Saken gjelder krav om innsyn i dokumenter i Innbyggerpanelet i Røros kommunes digitale plattform «Decidim». Innsyn ble avslått etter offentleglova § 14 første ledd, om organinterne dokumenter. Panelet er vedtatt opprettet av kommunestyret, og består av 18 deltakere, som alle er innbyggere i kommunen, og som i en toårs-periode skal komme med innspill og råd til kommunens politikere i saker bestemt av enten kommunestyret eller formannskapet. Statsforvalteren stadfestet avslaget. Det ble lagt til grunn at dokumentene besto av intern saksforberedelse, og at Innbyggerpanelet var en del av Røros kommune. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelse mente Statsforvalteren at panelet ikke må defineres som et folkevalgt organ etter kommuneloven. Gitt at panelet måtte anses som et folkevalgt organ, var ingen av dokumentene «saksframlegg med vedlegg» etter offentleglova § 16 første ledd bokstav a. Statsforvalteren mente derfor at dokumentene i alle tilfeller kunne unntas fra innsyn etter § 14. Sivilombudet kom til at Innbyggerpanelet må defineres som et folkevalgt organ etter kommuneloven i relasjon til reglene om offentlighet og innsyn, og at panelet derfor er en del av organet Røros kommune i tilknytning til offentleglova. Ombudet mente at vilkårene for unntak etter offentleglova § 14, jf. § 16 isolert sett var oppfylt, men at dette ikke automatisk ledet til at klageren ikke hadde rett til innsyn. Ombudet ba Statsforvalteren vurdere om dokumentene i plattformen inneholder aktivitet som skulle vært gjort i et møte etter kommuneloven § 11-2, jf. også § 11-5 om møteoffentlighet, og hvilken betydning dette eventuelt har for klagerens rett til innsyn i dokumentene. Statsforvalteren ble bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder krav om innsyn i Larvik kommunes digitale «politikerportal». Politikerportalen er en webløsning der alle saker som skal til behandling i folkevalgte organer gjøres tilgjengelige for medlemmene av de folkevalgte organene. Politikerportalen har en funksjon kalt «bobla» der de folkevalgte i forkant av møtene kan sende inn skriftlige forslag til vedtak. Forslagene kan fremsettes, tilbaketrekkes og endres frem til det folkevalgte organet trer sammen i møte og eventuelt voterer over forslaget. Statsforvalteren stadfestet kommunens avvisning av kravet om innsyn i «bobla». Forslagene i «bobla» var etter Statsforvalterens vurdering ikke ferdigstilte dokumenter før de ble lagt frem i det aktuelle folkevalgte organets møte, jf. offentleglova § 4. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelser skrev Statsforvalteren at politikernes forslag i «bobla» ikke er omfattet av virkeområdet til offentleglova § 16 første ledd bokstav a om saksframlegg. Sivilombudet kom til at medlemmer av kommunale folkevalgte organer kan utarbeide «saksframlegg med vedlegg», men at offentleglova § 16 første ledd bokstav a ikke omfatter saksbehandling som er møtepliktig etter kommuneloven § 11-2 første ledd. Ombudet mente mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla», og at kommunen ikke hadde overholdt krav til kunngjøring, saksliste og møteoffentlighet. Dersom medlemmenes aktivitet i «bobla» skulle vært gjort i møte etter kommuneloven § 11-2, mente ombudet at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Ombudet mente videre at Statsforvalteren ikke hadde oppfylt kravene til klageinstansens utrednings- og prøvingsplikt. Ombudet var også i tvil om politikerportalen, slik bruken av den var beskrevet i denne saken, var forenlig med forvaltningslovens, offentleglovas og kommunelovens rettslige rammer for saksbehandlingen. Ombudet ba Statsforvalteren være oppmerksom på at tilsvarende problemstilling også kunne oppstå i andre kommuner. Ombudet ba Statsforvalteren behandle saken på nytt og om å bli underrettet om utfallet innen 20. januar 2023.

Saken gjaldt lukkingen av deler av et styremøte i Helse Nord RHF. I forbindelse med at habiliteten til et av styremedlemmene skulle vurderes, vedtok styret at dørene til møtet skulle lukkes av personvernhensyn. Helseforetaket viste i etterkant til at det ved habilitetsvurderinger vil kunne være nødvendig å trekke inn sider ved medlemmets person mv., noe som tilsa at denne delen av møtet måtte lukkes av personvernhensyn. Ombudet kom til at det var begrunnet tvil om vilkårene for å lukke deler av møtet var oppfylt. Videre kom ombudet til at helseforetaket la til grunn en for lav terskel ved vurderingen av om det forelå et reelt og saklig behov for lukking, samt at det forelå en mangelfull redegjørelse for avveiingen av relevante hensyn som talte for og imot lukking av møtet.

Deler av formannskapsmøtet 20. februar 2020 i Narvik kommune ble holdt for lukkede dører. Ombudsmannen har kommet til at det var hjemmel for å lukke møtet. Lukking av et møte i et folkevalgt organ skal besluttes ved vedtak etter forutgående debatt. Slik saken er opplyst, er det begrunnet tvil om kommunen fulgte saksbehandlingsreglene for lukking av møtet. Ut fra møteprotokollen er det uklart hvilke deler av møtet som ble lukket og med hvilken hjemmel. Ombudsmannen er i tvil om kommunen har vist til riktig hjemmel i kommuneloven. Møteprotokollen er ikke i tråd med kommunelovens regler for føring av møtebok.

Ombudsmannen har undersøkt Brønnøy kommunes reglement for kommunestyret av eget tiltak. Reglementet går på flere punkter lenger enn kommunelovens bestemmelser om unntak fra hovedregelen om møteoffentlighet. Videre innebærer reglementet en betydelig skranke i de folkevalgtes og de ansattes ytringsfrihet. Ombudsmannen ber kommunen om å endre reglementet på disse punktene. Videre bes kommunen om å merke seg det som fremgår av ombudsmannens tidligere uttalelse om kommunens mangelfulle føring av møtebok ved vurderingen av behovet for å innta regler om dette i reglementet, og at det fortløpende vurderes om det er behov for andre tiltak for at reglene om føring av møtebok overholdes. Ombudsmannen ber om å bli holdt orientert om kommunens endringer i reglementet.

Saken gjelder spørsmålet om et møte i bydel Vestre Aker i Oslo kommune i den innledende fasen av budsjettarbeidet var et møte i et folkevalgt organ i henhold til kommunelovens bestemmelser. Kommunen mente at møtet ikke var omfattet av møtebegrepet, blant annet fordi budsjettforhandlingene er en intern prosess som holdes lukket for allmennheten, at møtet var en uoffisiell orientering til de folkevalgte om effektiviseringsbehov av bydelsdriften, og at det ikke foregikk noen politisk debatt i møtet. Ombudsmannen er kommet til at møtet er omfattet av møtebegrepet i kommuneloven. Ombudsmannen mener møtets innhold, de folkevalgtes deltakelse og den store offentlige interessen knyttet til hvordan kommunen disponerer sine midler, tilsier at møtet var et møte i et folkevalgt organ. Budsjettmøtet skulle derfor i utgangspunktet vært åpent for allmennheten. Ombudsmannen ber kommunen merke seg dette for fremtiden.

Saken gjelder en kommunes lukking av ett formannskapsmøte og to kommunestyremøter. Ombudsmannen mener at kommunens redegjørelser hit i liten grad har bidratt til å opplyse saken. Svarene er vage, upresise og til dels vanskelige å forstå, og kommunen besvarer i begrenset grad de spørsmålene ombudsmannen har stilt. Svarene er sendt fra et lavere nivå i kommuneadministrasjonen selv om henvendelsene herfra var stilet til rådmannen. Kommunens håndtering av saken kan gi inntrykk av at kommunen mangler forståelse for ombudsmannens rolle. Ombudsmannen forutsetter at eventuelle fremtidige henvendelser herfra besvares fra et høyere nivå i kommunen, og at kommunen bestreber seg på å gi tilfredsstillende svar på spørsmålene som stilles. Videre påpeker ombudsmannen at saksbehandlingsreglene for lukking av møter i folkevalgte organer er ment å sikre at spørsmålene om møteoffentlighet blir behandlet på en forsvarlig måte. En regelorientert saksbehandling skal også ivareta hensynet til klarhet og kontroll. De mangelfulle redegjørelsene fra kommunen gir ikke ombudsmannen tilstrekkelig informasjon til å kunne ta stilling til om saksbehandlingsreglene er fulgt. Ombudsmannen ber kommunen sørge for at kommunelovens saksbehandlingsregler for lukking av møter følges i fremtiden.

Saken gjelder en kommunes lukking av kommunestyremøtet ved behandlingen av tre saker. Ombudsmannen mener det er begrunnet tvil om vilkårene for å lukke møtet ved behandlingen av sakene er oppfylt. Kommunen har blant annet mangelfulle henvisninger til lovhjemlene som har begrunnet lukkingen av møtet. Ombudsmannen ber kommunen om å behandle spørsmålet om lukkingen av møtet på nytt. Videre har ikke kommunen fulgt reglene for føring av møtebok, og undersøkelsen av saken viser at dette har hatt betydning for beslutningenes klarhet og ombudsmannens mulighet for kontroll. Ombudsmannen ber kommunen vurdere om det er behov for skriftlige rutiner for lukking av møter og/eller andre tiltak for å påse at saksbehandlingsreglene for lukking av møter følges i fremtiden. Ombudsmannen forutsetter også at kommunen i fremtiden overholder de frister ombudsmannen setter.

Ombudsmannen er kommet til at enkelte saksbehandlingsregler i kommuneloven kapittel 6 ikke er overholdt av Kontrollutvalget ved lukkingen av tre ulike møter. Ombudsmannen ber Kontrollutvalget påse at kommunelovens saksbehandlingsregler for lukking av møter følges i fremtiden. Ombudsmannen ber også Kontrollutvalget om på nytt å vurdere hjemmelen for å lukke de tre møtene. Det er begrunnet tvil om vilkårene for den hjemmelen Kontrollutvalget har brukt for lukking av deler av det ene møtet, er oppfylt. Videre er det uklart hva som er hjemmelen for lukking av deler av de to andre møtene, og hvilke opplysninger i disse møtene som er taushetsbelagte.

Saken gjelder spørsmålet om Fitjar kommunes seminar i den innledende fasen av arbeidet med økonomiplanen for 2019-2022 var et møte i et folkevalgt organ i henhold til kommunelovens bestemmelser. Kommunen mente at seminaret ikke var omfattet av møtebegrepet, blant annet fordi de folkevalgte utgjorde et mindretall av deltakerne, seminaret ble avholdt tidlig i prosessen med økonomiplanarbeidet og at det ikke forelå noe budsjettforslag på seminartidspunktet. Ombudsmannen er kommet til at seminarets innhold, de folkevalgtes deltakelse og påvirkningsmulighet i det videre arbeidet med økonomiplanen og den store offentlige interessen knyttet til hvordan kommunen disponerer side midler, tilsier at seminaret var et møte i et folkevalgt organ. Arbeidsseminaret skulle derfor i utgangspunktet vært åpent for allmennheten.