Saken gjelder spørsmålet om dokumenter utarbeidet av Kunnskapsdepartementet for dets interne saksforberedelse fortsatt kan unntas som organinterne jf. offentleglova § 14 etter at de som svar på en anmodning om tilgang til bevis, ble oversendt motparten i forkant av en rettssak. Sivilombudet har kommet til at dokumentene har mistet sin organinterne karakter ved oversendelsen til motparten. For denne vurderingen er det ikke av betydning at kun deler av dokumentene ble påberopt under rettssaken. Oversendelsen til motparten faller ikke inn under unntakene som gjelder i praksis for oversendelse av dokumenter til f.eks. tilsyns- eller kontrollorgan hvor dokumentene beholder sin organinterne karakter. Dokumentene kan derfor ikke lenger unntas som organinterne jf. offentleglova § 14. Ombudet ba departementet om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder innsyn i et brev sendt fra Justis- og beredskapsdepartementet til Politidirektoratet i forbindelse med oppfølgingen av et anmodningsvedtak fra Stortinget vedrørende tap av førerrett på grunn av rusmiddelbruk. Justis- og beredskapsdepartementet avslo en journalists innsynskrav i dokumentet med hjemmel i offentleglova § 15 tredje ledd, jf. første ledd. Det ble ikke gitt merinnsyn. Ombudet kom til at det er begrunnet tvil om dokumentet kan unntas fra innsyn. Departementet har ikke i tilstrekkelig grad forklart hvorfor unntak er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. For ombudet fremstår dokumentet i all hovedsak som en gjennomgang av faktiske og rettslige premisser, ikke fortrolige råd og vurderinger. I den grad det er nødvendig å unnta deler av dokumentet, er det uansett ombudets syn at departementet bør gi merinnsyn i de øvrige delene. På denne bakgrunn ble departementet bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i dokumenter i Innbyggerpanelet i Røros kommunes digitale plattform «Decidim». Innsyn ble avslått etter offentleglova § 14 første ledd, om organinterne dokumenter. Panelet er vedtatt opprettet av kommunestyret, og består av 18 deltakere, som alle er innbyggere i kommunen, og som i en toårs-periode skal komme med innspill og råd til kommunens politikere i saker bestemt av enten kommunestyret eller formannskapet. Statsforvalteren stadfestet avslaget. Det ble lagt til grunn at dokumentene besto av intern saksforberedelse, og at Innbyggerpanelet var en del av Røros kommune. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelse mente Statsforvalteren at panelet ikke må defineres som et folkevalgt organ etter kommuneloven. Gitt at panelet måtte anses som et folkevalgt organ, var ingen av dokumentene «saksframlegg med vedlegg» etter offentleglova § 16 første ledd bokstav a. Statsforvalteren mente derfor at dokumentene i alle tilfeller kunne unntas fra innsyn etter § 14. Sivilombudet kom til at Innbyggerpanelet må defineres som et folkevalgt organ etter kommuneloven i relasjon til reglene om offentlighet og innsyn, og at panelet derfor er en del av organet Røros kommune i tilknytning til offentleglova. Ombudet mente at vilkårene for unntak etter offentleglova § 14, jf. § 16 isolert sett var oppfylt, men at dette ikke automatisk ledet til at klageren ikke hadde rett til innsyn. Ombudet ba Statsforvalteren vurdere om dokumentene i plattformen inneholder aktivitet som skulle vært gjort i et møte etter kommuneloven § 11-2, jf. også § 11-5 om møteoffentlighet, og hvilken betydning dette eventuelt har for klagerens rett til innsyn i dokumentene. Statsforvalteren ble bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder Arbeids- og velferdsdirektoratets avslag på krav om innsyn i et dokument i en personalsak hos et regionskontor i Nav. Dokumentet inneholdt den ansattes merknader til arbeidsgivers utkast til et referat fra et møte i personalsaken. Direktoratet unntok dokumentet fra innsyn fordi det var utarbeidet for Navs interne saksforberedelse. Ombudet er kommet til at dokumentet ikke kunne unntas som organinternt i medhold av offentleglova § 14 første ledd. Fast ansatte anses som del av organet i tilfeller der den ansatte opptrer i egenskap av å være tjenestemann. I denne saken opptrådte den ansatte i egenskap av å være arbeidstaker i en personalsak som gjaldt vedkommende selv, og kunne derfor ikke anses som del av organet. Ombudet ber Arbeids- og velferdsdirektoratet behandle saken på nytt i tråd med ombudets syn, og om å bli orientert om utfallet av den nye behandlingen.

Saken gjelder et krav om innsyn hos Kommunal- og distriktsdepartementet i dokumenter knyttet til en klagesak hos ESA. Departementet unntok blant annet to dokumenter fra henholdsvis KLP og KS offentlighet med grunnlag i offentleglova §§ 15 andre ledd og 12 bokstav c. Sivilombudet er kommet til at det er begrunnet tvil om departementet har lagt til grunn en riktig forståelse av offentleglova § 15 andre ledd, da departementet har unntatt deler av dokumentene som fremstår som generelle gjennomganger av jus eller faktum. Ombudet mener også det er tvil om dokumentene i sin helhet kan unntas etter offentleglova § 12 bokstav c. Ombudet ber derfor departementet om å behandle saken på nytt.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Fiskeridirektoratets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Mattilsynet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Sivilombudet har kommet til at Fiskeridirektoratet er ett forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet mener at Klagesaksenheten i direktoratet ikke er et eget og overordnet forvaltningsorgan, og dermed heller ikke klageinstans etter offentleglova § 32. Inntil det er eventuelt kommer på plass en lovhjemlet klageordning, vil Nærings- og fiskeridepartementet være klageorgan for alle avgjørelser Fiskeridirektoratet har truffet i første instans i innsynssaker.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Arbeidstilsynets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har rettet tilsvarende undersøkelser mot Mattilsynet, Fiskeridirektoratet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Ut fra Arbeidstilsynets redegjørelse og informasjon som ellers finnes om tilsynet, har ombudet ikke innvendinger mot Arbeidstilsynets standpunkt om at Direktoratet for arbeidstilsynet utgjør et selvstendig forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet har imidlertid kommet til at Arbeidstilsynets ytre etat ikke utgjør ett forvaltningsorgan, slik Arbeidstilsynet har redegjort for, men at hver av de seks avdelingene utgjør selvstendige forvaltningsorganer. Ombudet har kommet til at Direktoratet for arbeidstilsynet er nærmeste overordnede forvaltningsorgan, og dermed klageinstans etter offentleglova § 32, i innsynssaker som Arbeidstilsynets ytre etat har avgjort i førsteinstans. Det er likevel grunn til å stille spørsmål om Arbeidstilsynet i praksis opptrer fullt i samsvar med forutsetningen om at direktoratet er et annet organ enn enhetene i ytre etat. Blant annet av hensyn til klagebehandlingens legitimitet bør det vurderes tiltak for å sikre og synliggjøre at det er tilstrekkelig avstand mellom førsteinstans og klageinstans. Som følge av den organiseringen som ombudet har funnet å legge til grunn for ytre etat, er Arbeidstilsynets praksis med at seksjon Svartjenesten besvarer alle innsynskrav i første instans, i strid med offentleglova § 29. Det innebærer også at korrespondanse mellom avdelingene i ytre etat, i utgangspunktet ikke kan unntas som organintern i medhold av offentleglova § 14 første ledd. Ombudet har også enkelte merknader til Arbeidstilsynets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Mattilsynets organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har også rettet undersøkelsen mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Statens vegvesen og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Mattilsynets redegjørelse og informasjon som ellers finnes om tilsynet, har ombudet ikke innvendinger til at Mattilsynets hovedkontor og hver av regionene utgjør selvstendige forvaltningsorgan etter offentleglova. Ombudet mener det er lite tvilsomt at hovedkontoret er klageinstans etter offentleglova § 32 i saker som regionene har behandlet i førsteinstans. Mattilsynet bør likevel vurdere tiltak for å synliggjøre organisasjonsstrukturen både internt og eksternt, særlig for å markere avstanden som er nødvendig for å opprette tillit til en reell to-instansbehandling. At Mattilsynet består av flere selvstendige forvaltningsorganer, har konsekvenser for hvilke dokumenter som kan unntas som organinterne etter offentleglova § 14. Mattilsynet må sikre at dokumenter som sendes mellom selvstendige organer, ikke uriktig fremstår som organinterne. Mattilsynets praksis om at den enkelte enhet behandler innsynskrav etter offentleglova i de sakene de er ansvarlig for, er i tråd med offentleglova § 29. Ombudet har også knyttet enkelte øvrige merknader til Mattilsynets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har på generelt grunnlag og av eget tiltak undersøkt betydningen av Statens vegvesens organisering for behandlingen av innsynssaker. Ombudet har også rettet undersøkelsen mot Fiskeridirektoratet, Arbeidstilsynet, Tolletaten, Mattilsynet og (mer begrenset) mot Skatteetaten. Saken har reist spørsmål om innsynssaker er sikret en reell to-instansbehandling, hvilke dokumenter som er organinterne og hvem som skal behandle innsynskrav. Ombudet har også undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i etaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Etter en konkret vurdering av Statens vegvesens redegjørelse og informasjon som ellers finnes om etaten, har ombudet ikke innvendinger til at Vegdirektoratet og de seks divisjonene er selvstendige forvaltningsorganer etter offentleglova, og at Vegdirektoratet er nærmeste overordnede organ til divisjonene etter offentleg- lova § 32. Statens vegvesen bør likevel vurdere tiltak for å synliggjøre internt og eksternt avstanden som er nødvendig for å opprette tillit til en reell to-instansbehandling i Statens vegvesen. I Statens vegvesens rutiner benyttes betegnelsen «organinternt» om all korrespondanse innad i etaten. Ombudet ber vegvesenet merke seg at offentleg- lova § 14 ikke hjemler unntak for korrespondanse mellom enheter som anses som selvstendige forvaltningsorganer. Begrepet «organinternt» kan ikke brukes for all form for korrespondanse innad i etaten. Statens vegvesen bes endre rutinene. Ombudet har knyttet enkelte merknader til vegvesenets arkiv, journal og informasjon på eInnsyn.

Sivilombudet har undersøkt hvordan korrespondanse sendt innad i Skatteetaten er synliggjort i postjournalen og i journalen publisert på eInnsyn. Skatteetaten må vurdere om inndelingen av arkivet er i tråd med arkivlova § 6 om at hvert forvaltningsorgan skal ha sitt eget arkiv. Ombudet har kommet til at det er uklart om journalene til Skatteetaten tilfredsstiller de kravene som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10 første ledd bokstav c om at postjournalen skal synliggjøre avsender/mottaker.