Saken gjelder Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus’ saksbehandlingstid ved behandling av en søknad om samtykke etter vergemålsloven § 11, og den generelle saksbehandlingstiden for slike søknader. På Statsforvalterens nettsider står det at saksbehandlingstiden for denne sakstypen er 14 måneder. Statsforvalteren oppga den samme behandlingstiden i sitt foreløpige svar på klagerens søknad. Brevet ble først sendt om lag tre måneder etter at søknaden ble mottatt. Sivilombudet har forståelse for at Statsforvalteren innenfor den tildelte ressursrammen må prioritere, men forutsetter at søknaden behandles så snart som mulig og «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Statsforvalteren har ikke holdt klageren tilstrekkelig orientert om status i saken, og ombudet forutsetter at klageren blir orientert underveis i saksbehandlingen dersom den videre behandlingen av saken vil ta uforholdsmessig lang tid, jf. forvaltningsloven § 11 a andre ledd. Sivilombudet er positiv til at Statsforvalteren allerede har iverksatt tiltak som har redusert behandlingstiden, og forutsetter at Statsforvalteren fortsetter å arbeide aktivt med å redusere restansene og sikrer fremdrift også på dette saksfeltet.

Spørsmålet i saken er om Nav kan unnlate å sende et forhåndsvarsel før det fattes vedtak om reduksjon i utbetalingen av uføretrygd ved overskridelse av inntektsgrensen. Vedtak om reduksjon av ytelsen fattes gjennom en helautomatisert løsning uten innslag av manuell behandling. Nav forhåndsvarsler ikke den uføretrygdede før vedtaket treffes. En eventuell klage i etterkant behandles manuelt. EUs personvernforordning, som er del av EØS-avtalen, stiller krav om nasjonalrettslig grunnlag for helautomatisert behandling av personopplysninger. Det er en forutsetning at de internrettslige reglene må sikre en forsvarlig saksbehandling. Kravet om forhåndsvarsling og retten til kontradiksjon i forvaltningsloven § 16 er en sentral saksbehandlingsregel for å sikre en forsvarlig saksbehandling. Etter ombudets syn gir verken bestemmelsen i seg selv eller EUs personvernforordning grunnlag for å unnlate å forhåndsvarsle om reduksjon i uføretrygd. Arbeids- og velferdsdirektoratet erkjenner at Nav mangler rettslig grunnlag for å unnlate forhåndsvarsling. Av hensyn til en effektiv ressursutnyttelse ønsker direktoratet å fortsette å bruke den helautomatiserte løsningen. De har derfor opplyst at de vil igangsette et regelverksarbeid for å skaffe seg rettslig grunnlag for å unnlate varsling. Kravet i Nav-loven § 4 a om forsvarlig saksbehandling ved helautomatiserte avgjørelser følger av EUs personvernforordning artikkel 22 nr. 2 bokstav b og fortalepunkt 71.Et eventuelt unntak fra kravet om forhåndsvarsling ved helautomatiserte vedtak må utformes innenfor rammene av de EØS-rettslige forpliktelsene. Ettersom kravene i personvernforordningen ikke bare gjelder arbeids- og velferdsforvaltningen, men forvaltningen generelt, mener ombudet at det er gode grunner for at den rettslige vurderingen av unnlatelse av forhåndsvarsling ved helautomatiserte avgjørelser bør inngå i arbeidet med ny forvaltningslov.

Saken gjelder manglende forhåndsvarsel før det ble fattet vedtak om bruksforbud for motorvogn. Ombudsmannen er kommet til at politidistriktet brøt forvaltningslovens plikt til å forhåndsvarsle parten. Unntaket fra varslingsplikten for tilfeller der varsling kan medføre fare for at vedtaket ikke kan gjennomføres kom ikke til anvendelse, da gjennomføringen av vedtaket kunne sikres på annen måte. Politidirektoratet skulle påpekt den manglende forhåndsvarslingen ved deres klagebehandling av saken. Da feilen også ser ut til å omfatte mange andre saker ber ombudsmannen Politidirektoratet sørge for at politidistriktene følger reglene om forhåndsvarsling i saker om bruksforbud.

Saken gjelder Statens sivilrettsforvaltnings (SRF) vedtak om å frata en mor vergeoppdraget for sin voksne sønn. Sønnen ønsket å bo i egen leilighet i foreldrenes hus. Mor mente at sønnens helsetilstand var god nok til at hans ønske skulle bli respektert. Fordi mor motsatte seg at sønnen skulle bo på kommunal institusjon, sendte kommunen, og helseinstitusjonen hvor sønnen hadde opphold, bekymringsmelding til vergemålsmyndighetene. SRF kom til at det var til vergehavers beste å frata mor vergeoppdraget, jf. vergemålsloven § 29 andre ledd, første punktum. Ombudsmannen er kommet til at SRFs vedtak bygget på et utilstrekkelig utredet og til dels usaklig vurderingsgrunnlag. Det vises til at SRF la vekt på at mor hadde innsigelser til den medisinske uttalelsen som SRF mente var best og til tjenestetilbudet, uten å vurdere om hennes innsigelser var saklig begrunnet. Tilsvarende var avgjørelsesgrunnlaget utilstrekkelig utredet så lenge SRF ikke avklarte om mors motstand mot kommunens botilbud «bunnet i spørsmålet om tvang overfor vergehaver». Vergehaver var ikke blitt forsvarlig hørt før vedtaket ble fattet. Saken var derfor utilstrekkelig opplyst også på dette punktet. Det må antas at feilene «kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold» jf. forvaltningsloven § 41. Vedtaket er derfor ugyldig. Ombudsmannen forutsetter at SRF behandler fremtidige vergemålssaker i tråd med ombudsmannens synspunkter i saken her. Ombudsmannen er kjent med at vergemålsmyndighetenes uriktige håndtering av denne saken har hatt alvorlige negative følger for vergehaver, for mor og for andre pårørende. SRF bør derfor vurdere tiltak som kan bøte på den urett vergehaver og mor ble utsatt for. SRF bes også om innen 1. juli 2020 å orientere ombudsmannen om hvordan de følger opp denne anmodningen.

Saken gjelder fylkeskommunens klagebehandling av et vedtak om ikke å gi en elev standpunktkarakter i et fag i videregående skole. Skolen kan ha for lite vurderingsgrunnlag til å sette karakter i et fag. Når skolen er i tvil om standpunktkarakter kan gis, skal eleven varsles skriftlig uten ugrunnet opphold. Klageinstansen skal ikke vurdere det faglige nivået, men kun ta stilling til om reglene for karakterfastsetting er fulgt. Det er tvilsomt om varsel om ikke å gi standpunktkarakter i det aktuelle faget, ble gitt uten ugrunnet opphold i denne saken. Videre er det tvil om klageinstansen har sørget for en forsvarlig utredning og vurdering av alle anførslene fra klager. Ombudsmannen ber derfor fylkeskommunen vurdere klagen på nytt.

Sivilombudsmannen har på generelt grunnlag henvendt seg til Arbeids- og velferdsdirektoratet for en kort redegjørelse for Navs praksis ved opphør av arbeidsavklaringspenger (AAP). Bakgrunnen er et økende antall henvendelser til ombudsmannen fra klagere som beskriver opphør av ytelsen uten at det først er fattet vedtak eller sendt annen form for varsel i forkant. Direktoratet opplyste i sitt svar at alle AAP-mottakere blir orientert om når stønadsperioden utløper i det siste ordinære vedtaket, altså vedtaket der ytelsen blir innvilget. I tillegg skal bruker motta informasjon underveis fra Navs veileder. Det var også sendt ut informasjon til alle mottakerne av ytelsen i forbindelse med lovendringen i 2018 der AAP-perioden ble redusert fra fire til tre år. Direktoratet mente dermed at brukerne var tilstrekkelig orientert om stønadsperioden, slik at det ikke forelå plikt til å forhåndsvarsle om opphør etter forvaltningsloven § 16. Ombudsmannens vurdering er at NAVs praksis generelt, slik den er redegjort for av direktoratet, er i tråd med varslingspliktreglene i forvaltningsloven § 16.

Fylkesmannen åpnet tilsynssak mot X kommune om mulige brudd på helselovgivningen ved en virksomhet innen helsesektoren. Tilsynet gjaldt både virksomheten som sådan og virksomhetens fagleder. For faglederen gjaldt saken påstander om urettmessig tilegnelse av opplysninger i pasientjournaler. Fylkesmannen varslet kommunen om tilsynet og ba kommunen om å innhente faglederens uttalelse i saken, men skrev ikke et eget brev til faglederen. Faglederen fikk lese brevet fra Fylkesmannen, men kommunen involverte henne ikke i saksbehandlingen forøvrig. Da ombudsmannen tok opp saken, erkjente Fylkesmannen at de på sviktende grunnlag hadde forutsatt at faglederen hadde fått tilstrekkelig informasjon i saken av kommunen, og var blitt gjort kjent med grunnlaget for påstandene om «journalsnoking». Ombudsmannen fremhever at Fylkesmannen i tilsynssaker må følge god forvaltningsskikk og oppfylle kravene til forsvarlig saksbehandling. Saken må være tilstrekkelig opplyst før den avgjøres. De involverte partenes rett til kontradiksjon må ivaretas. I dette tilfellet hadde faglederen verken fått tilgang til grunnlaget for påstandene mot henne eller tilgang til all relevant informasjon i saken. Hennes rett til kontradiksjon var derfor ikke godt nok ivaretatt. Den saksbehandlingsfeilen kan ha virket bestemmende for avgjørelsens innhold. Ombudsmannen har derfor bedt Fylkesmannen vurdere saken på nytt.

Ombudsmannen har av eget tiltak, og på generelt grunnlag, undersøkt Regnskapsregisterets varslingspraksis i Altinn før ileggelse av forsinkelsesgebyr ved forsinket innlevering av årsregnskap. Etter ombudsmannens syn er dagens varslingsordning tilfredsstillende.

Saken gjelder spørsmålet om Karmøy kommunes forskrift med differensiering av slamtømmings-tjenesten og slamtømmings¬gebyret, er i overensstemmelse med forurensingsloven § 26 om pliktig og tvungen renovasjon. Det ble også reist spørsmål om kommunen hadde fulgt reglene for forhåndsvarsel før forskriftsendringen. Ombudsmannen er kommet til at verken kommunens ordning med differensierte slamtømmingstjenester eller differensierte slamtømmingsgebyr er i strid med forurensningsloven. Innbyggerne på Feøy hadde ikke krav på annet forhåndsvarsel enn de fikk.

Saken gjelder Stiftelsesklagenemndas behandling av et krav om sakskostnader etter forvaltningsloven § 36 annet ledd. Advokaten til klageren – som gjennom vedtaket ble pålagt å dekke motpartens sakskostnader – ble forhåndsvarslet ved hjelp av e-post. Advokaten mottok ikke denne e-posten eller annen form for forhåndsvarsling før vedtaket ble fattet. Ombudsmannen kom til at klageren ikke ble lovlig forhåndsvarslet. Etter eForvaltningsforskriften § 8 sjette ledd, jf. annet ledd kan forhåndsvarsling etter forvaltningsloven § 16 bare skje ved av hjelp av e-post dersom parten ber om det. I denne saken forelå det ikke anmodning eller samtykke fra partens side. I slike tilfeller er det forvaltningen som har risikoen og bevisbyrden for at forhåndsvarselet likevel kom frem parten, og at parten aktivt forholdt seg til varselet. Slik saken var opplyst forelå det ikke tilstrekkelige holdepunkter for å legge til grunn at klagerens advokat hadde mottatt forhåndsvarselet før vedtaket ble fattet. Parten kunne dermed ikke anses å ha blitt forhåndsvarslet før vedtaket om sakskostnader ble truffet. Nemnda ble bedt om å vurdere saken på ny, og om å gjennomgå sine rutiner for elektronisk kommunikasjon med private parter.