15 kunne derfor i utgangspunktet gi hjemmel for å nekte innsyn. Ettersom notatet senere ble vedlagt et saksfremlegg til et folkevalgt kommunalt organ, Finansutvalget, stiller offentleglova § 16 første ledd, jf. kommuneloven § 11-13 i tillegg krav om at det folkevalgte organet måtte treffe vedtak om innhenting av notatet med et visst flertall. Ombudet har kommet til at det er en forutsetning for at notatet fortsatt skal kunne unntas offentlighet, at de formelle kravene i kommuneloven § 11-13 tredje ledd, jf. § 11-4 første ledd bokstav d er fulgt. Ettersom det ikke var foretatt en formell avstemning i Finansutvalget om innhentingen av notatet, og avgjørelsen heller ikke ble protokollert, kan notatet ikke unntas offentlighet etter offentleglova § 16 første ledd. Ombudet har videre kommet til at notatet ikke kan unntas offentlighet etter offentleglova § 18, som gir adgang til unntak fra innsyn for dokumenter som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak. Notatet er utarbeidet etter at den opprinnelige erstatningssaken var avsluttet i domstolene, og over en måned før klageren begjærte gjenåpning av saken for lagmannsretten. Det var derfor ikke utarbeidet i tilknytning til en konkret rettssak. Videre gjaldt notatet i stor grad temaer som uansett ikke ville være gjenstand for behandling i domstolene, nemlig en eventuell beklagelse til klageren, og spørsmål om ettergivelse av sakskostnader på et privatrettslig grunnlag. Ombudet ber derfor Statsforvalteren vurdere saken på nytt.

En journalist ba om innsyn i dokumentasjon oversendt fra Statsministerens kontor (SMK) til Koronakommisjonen. Dokumentasjonen omfattet all informasjonsutveksling mellom personer som var involvert i vurderinger og beslutninger i forkant av nedstengningen 12. mars 2020. I tillegg ble det bedt om innsyn i svaret på henvendelsen til Koronakommisjonen. Statsministerens kontor avslo innsynskravet med henvisning til offentleglova §§ 14 første ledd og § 15 første og tredje ledd. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil knyttet til en del av ett dokument som er unntatt offentlighet, og om delen av dokumentet kan unntas med den begrunnelsen SMK har gitt. Det fremgår ikke i tilstrekkelig grad hvorfor unntak er nødvendig for sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. Ombudsmannen ber SMK vurdere saken på nytt.

En journalist ba om innsyn i dokumenter om budsjett- og økonomistyring ved jernbaneutbygging. Samferdselsdepartementet avslo journalistens krav. Kravet omfattet brev fra departementet til Jernbanedirektoratet, Bane NOR og Norske tog AS, samt virksomhetenes svar. Departementet avslo kravet med henvisning til bl.a. offentleglova § 15 første, andre og tredje ledd. Etter undersøkelsene herfra ga departementet innsyn i flere dokumenter og opplysninger som tidligere var unntatt offentlighet. For to av dokumentene ble hjemmelen endret til offentleglova § 22. Ombudsmannen er kommet til at det er begrunnet tvil om enkelte av dokumentene som det fremdeles er nektet innsyn i kan unntas med den begrunnelsen departementet har gitt. For å nekte innsyn i et dokument etter offentleglova § 15 første ledd, må unntak være nødvendig for å sikre interne avgjørelsesprosesser. Bestemmelsen retter seg primært mot råd, innspill, vurderinger og forslag som det vil innebære en fare for skade å gi innsyn i. Faktiske forhold og generelle premisser vil normalt falle utenfor. Det fremgår ikke i tilstrekkelig grad av begrunnelsen hvorfor noen av dokumentene inneholder råd, innspill og vurderinger som det vil innebære en fare for skade å gi innsyn i. Videre retter offentleglova § 15 andre ledd seg mot råd og vurderinger om hvordan organet bør stille seg i en sak når det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken. Enkelte av opplysningene som er unntatt etter bestemmelsen synes å være beskrivelse av faktiske forhold og ikke råd og vurderinger. Ombudsmannen ber departementet vurdere saken på nytt.

Statsministerens kontor (SMK) avslo en journalists krav om innsyn i korrespondanse mellom SMK og departementene om en sak. Det fremgikk ikke av begrunnelsen hvilke dokumenter avslaget gjaldt. Journalisten mente at SMK var forpliktet til å identifisere de dokumentene avslaget omfattet ved bruk av saks- og dokumentnummer. SMK bestred at det forelå en slik plikt. SMK tok videre til orde for at det i et avslag på innsyn er tilstrekkelig å vise samlet til de hjemlene som danner grunnlaget for avslaget, samt opplyse om klageadgang og klagefrist. Ombudsmannen er kommet til at kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning i offentleglova § 31 første ledd må forstås slik at det på en tilstrekkelig klar måte må fremgå av avslaget hvilke unntaksbestemmelser som gjelder hvilke dokumenter. Dette kan f.eks. gjøres ved at avslagshjemlene knyttes opp mot grupper av dokumenter, som er hensiktsmessig inndelt. I et avslag som omhandler flere dokumenter som kan unntas på ulike hjemmelsgrunnlag, er det følgelig ikke tilstrekkelig kun å vise samlet til avslagshjemlene og opplyse om klagemulighetene. Formålet bak kravet om nøyaktig hjemmelshenvisning kan ikke strekkes så langt at hvert av de dokumentene avslaget omfatter må identifiseres. Et slikt krav kan heller ikke utledes av øvrige rettskilder. Ombudsmannen er derfor enig med SMK i at forvaltningen i et avslag på innsyn ikke plikter å identifisere hvert dokument som omfattes av avslaget, f.eks. ved bruk av saks- og dokumentnummer. Et slikt krav kan heller ikke utledes av offentleglova § 31 andre ledd om utvidet begrunnelse. Eventuelle feil eller mangler ved den første avslagsbegrunnelsen må kunne rettes opp i den utvidede begrunnelsen, jf. prinsippet i forvaltningsloven § 41. SMK har i den utvidede begrunnelsen i tilstrekkelig grad klargjort hvilke dokumenter som er unntatt etter hvilke bestemmelser. Ombudsmannen har derfor ikke funnet grunn til å følge opp denne delen av saken videre. SMKs nye vurdering av hvilke dokumenter som kan unntas fra innsyn, og at det ikke er grunnlag for merinnsyn i disse dokumentene, gir ikke grunn til kritikk.

Saken gjelder innsyn etter offentleglova i et referat fra møte i Beredskapsutvalget mot biologiske hendelser. I sin endelige avgjørelse i saken unntok Helse- og omsorgsdepartementet dokumentet fra innsyn med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd om organinterne dokumenter. Det ble ikke funnet grunn til å gi merinnsyn. Ombudsmannen har kommet til at Beredskapsutvalget er et eget organ, men slik at utvalgets rådgivere ikke er del av organet. Når referatet er sendt fra utvalget til rådgiverne og i tillegg til Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet, har det mistet sin organinterne karakter, og kan ikke unntas etter § 14 første ledd. Ettersom referatet er sendt til Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet, mener ombudsmannen at det heller ikke er grunnlag for å unnta det etter § 15 tredje ledd, som departementet har anført som et alternativt grunnlag. Ombudsmannen ber Helse- og omsorgsdepartementet om å foreta en ny vurdering av saken.

En journalist ba Nærings- og fiskeridepartementet om innsyn i alle dokumenter fra 2020 om Rådet for matvareberedskap. Kravet omfattet blant annet et referat fra et møte mellom departementet og rådet…

Fylkesmannen i Oslo og Viken stadfestet avslag på krav om innsyn i to dokumenter hos Oslo kommune. Dokumentene var utarbeidet i en prosess med å fastsette nye rutiner for saksbehandlingen ved inhabilitet hos henholdsvis byråden for byutvikling og direktøren for Plan- og bygningsetaten. Fylkesmannen fant at dokumentene kunne unntas offentlighet etter offentleglova § 14 første ledd om organinterne dokumenter. Ved vurderingen av meroffentlighet la Fylkesmannen til grunn at notatene ligger i kjerneområdet for unntaksbestemmelsen, og at det ikke var grunn til å gi merinnsyn for hele eller deler av notatene. Ombudsmannen mener det er begrunnet tvil om de to notatene i sin helhet ligger i kjerneområdet for offentleglova § 14, med den følge at hensynene bak unntaksbestemmelsen fullt ut gjør seg gjeldende og kan bli avgjørende for vurderingen av merinnsyn. Etter ombudsmannens syn er det i dette tilfellet – på det nåværende tidspunkt – begrunnet tvil om det er «klart urimelig, eller strir mot god forvaltningspraksis» å avslå merinnsyn, jf. sivilombudsmannsloven § 10 andre ledd. Fylkesmannen bes på dette grunnlaget om å vurdere på ny om det kan gis merinnsyn i hele eller deler av notatene. Det må i så fall foretas en konkret vurdering for hvert enkelt notat. At Fylkesmannen i sin avgjørelse ikke kommenterte sentrale hensyn som taler for offentlighet, gjorde at de krav som stilles til klageinstansens begrunnelse for å avslå merinnsyn, ikke var oppfylt. Fylkesmannen bes merke seg rekkevidden av begrunnelsesplikten til senere behandling av klagesaker om innsyn etter offentleglova.

Saken gjelder innsyn hos Justis- og beredskapsdepartementet i rapporter om konsekvenser av regjeringens covid-19-tiltak. Departementet foretok en generell vurdering av samtlige rapporter som er innhentet fra de øvrige departementene, og kom til at det er nødvendig å unnta disse av hensyn til den spesielle samarbeidssituasjonen som forelå, jf. offentleglova § 15 første ledd. Ombudsmannen har ikke innvendinger mot departementets konklusjon om at det i utgangspunktet er adgang til å unnta mange av rapportene. Selv om den spesielle samarbeidssituasjonen gjør seg gjeldende for alle rapportene, er ombudsmannen i tvil om alle rapportene kan unntas med den begrunnelsen departementet har gitt. Ombudsmannen ber Justis- og beredskapsdepartementet om å foreta en ny vurdering der nødvendighetsvilkåret knyttes opp mot hver enkelt rapport.

Saken gjelder innsyn i helseministerens elektroniske kalender for perioden 1. januar 2020 til 15. mars 2020. Ombudsmannen er enig med Helse- og omsorgsdepartementet i at kalenderoppføringer som ikke er private oppføringer, oppføringer knyttet til statsrådens verv eller medlemskap i Høyre, og rene administrative oppføringer slik som bestilling av bil, flyreferanser osv., i utgangspunktet er å anse som saksdokumenter for departementet. Videre er ombudsmannen enig med departementet i at de kalenderoppføringene som ikke er sendt ut av departementet eller mottatt fra eksterne, er å anse som organinterne dokumenter, jf. offentleglova § 14. Ombudsmannen minner om at departementet ved vurdering av merinnsyn skal vekte de hensynene som begrunner unntak mot de konkrete hensynene som taler for offentlighet av det aktuelle dokumentet. Ombudsmannen har merket seg at departementet har presisert egne rutiner for journalføring av invitasjoner til statsråden, mediehenvendelser sendt direkte til kommunikasjonsavdelingen og svar på slike henvendelser.