Saken gjelder en journalists begjæring om innsyn i klagesaker om registrering i Sametingets valgmanntall. Sametinget, og deretter Sametingsrådet, hadde gitt delvis innsyn i opplysningene, under henvisning til at de sladdete opplysningene var opplysninger om «noens personlige forhold», og at de derfor var omfattet av taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, se offentleglova § 13. Blant annet ble det ikke gitt innsyn i navnene til dem som var innført i valgmanntallet. Ombudet er kommet til at opplysninger som fremgår av en klagesak om innføring i Sametingets valgmanntall etter forholdene kan være omfattet av taushetsplikten om «noens personlige forhold», jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Sametingsrådet har imidlertid også unntatt fra innsyn opplysninger som klart ikke er taushetsbelagt, for eksempel informasjon om antall personer i klagesakene og hvordan klagene er behandlet. Ombudet har også kommet til at opplysningene som legges ut til offentlig ettersyn ikke er omfattet av taushetsplikten, herunder navnene på dem som står i manntallet. Sametingsrådet har videre feiltolket reglene om at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, se forvaltningsloven § 13 a nr. 3.

Saken gjelder saksbehandlingstiden i en klagesak om avslag på innsyn hos Justis- og beredskapsdepartementet. Det tok ca. 6,5 måned fra klagen ble sendt til svaret forelå. Departementet brukte 4,5 måned på å behandle saken. Behandlingstiden var begrunnet med at saken ikke var ukomplisert, sykdom og ferieavvikling. Departementet har erkjent at saksbehandlingstiden var for lang og har beklaget forholdet. Ombudet er kommet til at departementets saksbehandlingstid var i strid med offentleglova  § 32 tredje ledd. Ombudet ber om departementets tilbakemelding på hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at innsynskrav og - klager behandles innen de lovpålagte fristene, om status på innsynsklager innkommet før september 2023 og om departementet har tilstrekkelig verktøy til å holde oversikt over saksbehandlingstiden.

Saken gjelder innsyn i tilbudsdokumenter i en anbudskonkurranse for ekstern evaluering av Forsvarets system for varsling. Forsvarsdepartementet avslo innsyn i store deler av tilbudsdokumentet for det vinnende tilbudet med den begrunnelsen at de unntatte opplysningene er taushetsbelagte næringsopplysninger, jf. offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2. Ombudet kom til at departementets begrunnelse er mangelfull. Dette gjelder særlig opplysninger som allerede er offentlig tilgjengelig andre steder, opplysninger som departementet tidligere har gitt innsyn i, samt kategorier av opplysninger som ikke synes å være omfattet av departementets begrunnelse. Departementets begrunnelse etterlater tvil om alle de sladdede opplysningene i tilbudsdokumentene er vurdert tilstrekkelig konkret. Ombudet ba departementet behandle saken på nytt.

Saken gjelder delvis avslag på krav om innsyn i dokumenter i syv tilsynssaker mot en navngitt lege. Dokumentene inneholdt opplysninger om legen tilsynssakene var rettet mot, og pasientene han hadde behandlet. Statens helsetilsyn vurderte at flere opplysninger var underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, og dermed skulle unntas innsyn, jf. offentleglova § 13 første ledd. Hovedspørsmålet i saken var om taushetsplikten var til hinder for å gi innsyn i flere av opplysningene Helsetilsynet hadde unntatt offentlighet, jf. offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven §§ 13 første ledd nr. 1 og 13 a nr. 2. Sivilombudet hadde ikke innvendinger til at opplysninger om legens personlige forhold var unntatt offentlighet, da disse ikke kunne gis ut i anonymisert form. Resten av de unntatte opplysningene gjaldt pasientene. Ombudet kom til at det var vanskelig å se at taushetsplikten kunne begrunne unntak av alle de unntatte opplysningene når identifiserende kjennetegn som navn, alder og tidsangivelser var unntatt offentlighet. Noen av dokumentene i tilsynssakene hadde vedlegg. Saken reiste også spørsmål om vedleggene utgjorde selvstendige dokumenter, og om Helsetilsynet i så fall kunne unnta disse vedleggene i sin helhet etter offentleglova § 13 første ledd. Etter ombudets syn talte mye for vedleggene var egne dokumenter som ikke kunne unntas i helhet etter offentleglova § 13. Ombudet ba Helsetilsynet vurdere saken på nytt.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Fiskeridirektoratets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Mattilsynet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Sivilombudet har kommet til at Fiskeridirektoratet er ett forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet mener at Klagesaksenheten i direktoratet ikke er et eget og overordnet forvaltningsorgan, og dermed heller ikke klageinstans etter offentleglova § 32. Inntil det er eventuelt kommer på plass en lovhjemlet klageordning, vil Nærings- og fiskeridepartementet være klageorgan for alle avgjørelser Fiskeridirektoratet har truffet i første instans i innsynssaker.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Arbeidstilsynets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Mattilsynet, Fiskeridirektoratet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Ut fra Arbeidstilsynets redegjørelse og informasjon som ellers finnes om tilsynet, har ombudet ikke innvendinger mot Arbeidstilsynets standpunkt om at Direktoratet for arbeidstilsynet utgjør et selvstendig forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet har imidlertid kommet til at Arbeidstilsynets ytre etat ikke utgjør ett forvaltningsorgan, slik Arbeidstilsynet har redegjort for, men at hver av de seks avdelingene utgjør selvstendige forvaltningsorganer. Ombudet har kommet til at Direktoratet for arbeidstilsynet er nærmeste overordnede forvaltningsorgan, og dermed klageinstans etter offentleglova § 32, i innsynssaker som Arbeidstilsynets ytre etat har avgjort i førsteinstans. Det er likevel grunn til å stille spørsmål om Arbeidstilsynet i praksis opptrer fullt i samsvar med forutsetningen om at direktoratet er et annet organ enn enhetene i ytre etat. Blant annet av hensyn til klagebehandlingens legitimitet bør det vurderes tiltak for å sikre og synliggjøre at det er tilstrekkelig avstand mellom førsteinstans og klageinstans. Som følge av den organiseringen som ombudet har funnet å legge til grunn for ytre etat, er Arbeidstilsynets praksis med at seksjon Svartjenesten besvarer alle innsynskrav i første instans, i strid med offentleglova § 29. Det innebærer også at korrespondanse mellom avdelingene i ytre etat, i utgangspunktet ikke kan unntas som organintern i medhold av offentleglova § 14 første ledd. Ombudet har også enkelte merknader til Arbeidstilsynets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Mattilsynets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har også rettet undersøkelsen mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Mattilsynets redegjørelse og informasjon som ellers finnes om tilsynet, har ombudet ikke innvendinger til at Mattilsynets hovedkontor og hver av regionene utgjør selvstendige forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet mener det er lite tvilsomt at hovedkontoret er klageinstans etter offentleglova § 32 i saker som regionene har behandlet i førsteinstans. Mattilsynet bør likevel vurdere tiltak for å synliggjøre organisasjonsstrukturen både internt og eksternt, særlig for å markere avstanden som er nødvendig for å opprette tillit til en reell to-instansbehandling. At Mattilsynet består av flere selvstendige forvaltningsorganer, har konsekvenser for hvilke dokumenter som kan unntas som organinterne etter offentleglova § 14. Mattilsynet må sikre at dokumenter som sendes mellom selvstendige organer, ikke uriktig fremstår som organinterne. Mattilsynets praksis om at den enkelte enhet behandler innsynskrav etter offentleglova i de sakene de er ansvarlig for, er i tråd med offentleglova § 29. Ombudet har også knyttet enkelte øvrige merknader til Mattilsynets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Statens vegvesens organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har også rettet undersøkelsen mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Mattilsynet og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Statens vegvesens redegjørelse og informasjon som ellers finnes om etaten, har ombudet ikke innvendinger til at Vegdirektoratet og de seks divisjonene er selvstendige forvaltningsorganer etter offentleglova, og at Vegdirektoratet er nærmeste overordnede organ til divisjonene etter offentleg- lova § 32. Statens vegvesen bør likevel vurdere tiltak for å synliggjøre internt og eksternt avstanden som er nødvendig for å opprette tillit til en reell to-instansbehandling i Statens vegvesen. I Statens vegvesens rutiner benyttes betegnelsen «organinternt» om all korrespondanse innad i etaten. Ombudet ber vegvesenet merke seg at offentleg- lova § 14 ikke hjemler unntak for korrespondanse mellom enheter som anses som selvstendige forvaltningsorganer. Begrepet «organinternt» kan ikke brukes for all form for korrespondanse innad i etaten. Statens vegvesen bes endre rutinene. Ombudet har knyttet enkelte merknader til vegvesenets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i Skatteetaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Skatteetaten må vurdere om inndelingen av arkivet er i tråd med arkivlova § 6 om at hvert forvaltningsorgan skal ha sitt eget arkiv. Ombudet har kommet til at det er uklart om journalene til Skatteetaten tilfredsstiller de kravene som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10 første ledd bokstav c om at postjournalen skal synliggjøre avsender/mottaker.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Tolletatens organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Statens vegvesen, Mattilsynet og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Tolletatens redegjørelse og informasjon som ellers finnes om etaten, har ombudet kommet til at det fremstår som usikkert hvordan organinndelingen i Tolletaten faktisk er per i dag. Ombudet har videre kommet til at selv om Juridisk stab er et selvstendig organ, så er det neppe grunnlag for å anse enheten som et overordnet forvaltningsorgan, og dermed klageinstans etter offentleglova § 32, i innsynssaker som øvrige staber og divisjoner i etaten har behandlet. Juridisk stab kan heller ikke gjennom delegering gjøres til klageinstans for avgjørelser truffet av enheter som inngår i samme organ som tolldirektøren. Ombudet ber derfor Tolletaten i samråd med Finansdepartementet om å vurdere klageordningen, herunder vurdere om det bør lov- eller forskriftsfestes hvilket forvaltningsorgan som er klageinstans i innsynssaker behandlet av de enkelte enhetene i Tolletaten, jf. offentleglova § 32 første ledd fjerde punktum. Ombudet har knyttet enkelte merknader til Tolletatens arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.