Saken gjelder pålegg om å redusere musikklydnivået fra et utested, slik at det er i tråd med vedtatte grenseverdier. Bakgrunnen for pålegget var naboklager på støy. Ombudsmannen er kommet til at saken ikke var tilstrekkelig opplyst da Fylkesmannen i Vestfold traff vedtaket, ettersom opplysninger av betydning for avgjørelsen ikke var innhentet. Driveren av utestedet fikk heller ikke anledning til å uttale seg om sentrale deler av avgjørelsesgrunnlaget. Ombudsmannen er også kommet til at det er begrunnet tvil knyttet til om vedtaket er tilstrekkelig konkret begrunnet.

Utlendingsdirektoratet (UDI) og Politiets utlendingsenhet brukte over 20 måneder på å behandle en søknad fra en enslig mindreårig asylsøker om beskyttelse. I minst ett år av denne tiden lå søknaden på vent hos UDI. Dette hadde sammenheng med kapasitetsproblemer i UDI som følge av det i 2015 var en markert økning i antallet asylsøkere som kom til Norge. For å effektivisere forvaltningen av den samlede saksmengden benyttet UDI blant annet porteføljestyring. Dette innebar at søknader om beskyttelse ble sortert etter land, landgrupper og aldersgrupper og behandlet samlet. Etter at klageren hadde gjennomført asylintervju, lå saken på vent i rundt fem måneder før den ble tatt opp til videre behandling. Det ble da ikke truffet en avgjørelse, idet UDI anså at saken ikke var tilstrekkelig opplyst. Etter dette lå saken på vent i til sammen minst sju måneder før den ble ferdigbehandlet. Saken kan ikke anses behandlet «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Utgangspunktet er at de eldste sakene skal behandles først. Ombudsmannen har forståelse for at hurtig økning i antallet søknader om beskyttelse gjorde det vanskelig for UDI å behandle søknaden raskt, og at det var være nødvendig for UDI å prioritere mellom sakene på overordnet nivå for å sikre god utnyttelse av sin totale saksbehandlingskapasitet. Det er likevel grenser for hvor langt hensynet til samlet effektivitet kan begrunne at behandlingstiden trekker ut i enkeltsaker. Enslige, mindreårige asylsøkere er en særlig sårbar gruppe, som staten ifølge Grunnloven § 104 og Barnekonvensjonen har særlige forpliktelser overfor. Blant annet skal barnets beste være et grunnleggende hensyn ved alle avgjørelser og handlinger som berører barn. Dette tilsier at forvaltningens adgang til å nedprioritere enkeltsaker som gjelder barn – og spesielt sårbare grupper av barn – er begrenset. Selv om UDI hadde saklige grunner til å nedprioritere behandlingen av klagerens sak i perioder, kan disse ikke anses tilstrekkelig tungtveiende til å forsvare den samlede saksbehandlingstiden på over 20 måneder. UDI har heller ikke informert klageren om forsinkelser og forventet saksbehandlingstid i tråd med normer for god forvaltningsskikk. Det er også kritikkverdig at UDI ikke besvarte ombudsmannens henvendelser innen fastsatte frister.

Saken gjelder søknad om dispensasjon fra byggeforbudet langs sjø og kommuneplanens arealdel for utfylling i sjø og oppføring av kai. Fylkesmannen i Sogn- og Fjordane kom til at hensynene bak bestemmelsene ville bli vesentlig tilsidesatt ved en dispensasjon, og at fordelene ved en dispensasjon ikke var klart større enn ulempene etter en samlet vurdering, jf. plan- og bygningsloven (pbl.) § 19-2 annet ledd. Tiltakshaver klaget til ombudsmannen og anførte at det forelå usaklig forskjellsbehandling. Ombudsmannen er kommet til at vurderingen av om vilkårene i pbl. § 19-2 annet ledd er oppfylt er rettsanvendelse. Forbudet mot usaklig forskjellsbehandling er en begrensning i forvaltningens frie skjønn og retter seg ikke mot rettsbruken. En anførsel om usaklig forskjellsbehandling vil derfor ikke ha relevans i vurderingen av om vilkårene i pbl. § 19-2 annet ledd er til stede. Ombudsmannen har funnet grunn til å la saken bero med Fylkesmannens redegjørelse.

Saken gjelder innsyn i opplysninger om Ruters billettkontroller. Innsynskravet gjaldt tidspunkt og sted for gjennomførte kontroller i perioden januar 2015 til juni 2016. Kravet ble avslått under henvisning til at innsyn i opplysningene kunne motvirke fremtidige billettkontroller. Fylkesmannen som klageinstans hadde ikke tilgang til opplysningene om tidspunkt og sted for de gjennomførte kontrollene da saken ble behandlet. Ombudsmannen er kommet til at saken ikke var tilstrekkelig opplyst da den ble klagebehandlet. For å kunne ta stilling til om de aktuelle opplysningene kan unntas etter offentleglova, må Fylkesmannen som klageinstans undersøke dokumentene innsynskravet gjelder. Den kan ikke bygge på Ruters egen oppfatning av innsynsspørsmålet og hva de aktuelle opplysningene eventuelt røper. Etter en gjennomgang av dokumentene innsynskravet gjelder, er ombudsmannen kommet til at offentleglova § 24 første ledd gir adgang til å unnta opplysningene. Ombudsmannen har for øvrig ikke merknader til meroffentlighetsvurderingene. Det vises til at ombudsmannen bare i begrenset utstrekning kan overprøve forvaltningens vurdering av om det skal utøves meroffentlighet.

Ombudsmannen har gjennomført en undersøkelse av behandlingen av innsynskrav hos Mattilsynet, Region Midt, av eget tiltak jf. sivilombudsmannsloven § 5. Bakgrunnen for undersøkelsen er at ombudsmannen ved gjennomgangen av dokumentene i en klagesak som gjaldt andre forhold ved Mattilsynets virksomhet, ble oppmerksom på en e-post fra Mattilsynet der det var gitt tilbakemelding på et fremsatt innsynskrav. Av e-posten fremgikk det ikke klart at det ikke var gitt innsyn i samtlige av sakens dokumenter. Det var ikke gitt noen nærmere begrunnelse for at enkelte dokumenter var unntatt fra innsyn. Videre var det ikke oppgitt at beslutningen kunne påklages. Isteden var det inntatt en formulering om at beslutninger om å gi innsyn ikke kunne påklages. Ombudsmannen besluttet å undersøke om begrunnelsen som var gitt i e-posten, knyttet seg til omstendigheter i den konkrete saken, eller om en begrunnelse som denne rutinemessig anvendes i saker der det bare gis delvis innsyn i de dokumentene innsynskravet gjelder. For dette formål ble Mattilsynet også bedt om å oversende kopi av samtlige innsynskrav fremmet i mai 2017, sammen med regionens påfølgende beslutninger. Mattilsynets behandling av innsynskravet i den konkrete saken var ikke i samsvar med lovens krav. Begrunnelsen som var gitt, var egnet til å gi den som hadde krevd innsyn inntrykk av at kravet var innvilget i sin helhet, og til å avskjære vedkommende fra å benytte seg av sin rett til å klage på beslutningen. Gjennomgangen av innsynskravene som var fremmet i mai 2017 og regionens påfølgende beslutninger, gir imidlertid ikke grunn til å tro at Mattilsynet, Region Midt, systematisk anvender nevnte begrunnelse i saker der innsynskrav bare delvis er innvilget. Mattilsynets redegjørelse viser imidlertid at det er behov for å sikre bedre etterlevelse av reglene om partsinnsyn blant Mattilsynets ansatte, og ombudsmannen forutsetter at Mattilsynet følger opp dette forholdet. Utover dette finner ombudsmannen å kunne la saken bero med Mattilsynets redegjørelse.

Ombudsmannen har undersøkt praksis og rettslige spørsmål om å utelate saksbehandleres navn i vedtak. Flere forvaltningsorganer er blitt spurt om praksis og adgangen til å utelate saksbehandlernes navn. Av svarene fremkom det at slik anonymisering benyttes helt unntaksvis, i tilfeller der det vurderes å være behov for å skjerme ansatte på grunn av den private partens adferd, i form av trusler, vold, sjikane og uthenging i sosiale medier. Ombudsmannen konkluderer med at det følger av god forvaltningsskikk og forutsetningsvis av forvaltningslovens regler om habilitet at en part skal få kjennskap til hvem som har behandlet saken. Etter ombudsmannens mening tilsier behovet for skjerming av de ansatte i spesielle situasjoner at regelverket gjennomgås og at det vurderes om det bør være adgang til å skjerme saksbehandleres navn og eventuelt hvilken regulering som bør gjøres av dette.

Nærings- og fiskeridepartementet avslo et krav om innsyn i besøksloggen for departementet fordi disse opplysningene ikke fantes hos departementet, men hos Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Departementet informerte ikke journalisten som ba om innsyn om at DSS var rette adressat for innsynskravet, og overholdt dermed ikke veiledningsplikten etter forvaltningsloven § 11. Veiledningsplikten gjelder uavhengig av den begrensede begrunnelsesplikten i offentleglova. Ved vurderingen av omfanget av veiledningsplikten må det blant annet sees hen til det generelle behovet for raske avgjørelser i innsynssaker. Departementet skulle oversendt innsynskravet til DSS, jf. forvaltningslovforskriften § 4 første ledd.

Saken gjelder fra hvilket tidspunkt retten til merverdiavgiftskompensasjon inntrer for private barnehager. To selskaper fikk utbetalt kompensasjon for betalt merverdiavgift under oppføring av barnehager. Skatteetaten mente retten til kompensasjon først inntrådte fra det tidspunktet barnehagene ble godkjent av kommunen. Fordi merverdiavgiften var blitt kompensert før barnehagene var blitt formelt godkjent, mottok selskapene et rentekrav. Ombudsmannen var enig i Skatteetatens lovforståelse.

Saken gjelder behandlingstiden for en klage over at kosttilbudet i fengselet krenket innsattes rett til fri religionsutøvelse. Ombudsmannen har kommet til at regionens behandlingstid på ni måneder ikke kan aksepteres, og at klagen ikke har blitt avgjort «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Videre er det kritikkverdig at regionen ikke har sendt ut forsinkelsesmelding under sakens gang. Det er et overordnet ledelsesansvar å sørge for at forvaltningsorganet har forsvarlige saksbehandlingstider, og at saksavviklingen blir tilfredsstillende håndtert. Regionledelsen må sørge for at det etableres rutiner for å sikre at det blir sendt foreløpig svar, og at det blir sendt forsinkelsesmeldinger der dette er nødvendig. Ombudsmannen ba regionen gi tilbakemelding om hvordan uttalelsen ble fulgt opp.

Sivilombudsmannen kom til at de særskilte bestemmelsene om partsinnsyn i tilsettingssaker som følger av forvaltningslovforskriften kapittel 5 også regulerer Likestillings- og diskrimineringsombudets adgang til å gi innsyn i saker som klages inn dit med påstand om brudd på forbudet mot diskriminering ved tilsetting.