Ombudsmannen har av eget tiltak undersøkt om klagers overordnede var inhabil til å delta i virksomhetens tilsettingsråd, da tilsettingsrådet vedtok å ilegge klager ordensstraff som satte henne ned i stilling. Bakgrunnen for ordensstraffen var et innkjøp av et dataverktøy til virksomheten. Klager og hennes overordnede var både uenige om sistnevnte hadde gitt klager muntlig aksept for kjøpet og om klager hadde orientert ham og ledergruppen om innkjøpet før kjøpsavtalen ble inngått. Ombudsmannen er kommet til uenigheten mellom klager og hennes overordnede var et «særegent forhold» som var «egnet til å svekke tillitten til» den overordnedes upartiskhet i saken. Han var derfor både inhabil til å delta i tilsettingsrådet som vedtok ordensstraffen og til å delta i forberedelsen av klagesaken for departementet, jf. forvaltningsloven § 6 andre ledd. Den overordnede var også virksomhetens leder og dermed direkte overordnet de andre medlemmene av tilsettingsrådet. Det gjorde at hele tilsettingsrådet var inhabilt ved avgjørelsen av saken, jf. forvaltningsloven § 6 tredje ledd. Ombudsmannen mener det er grunn til å tro at inhabiliteten kan ha påvirket avgjørelsen i saken på en slik måte at resultatet kunne ha blitt et annet uten den overordnedes deltakelse i prosessen. Ombudsmannen mener videre at habilitetsmangelen ikke ble avhjulpet ved departementets klagebehandling. Vedtaket om ordensstraff må derfor anses ugyldig, jf. forvaltningsloven § 41. Departementet er bedt om å behandle saken på nytt. Dersom departementet ser at det er behov for en ny behandling av saken i førsteinstans, forutsetter ombudsmannen at departementet oppnevner sette.

Saken gjelder X kommunes ansettelse av pedagogisk leder i Y barnehage. Klageren har vært ansatt i denne stillingen på dispensasjon i mange år. Grunnen til at klageren ikke ble innkalt på intervju og ansatt på dispensasjon for barnehageåret 2018/2019, skyldtes bare hennes tidligere og forventede sykefravær. Ombudsmannen er kommet til at det var saklig av X kommune å legge vekt på klagerens forventede sykefravær ved ansettelsen. Kommunen har dokumentert behovet for stabilitet og tilstedeværelse for stillingen, og det fremkom gjennom utlysningsteksten at dette ville bli vektlagt. Det knytter seg imidlertid tvil til om kommunen har gitt klageren tilstrekkelig mulighet til kontradiksjon, da klageren ikke ble gjort kjent med at det ville bli lagt avgjørende vekt på hennes tidligere og forventede sykefravær. Ombudsmannen ber kommunen merke seg dette til fremtidige ansettelsesprosesser.

Saken gjelder kvalifikasjonsprinsippets anvendelse ved omorganisering av vaktordning i en interkommunal brann- og redningsetat. Ombudsmannen er kommet til at X ikke hadde fulgt kvalifikasjonsprinsippet da det ble besluttet hvilke tre av fem aktuelle ansatte som skulle få beholde funksjon som overordnet vakt da omorganiseringen trådte i kraft. Det var feil å velge en som hadde en midlertidig dispensasjon fra kravet i dimensjoneringsforskriften § 7-10 fremfor en annen som oppfylte forskriftens krav, og som også ellers var kvalifisert til å inneha funksjonen.

Saken gjelder X kommunes behandling av en sak om refusjon av utgifter til forbruksmateriell for en pleietrengende person. Brukeren fremsatte krav om refusjon for feilaktig å ha blitt belastet for utgifter til forbruksmateriell i årene 1995-2016. Kommunen erkjente at brukeren hadde blitt feilaktig belastet for slike utgifter i 2014-2016 – og senere også i 2017 – men hadde bare i begrenset grad iverksatt undersøkelser for å avklare om brukeren var blitt feilaktig belastet for forbruksmateriell også i årene før 2014. Ombudsmannen er kommet til at X kommune ikke har handlet i tråd med god forvaltningsskikk og de alminnelige kravene til forsvarlig saksutredning ved behandlingen av refusjonskravet. Det knytter seg også tvil til om kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av forbruksmateriell er tilstrekkelige for å hindre at lignende feil skjer igjen. Ombudsmannen forutsetter at kommunen vurderer på nytt å gjennomgå sine rutiner og iverksetter nødvendige tiltak for å sikre at brukerne i kommunen ikke blir belastet for utgifter til forbruksmateriell fremover.

Saken gjelder sen saksbehandling av dispensasjonssøknad i en byggesak. Kommunen brukte over to år og fem måneder på å behandle en søknad om dispensasjon for oppføring av garasje, og behandlet ikke søknaden før etter at ombudsmannen hadde undersøkt saken. Kommunen hadde heller ikke sendt foreløpig svar i saken. Ombudsmannen er enig med kommunen i at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a og frist for behandling av dispensasjonssøknad i plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd ikke er fulgt i denne saken. Det synes også å være et generelt problem at reglene om saksbehandlingstid ikke blir fulgt i behandling av byggesøknader som krever dispensasjon. Årsaken er opplyst å være stor arbeidsbyrde hos saksbehandler og endringer i bemanningen på byggesaksavdelingen. Det påligger kommunen å organisere arbeidet på en slik måte at saksbehandlingsreglene blir overholdt, og ombudsmannen forutsetter at dette gjøres.

Klageren fikk først svar på sitt krav om dekning av sakskostnader etter at ombudsmannen tok opp saken. Det hadde da gått seks måneder. Det ble ikke sendt foreløpig svar i saken. Ombudsmannen er enig med kommunen i at reglene om saksbehandlingstid og foreløpig svar i forvaltningsloven § 11a ikke er fulgt i denne saken. Årsaken som er oppgitt, er at den aktuelle saksbehandleren har hatt svært stor arbeidsbyrde i en periode. Det påligger kommunen å organisere arbeidet på en slik måte at reglene i forvaltningsloven § 11a overholdes, og ombudsmannen forutsetter at dette gjøres. Videre forutsetter ombudsmannen at henvendelser herfra i fremtiden blir besvart innen de frister som settes.

Saken gjelder Fylkesmannens og Statens helsetilsyns innhenting og bruk av taushetsbelagte helseopplysninger om et helsepersonell i en tilsynssak mot helsepersonellet. Opplysningene stammet dels fra andre saker hos Fylkesmannen om helsepersonellets egne helsetjenester, og dels fra journaler innhentet på bakgrunn av et samtykke fra helsepersonellet. Det er tvilsomt om det var rettslig grunnlag for å bruke opplysninger fra Fylkesmannens saker hvor helsepersonellet hadde rolle som pasient, i tilsynssaken mot helsepersonellet. Verken generelle prinsipper om nødrett eller den nødrettslignende bestemmelsen i helsepersonelloven § 23 nr. 4, jf. tidligere helseregisterlov § 15, synes å gi tilstrekkelig hjemmel for denne bruken av opplysningene. Ved den interesseavveiningen som må foretas ved vurderingen av disse hjemmelsgrunnlagene, må det tillegges stor betydning at også pasienter som er helsepersonell, skal kunne være trygge på at opplysninger de gir sine behandlere, ikke vil brukes i andre sammenhenger. Det var derfor riktig av Statens helsetilsyn å se bort fra opplysningene fra saker hvor A var pasient, ved tilsynets behandling av tilsynssaken mot henne som helsepersonell. Ombudsmannen er kommet til at Statens helsetilsyn ved behandlingen av tilsynssaken innhentet og gjennomgikk journalopplysninger som gikk ut over helsepersonellets samtykke til innhenting av relevante opplysninger. Dette var urettmessig og i strid med forbudet mot tilegnelse av helseopplysninger i den tidligere helseregisterloven § 13 a. De journalopplysningene som etter gjennomgangen ble brukt som grunnlag for tilsynssaken, var imidlertid omfattet av samtykket, og de falt derfor utenfor forbudet mot bruk av helseopplysninger i § 13 a. Dersom Statens helsetilsyn fortsatt er i besittelse av journalopplysninger som ikke er omfattet av klagerens samtykke, må tilsynet vurdere om disse skal returneres eller makuleres, jf. forbudet mot uhjemlet oppbevaring av helseopplysninger i pasientjournalloven § 16. Statens helsetilsyn bes merke seg ombudsmannens synspunkter på håndteringen av denne tilsynssaken ved behandlingen av fremtidige saker. Ombudsmannen ber også tilsynet vurdere om det bør beklage de feil som ble begått overfor helsepersonellet.

Saken reiser flere problemstillinger knyttet til fylkesmannens behandling av en sak om behandling med legemidler uten eget samtykke, jf. dagjeldende psykisk helsevernloven § 4-4. Fylkesmannens begrunnelse oppfyller ikke kravene i forvaltningsloven §§ 24 og 25 jf. § 33, da det ikke er begrunnet tilstrekkelig hvorfor sentrale vilkår for tvangsmedisinering ble ansett oppfylt. Dersom Fylkesmannen mente å tiltre begrunnelsen i sykehusets vedtak eller begrunnelsen i en innføring i helsejournalen, skulle dette fremgått klart av vedtaket. Videre fremkommer det ikke av Fylkesmannens vedtak at de har vurdert synspunktene i klagen, slik klageinstansen er pliktig til etter forvaltningsloven § 34 annet ledd. I klagen ble det blant annet pekt på konkrete journaluttalelser fra tidligere behandlere om manglende effekt av det aktuelle medikamentet. Disse uttalelsene synes ikke å ha vært innhentet og vurdert av Fylkesmannen. Slik saken er opplyst, mener ombudsmannen at dette skulle vært gjort, jf. utredningsplikten i forvaltningsloven § 17 første ledd. Fylkesmannen har overfor ombudsmannen erkjent mangler ved begrunnelsen, og har utdypet deres vurdering av saken. Vedtakets virkningstid på tre måneder er for lengst passert, og det er ikke opplysninger om noen aktive vedtak om tvangsmedisinering. Det er derfor ikke grunn til å be Fylkesmannen behandle saken på nytt nå. Fylkesmannen bes imidlertid merke seg ombudsmannens synspunkter ved behandlingen av fremtidige saker.

Saken gjelder spørsmålet om en masteroppgave er å anse som innlevert – med den følge at studenten ikke kan trekke oppgaven fra sensur – når den kun er levert på en av to innleveringsplattformer. Ombudsmannen mener Universitetet i Oslos reglement for masteroppgaver i rettsvitenskap § 7 annet ledd oppstiller formkrav som må være oppfylt for at en oppgave skal anses rettidig innlevert. Det innebærer at oppgaven må være levert både i StudentWeb og Fronter for at innleveringen skal være gyldig. Universitetets praksis med å anse oppgaver som kun er levert på en av de to innleveringsplattformene som rettidig innlevert, vil normalt være til gunst for studentene. Begrunnelsen for praksisen gjør seg imidlertid ikke gjeldende overfor studenten i denne saken, som ikke ønsket å levere oppgaven. Selv om det er uheldig at det har gått lang tid siden klagerens oppgave ble sensurert, har ombudsmannen kommet til at hans oppgave ikke kunne anses gyldig innlevert høsten 2015. Ombudsmannen ber derfor universitet sørge for at klageren gis adgang til å levere masteroppgave på nytt. I tillegg bes universitetet vurdere om reglementet for masteroppgaver i rettsvitenskap bør revideres, slik at bestemmelsen i § 7 annet ledd gjenspeiler fakultetets praktisering av bestemmelsen på en klarere måte.

Ombudsmannen er kommet til at enkelte saksbehandlingsregler i kommuneloven kapittel 6 ikke er overholdt av Kontrollutvalget ved lukkingen av tre ulike møter. Ombudsmannen ber Kontrollutvalget påse at kommunelovens saksbehandlingsregler for lukking av møter følges i fremtiden. Ombudsmannen ber også Kontrollutvalget om på nytt å vurdere hjemmelen for å lukke de tre møtene. Det er begrunnet tvil om vilkårene for den hjemmelen Kontrollutvalget har brukt for lukking av deler av det ene møtet, er oppfylt. Videre er det uklart hva som er hjemmelen for lukking av deler av de to andre møtene, og hvilke opplysninger i disse møtene som er taushetsbelagte.