Saken gjelder X kommunes behandling av en sak om refusjon av utgifter til forbruksmateriell for en pleietrengende person. Brukeren fremsatte krav om refusjon for feilaktig å ha blitt belastet for utgifter til forbruksmateriell i årene 1995-2016. Kommunen erkjente at brukeren hadde blitt feilaktig belastet for slike utgifter i 2014-2016 – og senere også i 2017 – men hadde bare i begrenset grad iverksatt undersøkelser for å avklare om brukeren var blitt feilaktig belastet for forbruksmateriell også i årene før 2014. Ombudsmannen er kommet til at X kommune ikke har handlet i tråd med god forvaltningsskikk og de alminnelige kravene til forsvarlig saksutredning ved behandlingen av refusjonskravet. Det knytter seg også tvil til om kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av forbruksmateriell er tilstrekkelige for å hindre at lignende feil skjer igjen. Ombudsmannen forutsetter at kommunen vurderer på nytt å gjennomgå sine rutiner og iverksetter nødvendige tiltak for å sikre at brukerne i kommunen ikke blir belastet for utgifter til forbruksmateriell fremover.

Saken gjelder sen saksbehandling av dispensasjonssøknad i en byggesak. Kommunen brukte over to år og fem måneder på å behandle en søknad om dispensasjon for oppføring av garasje, og behandlet ikke søknaden før etter at ombudsmannen hadde undersøkt saken. Kommunen hadde heller ikke sendt foreløpig svar i saken. Ombudsmannen er enig med kommunen i at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a og frist for behandling av dispensasjonssøknad i plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd ikke er fulgt i denne saken. Det synes også å være et generelt problem at reglene om saksbehandlingstid ikke blir fulgt i behandling av byggesøknader som krever dispensasjon. Årsaken er opplyst å være stor arbeidsbyrde hos saksbehandler og endringer i bemanningen på byggesaksavdelingen. Det påligger kommunen å organisere arbeidet på en slik måte at saksbehandlingsreglene blir overholdt, og ombudsmannen forutsetter at dette gjøres.

Klageren fikk først svar på sitt krav om dekning av sakskostnader etter at ombudsmannen tok opp saken. Det hadde da gått seks måneder. Det ble ikke sendt foreløpig svar i saken. Ombudsmannen er enig med kommunen i at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11a ikke er fulgt i denne saken. Årsaken som er oppgitt, er at den aktuelle saksbehandleren har hatt svært stor arbeidsbyrde i en periode. Det påligger kommunen å organisere arbeidet på en slik måte at reglene i forvaltningsloven § 11a overholdes, og ombudsmannen forutsetter at dette gjøres. Videre forutsetter ombudsmannen at henvendelser herfra i fremtiden blir besvart innen de frister som settes.

Saken gjelder Fylkesmannens og Statens helsetilsyns innhenting og bruk av taushetsbelagte helseopplysninger om et helsepersonell i en tilsynssak mot helsepersonellet. Opplysningene stammet dels fra andre saker hos Fylkesmannen om helsepersonellets egne helsetjenester, og dels fra journaler innhentet på bakgrunn av et samtykke fra helsepersonellet. Det er tvilsomt om det var rettslig grunnlag for å bruke opplysninger fra Fylkesmannens saker hvor helsepersonellet hadde rolle som pasient, i tilsynssaken mot helsepersonellet. Verken generelle prinsipper om nødrett eller den nødrettslignende bestemmelsen i helsepersonelloven § 23 nr. 4, jf. tidligere helseregisterlov § 15, synes å gi tilstrekkelig hjemmel for denne bruken av opplysningene. Ved den interesseavveiningen som må foretas ved vurderingen av disse hjemmelsgrunnlagene, må det tillegges stor betydning at også pasienter som er helsepersonell, skal kunne være trygge på at opplysninger de gir sine behandlere, ikke vil brukes i andre sammenhenger. Det var derfor riktig av Statens helsetilsyn å se bort fra opplysningene fra saker hvor A var pasient, ved tilsynets behandling av tilsynssaken mot henne som helsepersonell. Ombudsmannen er kommet til at Statens helsetilsyn ved behandlingen av tilsynssaken innhentet og gjennomgikk journalopplysninger som gikk ut over helsepersonellets samtykke til innhenting av relevante opplysninger. Dette var urettmessig og i strid med forbudet mot tilegnelse av helseopplysninger i den tidligere helseregisterloven § 13 a. De journalopplysningene som etter gjennomgangen ble brukt som grunnlag for tilsynssaken, var imidlertid omfattet av samtykket, og de falt derfor utenfor forbudet mot bruk av helseopplysninger i § 13 a. Dersom Statens helsetilsyn fortsatt er i besittelse av journalopplysninger som ikke er omfattet av klagerens samtykke, må tilsynet vurdere om disse skal returneres eller makuleres, jf. forbudet mot uhjemlet oppbevaring av helseopplysninger i pasientjournalloven § 16. Statens helsetilsyn bes merke seg ombudsmannens synspunkter på håndteringen av denne tilsynssaken ved behandlingen av fremtidige saker. Ombudsmannen ber også tilsynet vurdere om det bør beklage de feil som ble begått overfor helsepersonellet.

Saken reiser flere problemstillinger knyttet til fylkesmannens behandling av en sak om behandling med legemidler uten eget samtykke, jf. dagjeldende psykisk helsevernloven § 4-4. Fylkesmannens begrunnelse oppfyller ikke kravene i forvaltningsloven §§ 24 og 25 jf. § 33, da det ikke er begrunnet tilstrekkelig hvorfor sentrale vilkår for tvangsmedisinering ble ansett oppfylt. Dersom Fylkesmannen mente å tiltre begrunnelsen i sykehusets vedtak eller begrunnelsen i en innføring i helsejournalen, skulle dette fremgått klart av vedtaket. Videre fremkommer det ikke av Fylkesmannens vedtak at de har vurdert synspunktene i klagen, slik klageinstansen er pliktig til etter forvaltningsloven § 34 annet ledd. I klagen ble det blant annet pekt på konkrete journaluttalelser fra tidligere behandlere om manglende effekt av det aktuelle medikamentet. Disse uttalelsene synes ikke å ha vært innhentet og vurdert av Fylkesmannen. Slik saken er opplyst, mener ombudsmannen at dette skulle vært gjort, jf. utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 første ledd. Fylkesmannen har overfor ombudsmannen erkjent mangler ved begrunnelsen, og har utdypet deres vurdering av saken. Vedtakets virkningstid på tre måneder er for lengst passert, og det er ikke opplysninger om noen aktive vedtak om tvangsmedisinering. Det er derfor ikke grunn til å be Fylkesmannen behandle saken på nytt nå. Fylkesmannen bes imidlertid merke seg ombudsmannens synspunkter ved behandlingen av fremtidige saker.

Saken gjelder spørsmålet om en masteroppgave er å anse som innlevert – med den følge at studenten ikke kan trekke oppgaven fra sensur – når den kun er levert på en av to innleveringsplattformer. Ombudsmannen mener Universitetet i Oslos reglement for masteroppgaver i rettsvitenskap § 7 annet ledd oppstiller formkrav som må være oppfylt for at en oppgave skal anses rettidig innlevert. Det innebærer at oppgaven må være levert både i StudentWeb og Fronter for at innleveringen skal være gyldig. Universitetets praksis med å anse oppgaver som kun er levert på en av de to innleveringsplattformene som rettidig innlevert, vil normalt være til gunst for studentene. Begrunnelsen for praksisen gjør seg imidlertid ikke gjeldende overfor studenten i denne saken, som ikke ønsket å levere oppgaven. Selv om det er uheldig at det har gått lang tid siden klagerens oppgave ble sensurert, har ombudsmannen kommet til at hans oppgave ikke kunne anses gyldig innlevert høsten 2015. Ombudsmannen ber derfor universitet sørge for at klageren gis adgang til å levere masteroppgave på nytt. I tillegg bes universitetet vurdere om reglementet for masteroppgaver i rettsvitenskap bør revideres, slik at bestemmelsen i § 7 annet ledd gjenspeiler fakultetets praktisering av bestemmelsen på en klarere måte.

Ombudsmannen er kommet til at enkelte saksbehandlingsregler i kommuneloven kapittel 6 ikke er overholdt av Kontrollutvalget ved lukkingen av tre ulike møter. Ombudsmannen ber Kontrollutvalget påse at kommunelovens saksbehandlingsregler for lukking av møter følges i fremtiden. Ombudsmannen ber også Kontrollutvalget om på nytt å vurdere hjemmelen for å lukke de tre møtene. Det er begrunnet tvil om vilkårene for den hjemmelen Kontrollutvalget har brukt for lukking av deler av det ene møtet, er oppfylt. Videre er det uklart hva som er hjemmelen for lukking av deler av de to andre møtene, og hvilke opplysninger i disse møtene som er taushetsbelagte.

Saken gjelder spørsmålet om Fitjar kommunes seminar i den innledende fasen av arbeidet med økonomiplanen for 2019-2022 var et møte i et folkevalgt organ i henhold til kommunelovens bestemmelser. Kommunen mente at seminaret ikke var omfattet av møtebegrepet, blant annet fordi de folkevalgte utgjorde et mindretall av deltakerne, seminaret ble avholdt tidlig i prosessen med økonomiplanarbeidet og at det ikke forelå noe budsjettforslag på seminartidspunktet. Ombudsmannen er kommet til at seminarets innhold, de folkevalgtes deltakelse og påvirkningsmulighet i det videre arbeidet med økonomiplanen og den store offentlige interessen knyttet til hvordan kommunen disponerer side midler, tilsier at seminaret var et møte i et folkevalgt organ. Arbeidsseminaret skulle derfor i utgangspunktet vært åpent for allmennheten.

Saken gjelder en detaljregulering som åpner for ny storbyhall i Trondheim kommune. Det er gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse, men den endelige analysen omhandler ikke temaet terror og sabotasje. Daværende fylkesmann i Sør-Trøndelag stadfestet planvedtaket. Ombudsmannen er kommet til at detaljreguleringen åpner for en utbygging som medfører at terror og sabotasje skulle vært vurdert i risiko- og sårbarhetsanalysen. Anlegget vil etter utbyggingen kunne samle en relativt stor menneskemengde på et område med klare utfordringer knyttet til evakuering og tilgjengelighet for nødetater. Manglende vurdering av terror og sabotasje er en saksbehandlingsfeil, og det knytter seg begrunnet tvil til om Fylkesmannen har lagt til grunn riktig forståelse av plan- og bygningsloven § 4-3 første ledd. Ombudsmannen ber om at Fylkesmannen behandler denne delen av saken på nytt og orienterer ombudsmannen om utfallet av den nye behandlingen.

Klager – et aksjeselskap – hadde i flere år fått avslag på sine søknader om merverdiavgiftskompensasjon for frivillige organisasjoner. Avslagene fra Lotterinemnda var begrunnet i at den frivillige innsatsen ikke var hovedaktiviteten i selskapet. Klager mente at Lotterinemnda tolket forskrift om merverdiavgiftskompensasjon §§ 5 og 7 for strengt når de stilte krav om frivillig innsats som hovedaktivitet. De mente også at vilkåret ble praktisert strengere for aksjeselskaper enn for andre søkere, for eksempel foreninger. Etter ombudsmannens syn er det ikke rettslig grunnlag for innvendinger mot Lotterinemndas tolkning av regelverket. Formålsbetraktninger taler for et strengt krav til omfanget av den frivillige aktiviteten. Det foreligger en konsekvent og fast praksis fra Lotterinemnda som støtter en slik tolkning. Selv om nemndas avgjørelser viser en noe ulik bruk av ord, synes realiteten i vurderingene å være den samme for alle typer søkere. Ombudsmannen vil likevel anmode Kulturdepartementet om å vurdere en endring av forskriften, slik at ordlyden i større grad samsvarer med hvordan vilkåret praktiseres.