Saken gjelder krav om innsyn i KS’ postjournal. KS og Fylkesmannen i Oslo og Akershus kom til at KS ikke er omfattet offentleglovas virkeområde, og at journalisten derfor ikke hadde krav på innsyn. Ombudsmannen er kommet til at offentleglova ikke gjelder for KS. Etter ombudsmannens syn er KS omfattet av offentleglova § 2 første ledd bokstav d, og unntak fra offentleglovas virkeområde må derfor fremgå av lov eller forskrift. Ombudsmannen legger til grunn at unntaket i offentlegforskrifta § 1 andre ledd bokstav b har tilstrekkelig hjemmel i offentleglova § 2 andre ledd, og at det ikke er fremkommet opplysninger om KS’ virksomhet som tilsier at KS ikke er omfattet av dette unntaket.

Saken gjelder Rogaland statsadvokatembeters saksbehandlingstid for en begjæring om innsyn i straffesaksdokumenter i en avsluttet straffesak. Statsadvokatembetet hadde brukt omlag fire måneder på å behandle innsynsbegjæringen. Ombudsmannen viste til at Riksadvokatens veileder om innsyn i straffesaksdokumenter, alminnelige regler om saksbehandlingstid i forvaltningen og hensynene bak reglene om saksbehandlingstid i offentleglova tilsa at innsynsbegjæringer skal avgjøres raskt. Ombudsmannen fant at statsadvokatembetets saksbehandlingstid i den foreliggende saken var for lang. Videre bemerket ombudsmannen at en rask og hensiktsmessig behandling av innsynsbegjæringer forutsetter interne rutiner som gjør det praktisk gjennomførbart å vurdere innsynssaker fortløpende.

Saken gjelder spørsmålet om en kommune plikter å oversende sakens dokumenter i en innsynssak til Fylkesmannen som klageinstans. Bergen kommune hadde avslått et krav om innsyn i et notat utarbeidet av Kommuneadvokaten i Bergen. Notatet inneholdt råd om hvordan kommunen burde stille seg til et forelegg kommunen var ilagt av politiet for brudd på utlendingsloven. Avslaget ble påklaget, og Bergen kommune nektet å oversende dokumentet til Fylkesmannen i Hordaland i forbindelse med klagebehandlingen. Kommunen mente de hadde et krav på fortrolighet fordi det er tale om advokatråd gitt i en straffesak, og at dette tilsa at Fylkesmannen ikke kunne kreve å få dokumentet oversendt i forbindelse med klagebehandlingen. Ombudsmannen er kommet til at kommunen plikter å oversende dokumentet til Fylkesmannen i forbindelse med klagebehandlingen. Den omstendighet at notatet er å anse som advokatråd i en straffesak, innskrenker ikke klagerens rett til overprøving etter offentleglova. Verken bevisforbudene eller beslagsforbudet i straffeprosessloven og tvisteloven, praksis i tilknytning til EMK art. 8 eller kommunens uavhengige stilling i forhold til statlig forvaltning, begrunner unntak fra hovedregelen om at kommunen plikter å oversende sakens dokumenter til Fylkesmannen som klageinstans.

Saken gjelder innsyn i opplysninger om Ruters billettkontroller. Innsynskravet gjaldt tidspunkt og sted for gjennomførte kontroller i perioden januar 2015 til juni 2016. Kravet ble avslått under henvisning til at innsyn i opplysningene kunne motvirke fremtidige billettkontroller. Fylkesmannen som klageinstans hadde ikke tilgang til opplysningene om tidspunkt og sted for de gjennomførte kontrollene da saken ble behandlet. Ombudsmannen er kommet til at saken ikke var tilstrekkelig opplyst da den ble klagebehandlet. For å kunne ta stilling til om de aktuelle opplysningene kan unntas etter offentleglova, må Fylkesmannen som klageinstans undersøke dokumentene innsynskravet gjelder. Den kan ikke bygge på Ruters egen oppfatning av innsynsspørsmålet og hva de aktuelle opplysningene eventuelt røper. Etter en gjennomgang av dokumentene innsynskravet gjelder, er ombudsmannen kommet til at offentleglova § 24 første ledd gir adgang til å unnta opplysningene. Ombudsmannen har for øvrig ikke merknader til meroffentlighetsvurderingene. Det vises til at ombudsmannen bare i begrenset utstrekning kan overprøve forvaltningens vurdering av om det skal utøves meroffentlighet.

Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av behandlingen av innsynskrav hos Mattilsynet, Region Midt, av eget tiltak jf. sivilombudsmannsloven § 5. Bakgrunnen for undersøkelsen er at ombudsmannen ved gjennomgangen av dokumentene i en klagesak som gjaldt andre forhold ved Mattilsynets virksomhet, ble oppmerksom på en e-post fra Mattilsynet der det var gitt tilbakemelding på et fremsatt innsynskrav. Av e-posten fremgikk det ikke klart at det ikke var gitt innsyn i samtlige av sakens dokumenter. Det var ikke gitt noen nærmere begrunnelse for at enkelte dokumenter var unntatt fra innsyn. Videre var det ikke oppgitt at beslutningen kunne påklages. Isteden var det inntatt en formulering om at beslutninger om å gi innsyn ikke kunne påklages. Ombudsmannen besluttet å undersøke om begrunnelsen som var gitt i e-posten, knyttet seg til omstendigheter i den konkrete saken, eller om en begrunnelse som denne rutinemessig anvendes i saker der det bare gis delvis innsyn i de dokumentene innsynskravet gjelder. For dette formål ble Mattilsynet også bedt om å oversende kopi av samtlige innsynskrav fremmet i mai 2017, sammen med regionens påfølgende beslutninger. Mattilsynets behandling av innsynskravet i den konkrete saken var ikke i samsvar med lovens krav. Begrunnelsen som var gitt, var egnet til å gi den som hadde krevd innsyn inntrykk av at kravet var innvilget i sin helhet, og til å avskjære vedkommende fra å benytte seg av sin rett til å klage på beslutningen. Gjennomgangen av innsynskravene som var fremmet i mai 2017 og regionens påfølgende beslutninger, gir imidlertid ikke grunn til å tro at Mattilsynet, Region Midt, systematisk anvender nevnte begrunnelse i saker der innsynskrav bare delvis er innvilget. Mattilsynets redegjørelse viser imidlertid at det er behov for å sikre bedre etterlevelse av reglene om partsinnsyn blant Mattilsynets ansatte, og ombudsmannen forutsetter at Mattilsynet følger opp dette forholdet. Utover dette finner ombudsmannen å kunne la saken bero med Mattilsynets redegjørelse.

Nærings- og fiskeridepartementet avslo et krav om innsyn i besøksloggen for departementet fordi disse opplysningene ikke fantes hos departementet, men hos Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Departementet informerte ikke journalisten som ba om innsyn om at DSS var rette adressat for innsynskravet, og overholdt dermed ikke veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11. Veiledningsplikten gjelder uavhengig av den begrensede begrunnelsesplikten i offentleglova. Ved vurderingen av omfanget av veiledningsplikten må det blant annet sees hen til det generelle behovet for raske avgjørelser i innsynssaker. Departementet skulle oversendt innsynskravet til DSS, jf. forvaltningslovforskriften § 4 første ledd.

Saken gjelder behandlingstiden i en sak om innsyn i journalen til Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) for perioden 2013-2015. Ved journalføring av dokumenter i sitt elektroniske arkiv- eller saksbehandlingssystem hadde NSM ikke vurdert om det var opplysninger i journalinnførslene som skulle skjermes for allmennheten. NSM måtte derfor gjennomgå journalen manuelt, og skjerme en stor andel opplysninger, før det kunne gis innsyn. Ombudsmannen er kommet til at spørsmålet om innsyn i journalen først skal vurderes når NSM mottar et krav om innsyn. NSM skulle likevel rutinemessig ha vurdert å skjerme opplysninger i journalen ved journalføringen, for deretter å kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som allmennheten har krav på innsyn i på en enkel måte. Ettersom NSM ikke har hatt rutiner for skjerming av opplysninger i journalen, tok det for lang tid å behandle kravet om innsyn i journalen for den aktuelle perioden.

Sakene gjelder Nærings- og fiskeridepartementets avslag på begjæring om innsyn i flere dokumenter som blant annet omhandler cruiseskipet Viking Star. De fleste innsynsbegjæringene ble avslått under henvisning til offentleglova § 14 (organinterne dokumenter), og enkelte under henvisning til offentleglova § 24 annet ledd (dokumenter om lovbrudd). Ombudsmannen har kommet til at det hefter begrunnet tvil ved om de dokumentene som departementet har unntatt offentlighet etter offentleglova § 24 annet ledd er «dokument om lovbrot», og dermed omfattes av denne bestemmelsen. Departementet bes om å vurdere innsynskravene i disse dokumentene på nytt. Departementets merinnsynsvurderinger for de ulike dokumentene er i stor grad likelydende og ikke særlig konkrete. Departementet har i liten grad vist til reelle og saklige behov for å nekte innsyn i dokumentene eller nevnt momenter som taler for offentliggjøring. Ombudsmannen kan ikke se at departementet har foretatt en så konkret vurdering av hensynene for og mot offentliggjøring og en avveiing av disse som det offentleglova § 11 krever. Departementet bes derfor om å foreta en ny vurdering av spørsmålet om merinnsyn der alle relevante momenter inngår. Ombudsmannen har ikke funnet grunn til å kritisere departementets konklusjon om at de dokumentene som er oversendt til politiet, ikke har mistet sin karakter av å være organinterne, jf. offentleglova § 14. Ombudsmannens undersøkelser gir et inntrykk av at Nærings- og fiskeridepartementet ikke har hatt tilstrekkelig oversikt over innsynssakene og de aktuelle dokumentene, og gir grunnlag for begrunnet tvil om de aktuelle sakene er korrekt behandlet. Departementets behandling av innsynssakene og henvendelsene fra ombudsmannen har vanskeliggjort ombudsmannens undersøkelser.

Sakens bakgrunn A henvendte seg til Fylkesmannen i Oppland 26. januar 2016 på vegne av B. I henvendelsen tok fullmektigen opp flere forhold knyttet til tidligere vergemål for Bs avdøde…

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane brukte i underkant av tre måneder på å behandle en klage over en kommunes avslag på begjæring om innsyn. I flere perioder ble det ikke foretatt aktive saksbehandlingsskritt, og Fylkesmannen fulgte ikke opp saken mens den var til ny vurdering i kommunen. Saksbehandlingstiden er ikke i samsvar med kravene i offentleglova. Det er forvaltningens ansvar å sikre at klager i innsynssaker behandles så raskt som praktisk mulig, også i perioder med ressursutfordringer. Det er også forvaltningens ansvar å påse at journalføringspliktige dokumenter blir journalført.