Hjemmetjenesten i Bydel X ga A en skriftlig irettesettelse som den mente lå innenfor arbeidsgivers styringsrett. A oppfattet irettesettelsen som et enkeltvedtak, og klaget. Klagen ble avvist av X, og i januar 2017 oversendt til overordnet organ Y for behandling i Klagenemnda. Y sendte saken i retur, med veiledning om hvordan bydelen burde behandle saken. Etter ny vurdering kom bydelen til at irettesettelsen kunne anses som et enkeltvedtak. Irettesettelsen ble igjen påklaget, og i juni 2017 oversendt Y med ny anmodning om behandling i Klagenemnda. Etter en telefon til bydelen der det ble opplyst at det ikke var klagerett på irettesettelsen, sendte Y saken i retur til bydelen på nytt. Da saken ble bragt inn for ombudsmannen, ble Y spurt om hvorfor de var uenig med bydelen i at irettesettelsen kunne anses som et enkeltvedtak med klagerett. I svarbrevet ble forklart at Y i januar/februar 2017 oppfattet at bydelen mente advarselen som var gitt til A, lå innenfor arbeidsgivers styringsrett. Hvorfor Y angivelig oppfattet saken på samme måte i juni 2017, ga svarbrevet ingen forklaring på. Svaret hit ga derfor inntrykk av at Y knapt hadde gjort seg kjent med utviklingen i saken etter at den i februar 2017 var sendt i retur til bydelen. Ombudsmannen uttalte at om det inntrykket var riktig, så hadde Ys saksbehandling sviktet grovt på det punkt. I tillegg var det i strid med forsvarlig saksbehandling og god forvaltningsskikk at Y ikke hadde gitt en skriftlig og utførlig rettslig begrunnelse for hvorfor den ikke delte bydelens syn om at irettesettelsen kunne anses som et enkeltvedtak. Y ble følgelig bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder spørsmål om en fylling er å anse som et «lignende mindre tiltak» som kan plasseres nærmere nabogrensen enn fire meter, jf. plan- og bygningsloven (pbl.) § 29-4 tredje ledd bokstav b, jf. § 30-4. I både Fylkesmannen i Møre og Romsdal og Haram kommunens begrunnelser for å anse den omsøkte fyllingen som et «mindre tiltak» etter pbl. § 29-4 tredje ledd bokstav b, jf. § 30-4, er henvisningen til fyllingens maksimale høyde på 2 meter fremtredende. Vedtakene forstås slik at det er lagt avgjørende vekt på avviket mellom fyllingens høyde og maksimal tillatt høyde for tiltak som er unntatt krav om søknad og tillatelse etter pbl. § 20-5 jf. byggesaksforskriften (SAK10) § 4-1. Etter ombudsmannens syn er begrunnelsen i Fylkesmannens vedtak egnet til å reise tvil om Fylkesmannen hadde lagt til grunn et riktig rettslig utgangspunkt og gjort de nødvendige vurderinger av fyllingens omfang og utforming. Fylkesmannen bes om å vurdere saken på nytt.

Saken gjelder innsyn i statsministerens elektroniske kalender. Innsynskravet gjaldt kalenderoppføringer i Outlook i perioden 1. januar til 1. august 2017. Statsministerens kontor la til grunn at kalenderoppføringene ikke er saksdokumenter i offentleglovas forstand, og dermed ikke er gjenstand for innsyn. Ombudsmannen er kommet til at en lagret kalenderoppføring i Outlook utgjør et «dokument» etter offentleglova. Spørsmålet om en slik kalenderoppføring er å anse som et «saksdokument for organet», og dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett, må vurderes konkret for hver enkelt kalenderoppføring. Den tidsmessige avgrensningen innebærer at kalenderoppføringer som er sendt til eller ut av forvaltningsorganet, i utgangspunktet må anses som saksdokumenter. For øvrige kalenderoppføringer som forvaltningsorganet selv har opprettet, er det avgjørende når de er «ferdigstilt». Ettersom det neppe vil være aktuelt å gjøre endringer eller tilføyelser i kalenderoppføringer for aktiviteter tilbake i tid, må kalenderoppføringer som regel anses som ferdigstilt senest når tidspunktet for den aktuelle aktiviteten har passert. Videre innebærer den innholdsmessige avgrensningen at det kun er arbeidsrelaterte kalenderoppføringer som kan anses som saksdokumenter, idet disse må anses å gjelde forvaltningsorganets ansvarsområde eller virksomhet. Kalenderoppføringer som gjelder private avtaler og møter, vil dermed falle utenfor det som må regnes som saksdokumenter for organet. Saksdokumentbegrepets nedre grense innebærer likevel at kalenderoppføringer som må anses som løse, uformelle kladder som kun er til hjelp for den enkelte saksbehandler, eller som kun inneholder praktiske opplysninger eller avklaringer, faller utenfor innsynsretten. Den nedre grensen gir likevel kun et snevert rom for å anse skriftlig materiale for å falle utenfor innsynsretten.

Folkeregisterets registreringer berører et stort antall personer og kan få stor betydning for dem det gjelder. På generelt grunnlag har ombudsmannen tatt opp med Skattedirektoratet om det kan være klageadgang på folkeregisterets avgjørelser om registrering, i større grad enn det som tidligere har vært lagt til grunn. Ombudsmannen konstaterer at det for en del registreringer er på det rene at det er klageadgang og at det for noen registreringer er på det rene at det ikke er det. Det gjenstår noen typer registreringer hvor spørsmålet er mer usikkert, og Skattedirektoratet bes om å foreta en vurdering av disse.

I asylsakene til søkere som ankom Norge fra Russland over Storskog grensestasjon vinteren 2015/2016, «Storskogporteføljen», hadde Politiets utlendingsenhet (PU) ansvaret for å underrette søkerne om Utlendingsdirektoratets (UDIs) avvisningsvedtak etter utlendingsloven § 32 første ledd. Ved ikke å underrette, eller i noen tilfeller underrette lang tid etter at UDI har fattet vedtak, har PU brutt forvaltningslovens regler om underretning, jf. forvaltningsloven § 27 første ledd. PU har heller ikke oppfylt søkernes rett til opplysninger om blant annet klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåten ved klage, jf. § 27 tredje ledd. De aktuelle søknadene var avvist i samsvar med Justis- og beredskapsdepartementets instruks GI-13/2015, som forutsatte at søkerne skulle returneres til Russland så raskt som mulig. PU mente at de flest avviste sakene uansett burde realitetsbehandles fordi det ikke var mulig å returnere søkerne til Russland, og hadde informerte UDI, politidirektoratet og departementet om sitt syn. At PU mente den praksis departementet hadde pålagt UDI, burde endres, ga imidlertid ikke tilstrekkelig grunn til å fravike plikten til å underrette om vedtak så snart som mulig.

Saken gjelder Lånekassens håndtering av en students anmodning om omgjøring av Lånekassens klagenemnds endelige vedtak. Lånekassen behandlet anmodningen selv, uten å oversende den til klagenemnda. Anmodninger om at klagevedtak blir omgjort, skal normalt forelegges klageinstansen. Ombudsmannen ber Lånekassen fremlegge anmodningen for klagenemnda som rette instans, og om å bli holdt orientert om resultatet av behandlingen.

Saken gjelder dispensasjon fra plan for bruksendring av sjøbod på Flekkerøy i Kristiansand kommune. Kommunens dispensasjon for den ene sjøboden ble omgjort og avslått av Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, og vedtaket ble bragt inn for ombudsmannen. Spørsmålet var blant annet om hensynene bak plankravet og arealformålet i gjeldende arealplan ble vesentlig tilsidesatt, jf. plan- og bygningsloven § 19-2 annet ledd første punktum. Ombudsmannen er kommet til at Fylkesmannens vedtak ikke var tilstrekkelig begrunnet, da det ikke fremgikk av vedtaket hvilke konkrete hensyn som er vektlagt i dispensasjons-vurderingen. På bakgrunn av den etterfølgende begrunnelsen Fylkesmannen har gitt, har ombudsmannen likevel funnet å kunne la saken bero.

Saken gjelder klage over vedtak om tilknytningsavgift og betaling for vannforbruk i Fjell kommune. Rådmannen ved kommuneadvokaten forberedte og traff kommunens vedtak. Da vedtaket ble påklaget, nedtegnet og underskrev kommuneadvokaten tilretteleggingen og innstillingen til klagenemnda etter instruks fra ordføreren. Kommuneadvokaten deltok også i klagenemndas møte for å svare på spørsmål om faktum. Ombudsmannen er kommet til at kommuneadvokatens medvirkning ved klagebehandlingen var i strid med kommunelovens regel om habilitet. Ombudsmannen ber kommunen om en fornyet klagebehandling.

Saken gjelder dispensasjon fra byggegrense i gjeldende detaljreguleringsplan. Dersom det skal gis dispensasjon fra bestemmelser i plan- og bygningsloven eller planer gitt i medhold av loven, må de kumulative vilkårene i § 19-2 annet ledd være oppfylt. Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Ombudsmannen er kommet til at det knytter seg begrunnet tvil til Fylkesmannens standpunkt om at hensynene bak bestemmelsen om byggegrense i detaljreguleringsplanen, ikke ble «vesentlig» tilsidesatt ved dispensasjonen. Fylkesmannen bes om å vurdere saken på nytt.

Saken gjelder Helseklages behandlingstid i en enkeltsak om utmåling av erstatning for pasientskade og Helseklages generelle behandlingstider i pasientskadesaker. Behandlingstiden i enkeltsaken hos Helseklage, på mer enn 38 måneder hittil, har vært altfor lang. Saken har versert i Norsk pasientskadeerstatning, Pasientskadenemnda og rettsvesenet siden 2006 og skulle i større grad vært prioritert av Helseklage. Informasjonen som er gitt til klageren, om forventet behandlingstid og forsinkelser under behandlingen av saken, har heller ikke vært tilfredsstillende. Helseklage har opplyst at den gjennomsnittlige behandlingstiden i pasientskadesaker var redusert fra 24 måneder til 17 måneder i oktober 2017 og er forventet å gå ned til 12 måneder i løpet av våren 2018. Denne utviklingen i behandlingstidene er positiv. Ombudsmannen understreker likevel at målet for gjennomsnittlig behandlingstid ikke må føre til at de eldste sakene blir nedprioritert. Ombudsmannen ber om at klagerens sak avsluttes så snart som mulig. Videre forventer ombudsmannen at Helseklage i fremtiden holder klagerne opplyst om forventet behandlingstid og eventuelle forsinkelser, i samsvar med kravene til god forvaltningsskikk.