Ombudsmannen har av eget tiltak undersøkt Fjell kommunes praksis for journalføring av e-postkorrespondanse i en sak om dispensasjon fra kommunens arealplan. Kommunen hadde lagt til grunn at enkelte av e-postene var arbeidsdokumenter, og at utkast til søknader ble regnet som intern saksforberedelse. Ombudsmannen har stilt spørsmål ved hvilke kriterier kommunen legger til grunn for vurderingen av om en e-post er underlagt journalføringsplikt eller ikke. Videre har ombudsmannen stilt spørsmål ved at det tok lang tid før enkelte e poster ble journalført. Ombudsmannen er kommet til at kommunen har lagt til grunn en for høy terskel for hvilke dokumenter som skal journalføres. Videre påpeker ombudsmannen at journalføringen som utgangspunkt skal skje fortløpende, og at en etappevis journalføring vil kunne føre til at hensynene reglene om innsyn skal ivareta, blir tilsidesatt. Ombudsmannen ber kommunen om å gjennomgå praksisen for journalføring av e-poster og utkast til søknader, samt å gjennomgå de aktuelle dokumentene og vurdere om de skal journalføres.

Saken gjelder manglende svar fra Måsøy kommune i en sak om gebyr for slamtømming. Ombudsmannens undersøkelse av saken viste at kommunen journalførte henvendelser om gebyrfastsettelsen fra flere innbyggere på samme sak. Samtidig ble flere henvendelser fra én klager fordelt på flere saker. Dette gjorde det uklart hvilke henvendelser som var besvart og om det var sendt foreløpig svar. Ombudsmannen bemerker at kommunen har et arkivansvar. Kommunen plikter ifølge arkivlova å ha arkiv, og at disse er «ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». Reglene om arkiv og journalføring skal sikre både det kortsiktige behovet kommunen har for tilgang til informasjon i egne arkiver, men også det langsiktige, samfunnsmessige behovet for å ta vare på viktig dokumentasjon for fremtiden. Et godt arkiv muliggjør også kontroll med forvaltningen, herunder fra ombudsmannens side. Kommunens journalføring har i betydelig grad vanskeliggjort ombudsmannens undersøkelse av saken, og den kan ha bidratt til å vanskeliggjøre kommunens oppfølging av borgernes henvendelser. Ombudsmannen ber Måsøy kommune om å gjennomgå sine rutiner for journalføring for å påse at arkivansvaret blir oppfylt. Det er uklart for ombudsmannen når de forskjellige henvendelsene fra klagerne kom inn til kommunen og når de er besvart. Kommunen bes merke seg reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven.

Saken gjelder spørsmålet om Andøya Space Center AS er omfattet av offentleglovas virkeområde. Andøya Space Center AS er morselskapet i et konsern, som foruten morselskapet består av fire datterselskap. På forespørsel fra en journalist kom Nærings- og fiskeridepartementet til at Andøya Space Center AS ikke er omfattet av loven. Departementet la til grunn at hele konsernets virksomhet måtte vurderes samlet i spørsmålet om unntaket i offentleglova for konkurranseutsatte offentligeide virksomheter kom til anvendelse. Departementet viste til at konsernets virksomhet er av en slik karakter at det faller inn under konkurranseunntaket i loven. Ombudsmannen er kommet til at det er det enkelte «rettssubjekt» som skal være grunnlaget for vurderingen av om konkurranseunntaket kommer til anvendelse. Det er dermed virksomheten i aksjeselskapet, og ikke det samlede konsernet, som må vurderes for å avgjøre om det kan gjøres unntak fra lovens virkeområde. På denne bakgrunn ber ombudsmannen departementet om å foreta en ny vurdering av om morselskapet Andøya Space Center AS er omfattet av offentleglovas virkeområde. Ved vurderingen av om morselskapets virksomhet faller inn under konkurranseunntaket, må det foretas en konkret helhetsvurdering og en avveining av ulike relevante momenter.

Saken gjelder en kommunes disponering av trygdemidlene til en bruker som var under tvungen forvaltning. På grunn av mangelfulle rutiner og manglende oppfølging av den trygdede fikk ikke kommunen den nødvendige oversikten over den trygdedes økonomiske situasjon. Etter at den tvungne forvaltningen ble avsluttet, hadde den trygdede opparbeidet seg ikke ubetydelig gjeld bestående av forfalt husleie, strøm og annet som ligger i kjernen av hva som skal dekkes under tvungen forvaltning. Kommunen er enig i at det har vært enkelte svakheter ved oppfølgingen i saken og har erkjent å ha et erstatningsansvar for påløpte renter og purregebyr. Ombudsmannen mener det ikke er grunn til å foreta avkortning i erstatningssummen på grunn av den skadelidtes medvirkning.

Saken gjelder spørsmålet om en powerpoint-presentasjon kan unntas fra innsyn som organinternt dokument. Presentasjonen ble vist av en polititjenestemann da vedkommende holdt et foredrag for foreldre og elever på en barneskole. En av de fremmøtte ba i etterkant om innsyn i presentasjonen. Politidirektoratet avslo innsynsbegjæringen med henvisning til at den var et organinternt dokument. Ut fra sakens opplysninger kan ikke ombudsmannen se at vilkårene for å unnta presentasjonen som et organinternt dokument er oppfylt. Presentasjonen synes ikke å være utarbeidet for den interne saksforberedelsen, og mye taler for at presentasjonen må anses for å være sendt ut av organet. Ombudsmannen er videre kommet til at det er mangler ved Politidirektoratets meroffentlighetsvurdering i denne saken. Ombudsmannen ber Politidirektoratet om å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålene.

Saken gjelder ansettelse av henholdsvis byplanlegger og enhetsleder for samme seksjon i X kommune. Klageren ble tilbudt stillingen som byplanlegger, og akseptfristen ble utsatt i påvente av resultatet for stillingen som enhetsleder. Som følge av at klageren ikke hadde opplyst om angivelige «konflikter» på arbeidsplassen, ble klageren ikke ansett som egnet til stillingen som enhetsleder. Kommunen trakk også tilbake tilbudet om stillingen som byplanlegger av den grunn. Ombudsmannen er kommet til at det foreligger begrunnet tvil om kommunens omgjøringsvedtak er gyldig. Kommunen hadde ikke rettslig adgang til å trekke tilbake tilbudet om stillingen som byplanlegger. Etter ombudsmannens syn pliktet neppe klageren å opplyse om de faglige uenighetene på arbeidsplassen. De anført manglende opplysningene kan derfor ikke føre til at vedtaket var ugyldig. Av samme grunn er kommunens beslutning om å avslå klagerens søknad på stillingen som enhetsleder tatt på et sviktende grunnlag. På denne bakgrunn foreligger det begrunnet tvil om ikke klageren er blitt urettmessig forbigått til den stillingen. Ombudsmannen ber kommunen vurdere hvordan den kan bøte på den urett som her synes å være begått. Ombudsmannen ber om å bli orientert om utfallet av vurderingen.

Skattekontoret hadde avvist klagers anmodning om endring av skattefastsetting for inntektsåret 2011. Begrunnelsen var at endringsfristen på fem år var utløpt. Under henvisning til skatteforvaltningsloven § 12-7 om utsatt friststart, mente klager at fristen ikke var løpt ut. Klager mente også at skattekontoret ikke bare hadde adgang til å endre skattefastsettingen, men også en plikt, jf. samme lovs § 12-1 tredje ledd bokstav b). Han viste særlig til at vilkårene i de to bestemmelsene hadde identisk ordlyd. I forbindelse med ombudsmannens undersøkelser sa Skattedirektoratet seg enig med klager i at § 12-7 om utsatt friststart kom til anvendelse. Til tross for at bestemmelsene hadde lik ordlyd, mente imidlertid direktoratet at bestemmelsen om endringsplikt ikke fikk anvendelse. Ombudsmannen kom til at vilkårene i de to bestemmelsene måtte forstås på samme måte. For å sikre en effektiv gjennomføring av skattelovgivning der det forutsettes eller foreskrives at en skattefastsetting skal endres på grunnlag av etterfølgende omstendigheter, må skatteforvaltningsloven § 12-1 tredje ledd bokstav b) om endringsplikt og § 12-7 om utsatt friststart gis anvendelse. Med skattelovgivning menes materielle rettsregler, ikke lov- eller forskriftstekst alene.

En enslig mindreårig asylsøker og representanten hans ble i forbindelse med søknad om beskyttelse bedt om å samtykke til å gjennomføre en aldersundersøkelse. Den mindreårige samtykket, men representanten samtykket ikke. I etterkant av denne episoden besluttet Fylkesmannen og Statens sivilrettsforvaltning (SRF) å frata representanten oppdraget. Som ledd i saksforberedelsen hadde en saksbehandler hos Fylkesmannen en telefonsamtale med den mindreårige, der det ble stilt spørsmål knyttet til aldersundersøkelse og eventuelt bytte av representant. Ombudsmannens undersøkelser har knyttet seg til denne samtalen. Det er positivt at vergemålsmyndighetene – i tråd med sine forpliktelser etter barnekonvensjonen og lovgivningen for øvrig – har forsøkt å gi den mindreårige mulighet til å bli hørt, og til å belyse relevante fakta i saken. Saksbehandlerens notat – sammenholdt med rammene rundt samtalen og den mindreåriges forutsetninger – tyder imidlertid på at samtalen har blitt lagt opp på en måte som ikke i tilstrekkelig grad sikret den mindreåriges rett til uttale seg på fritt og informert grunnlag. Saksbehandleres notat fra samtalen – som ikke er forelagt den mindreårige selv eller andre tilstedeværende for gjennomlesning og merknader – gir etter ombudsmannens syn heller ikke grunnlag for å fastslå med tilstrekkelig grad av sikkerhet hva den mindreårige forsto og ga uttrykk for i samtalen. Det gir heller ikke grunnlag for å fastslå at samtalen ble gjennomført på en måte som i tilstrekkelig grad ivaretok den mindreåriges rettigheter og forvaltningsrettslige krav om forsvarlig saksutredning. De påpekte forholdene kan ikke anses avhjulpet gjennom SRFs behandling av klagesaken. Etter det ombudsmannen legger til grunn, har imidlertid den mindreårige nå fylt 18 år, slik at han ikke lenger trenger en representant eller verge. Ombudsmannen finner på denne bakgrunn å kunne la den konkrete saken bero. SRF bes imidlertid om å merke seg ombudsmannens synspunkter og å videreformidle disse til fylkesmennene på en hensiktsmessig måte.

Saken gjelder ansettelse av fire operatører på en nødalarmeringssentral. Ingen av de ansatte oppfylte alle utdanningskravene i dimensjoneringsforskriften § 7-5. Ombudsmannen kom til at kravene om gjennomført yrkesutdanning som brannkonstabel og beredskapsutdanning trinn I eller tilsvarende må være oppfylt ved ansettelsen. Ingen av de ansatte oppfylte begge disse kravene, slik klageren gjorde. Ansettelsen er da i strid med dimensjoneringsforskriften.

Saken gjelder utlendingsmyndighetenes anvendelse av utlendingslovens regler for fastsettelse av alder når det grunn til tvil om utlendingen er barn eller voksen. Klageren kom fra Afghanistan til Norge og søkte om beskyttelse. Han mente han var 15 år gammel. Utlendingsdirektoratet (UDI) la vekt på aldersundersøkelsen og politiets uttalelser og kom til at klageren var ett år eldre enn han selv forklarte. Utlendingsnemnda (UNE) tiltrådte UDIs aldersvurdering. Etter at ombudsmannen stilte spørsmål ved de vurderingene som førte frem til UDIs aldersfastsettelse, vurderte UNE alle aldersopplysningene i saken på nytt. UNE kom da til at den alderen klageren selv hadde oppgitt skulle legges til grunn. Ombudsmannen har ingen innvendinger til UNEs forståelse og anvendelse av § 88 første ledd da de vurderte aldersopplysningene på nytt. Ombudsmannens alminnelige erfaring med denne sakstypen er likevel at lignende svakheter og feil som i det vedtaket UNE tiltrådte under den ordinære klagebehandlingen, ikke er uvanlig. Ombudsmannen ber derfor både UDI og UNE om å innskjerpe i sine organisasjoner de kravene som utlendingsloven § 88 første ledd stiller til utlendingsmyndighetenes vurderinger av aldersopplysningene i den enkelte sak. Ombudsmannen mener at aldersspørsmålet i klagers sak var et vesentlig tvilsspørsmål som skulle være avgjort av en nemndleder og to nemndmedlemmer etter hovedregelen i utlendingsloven § 78 første ledd. Utlendingsnemnda bes om å behandle saken på nytt.